Project management per Avvocati: tutte le strategie per migliorare la produttività

In un mercato del lavoro sempre più competitivo grazie all’avvento di soluzioni ormai all’avanguardia, anche gli Studi legali si ritrovano a dover implementare le proprie performance e ottimizzare i vari processi. Il project management per Avvocati diventa quindi cruciale nell’organizzazione del lavoro in uno Studio legale: solo attraverso un approccio sistematico e strutturato alla gestione dei casi i professionisti del diritto, infatti, possono ottimizzare le loro risorse, migliorare la comunicazione con i clienti e con il team e incrementare l’efficacia delle loro strategie. In questo modo sarà possibile procedere ad un ammodernamento della pratica legale, garantendo trasparenza ed efficienza nella gestione casi legali oltre che un servizio di consulenza di alto livello per i propri clienti. 

In questa guida esploriamo le principali tecniche di project management nel diritto (metodi e strumenti per la pianificazione di progetti, monitoraggio dei progressi, gestione dei rischi e adeguamento alle mutevoli dinamiche dei casi giudiziari), ma anche le soluzioni tecnologiche più innovative come software di gestione progetti e piattaforme di collaborazione, che facilitano l’implementazione dei principi di Project management negli Studi legali.  

Cos’è il project management per Avvocati

Il Legal Project Management è un approccio strutturato alla gestione delle pratiche legali, ovvero tutte quella attività tipiche di uno Studio di Avvocati. I principi sono quelli del project management, ma il campo di applicazione è quello del diritto: consiste quindi in un’efficace pianificazione e monitoraggio di casi legali, nella gestione dei rischi e nell’adeguamento alle mutevoli dinamiche dei casi giudiziari. Il project management per Avvocati è quindi l’insieme delle tecniche e delle metodologie necessarie per coordinare e gestire un intero progetto legale in un determinato arco di tempo. 

Coinvolge tutte le figure professionali di uno Studio e garantisce efficienza nella gestione dei casi legali ottimizzando i costi, prevedendo e mitigando i rischi e comunicando in maniera chiara e trasparente con i clienti.  Una buona strategia di Project Management consentirà una migliore organizzazione del lavoro e delle pratiche legate alla vita professionale di uno Studio legale: la pianificazione accurata delle attività, la suddivisione dei compiti e l’utilizzo di tecniche di monitoraggio aiutano a massimizzare l’impiego delle risorse. 

Strumenti di project management per Studi legali

Una delle principali sfide in uno Studio legale è l’organizzazione del lavoro e la gestione del tempo, ecco allora alcune tecniche di project management nel diritto fondamentali per pianificare i vari progetti legali, monitorarli, gestirne i rischi, adeguarsi alle mutevoli dinamiche dei casi giudiziari e migliorare la produttività. 

