Processo telematico: come funziona l’accettazione automatica dei depositi

L’accettazione automatica dei depositi degli atti processuali, sia nel civile che nel penale, è una delle novità in vigore dal 30 settembre scorso con l’aggiornamento delle specifiche tecniche del processo telematico: come funziona e in quali casi non va a buon fine?

Sia in campo civile che in campo penale, è operativa dal 30 settembre 2024 l’accettazione automatica dei depositi di atti e documenti, sono esclusi i casi in cui è necessario l’intervento degli operatori di cancelleria.

È questa una delle novità in vigore con l’aggiornamento delle specifiche tecniche del processo telematico.

Una panoramica sul flusso comunicativo che si innesca, sui possibili errori e sui casi che richiedono l’intervento della cancelleria.

Accettazione automatica del deposito: come funziona?

Se non ci sono ostacoli, il sistema accetta automaticamente il deposito associandolo al relativo fascicolo senza alcun intervento necessario da parte della cancelleria.

È il caso, ad esempio, delle memorie istruttorie e di replica e delle comparse conclusionali nel processo civile.

Nella comunicazione con il mittente non sono state introdotte particolari innovazioni. Si riceveranno gli stessi avvisi previsti per l’accettazione manuale.

Il flusso comunicativo si articola in quattro fasi:

• accettazione PEC, con la ricevuta di accettazione della PEC (RA);
• consegna PEC, con la ricevuta di avvenuta consegna della PEC (RAC);
• esito controlli deposito, con l’esito dei controlli automatici del deposito;
• accettazione deposito, con l’esito di accettazione del deposito con la specifica della modalità di accettazione: manuale o automatica.

Deposito telematico: quando non è automatica l’accettazione?

Nel sistema del processo telematico la cancelleria entrerà in contatto, con tutti i compiti che ne derivano, solamente con i depositi che non sono stati accettati automaticamente per anomalie o che dovranno essere lavorati manualmente.

L’accettazione automatica nel procedimento civile non va a buon fine nei seguenti casi:

• WARN (Warning), che è una segnalazione di carattere giuridico non bloccante che si verifica, ad esempio, quando manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo oppure in caso di certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto;
• ERROR, che indica una anomalia bloccante che richiede l’intervento della cancelleria.
• FATAL, che rappresenta una anomalia bloccante che risulta non gestibile perché la busta del deposito è indecifrabile o mancano elementi fondamentali.

Anche sul fronte dei procedimenti penali sono previsti diversi tipi di comunicazioni. “La dicitura “IN VERIFICA”, per esempio, segnala un’anomalia bloccante; l’atto è stato depositato presso l’ufficio giudiziario destinatario, ma i dati non sono coincidenti. In questo caso, l’accettazione automatica non è possibile e interviene la verifica del personale dell’ufficio”, spiega il Ministero della Giustizia sul portale istituzionale.

Deposito telematico: in quali casi serve l’intervento della cancelleria?

In ogni caso restano esclusi dal flusso di deposito automatico i casi che richiedono una puntuale valutazione da parte della cancelleria o uno specifico intervento in fase di accettazione riportati in maniera puntuale nella Circolare del Dipartimento per l’innovazione tecnologica della giustizia del 19 settembre 2024.

Rientrano tra questi, solo per fare qualche esempio, le buste che hanno un deposito o una sequela di depositi complementari o gli atti che comportano transiti di stato tenuto conto della complessità che discende anche all’eventuale annullamento e ripristino dello stato precedente.