• Analisi delle esigenze del cliente e individuazione degli obiettivi. Prima di iniziare a lavorare a un nuovo caso, è importante comprendere appieno le esigenze e le aspettative del cliente. Questa attività consiste nella definizione chiara degli obiettivi del caso e nell’adozione di soluzioni come la giustizia predittiva, che consente di anticipare i risultati e valutare i rischi associati. Si tratta di individuare gli elementi essenziali per il successo del progetto e sui quali il team legale deve concentrarsi per raggiungere gli obiettivi prefissati. 
• Suddivisione del lavoro. È importante distribuire e assegnare compiti chiari a ciascun membro del team tenendo conto di scadenze, budget e obiettivi; vuol dire identificare le risorse necessarie alla realizzazione delle attività definendone ruoli e responsabilità. 
• Pianificazione dettagliata attraverso software specifici che possono aiutare gli Studi legali a gestire efficacemente le varie fasi del caso tramite la creazione di diagrammi di Gantt (grafici per illustrare la pianificazione di un progetto e le attività o gli eventi a esso correlati), schede di attività e liste di controllo per tenere traccia dei progressi. 
• Monitoraggio e controllo dei casi e delle varie attività legali all’interno dello Studio. Programmare riunioni regolari con il team od organizzare report settimanali può essere utile per valutarne i progressi e discutere eventuali criticità; questo tipo di azioni offre una panoramica chiara dello stato dei progetti inclusi i tempi, le risorse utilizzate e i risultati ottenuti, fornisce inoltre l’opportunità di aggiornare il gruppo di collaboratori in tempo reale e affrontare eventuali problemi in modo tempestivo. 
• Comunicazione chiara. Mantenere una comunicazione regolare e trasparente all’interno del team e con il cliente è fondamentale per il successo del progetto.   
• Raccolta e analisi dei dati tramite strumenti di intelligenza artificiale per identificare trend, aree di miglioramento e prendere decisioni più informate e consapevoli. L’analisi dei dati consente inoltre di valutare rischi e identificare potenziali problemi e sfide (ad esempio le aree in cui si sprecano tempo e risorse), sviluppando contromisure per poterli mitigare. Questi piani devono essere il più possibile chiari, dettagliati e facilmente eseguibili in caso di necessità. 
• Revisione periodica dei rischi identificati e l’aggiornamento dei piani di contromisure, se necessario. 
• Valutazione e analisi dei successi e degli insuccessi, consentendo agli Avvocati di ottimizzare gli approcci futuri. 

Automazione dei processi di uno Studio legale

Un valido alleato nell’organizzazione del lavoro in uno Studio legale è l’uso delle soluzioni tecnologiche più innovative e all’avanguardia come software di gestione e piattaforme di collaborazione. Semplificare i flussi di lavoro tramite l’automazione delle attività quotidiane più ripetitive, come ad esempio quelle amministrative, può aiutare Avvocati e professionisti del diritto a ridurre gli sprechi di tempo e di risorse. Sul mercato esiste una molteplicità di strumenti per automatizzare i vari processi di uno Studio: 

• software per la gestione o l’archiviazione dei documenti; 
• software di gestione dei casi; 
• software di fatturazione e contabilità; 
• gestione dei documenti in cloud; 
• programmi con strumenti integrati di gestione dei progetti, cronometraggio e calendario realizzati specificamente per gli Studi legali; 
• app per l’assegnazione, la gestione e la condivisione delle attività con il cliente o tra i collaboratori dello Studio, che contribuiscono a organizzare e monitorare i progressi dei progetti dalle deposizioni e alle udienze. Alcune includono funzioni di reporting e analisi per gestire le tempistiche, individuare ed eliminare le inefficienze e migliorare la produttività per Avvocati.  

Un software gestionale per Studi legali come TeamSystem Studio Legal rappresenta oggi un valido strumento per organizzare il lavoro, pianificare le attività, monitorare le scadenze, gestire le urgenze e delegare compiti. Grazie alle sue molteplici funzioni permette di monitorare tutti i procedimenti, automatizzare i flussi di lavoro e ottimizzare la produttività di uno Studio legale. È una piattaforma completamente in cloud accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo; consente di accedere in modo sicuro a tutti i dati, le informazioni, i contatti e di rimanere sempre aggiornati sullo stato di ogni singolo procedimento in corso o archiviato. È inoltre perfettamente sincronizzato con qualsiasi dispositivo di proprietà dell’Avvocati che potrà così avere sempre sottomano la propria agenda aggiornata e aggiornabile in tempo reale: impegni, appuntamenti e scadenze saranno sempre a portata di mano. Un’unica piattaforma per organizzare e gestire tutti i documenti relativi ai singoli procedimenti facilitando la comunicazione e la condivisione con i collaboratori dello Studio e con il cliente, che potrà così accedere in piena autonomia (senza bisogno di telefonare o scrivere) alle informazioni relative alla sua pratica, allo stato e agli avanzamenti del caso, alle scadenze e ai prossimi step operativi.