Organizzare eventi sostenibili: si può anche in Studio

Dopo una serie di articoli sulle politiche di Diversity, Equity and Inclusion, ritorno volentieri a parlare di un argomento a me molto caro: la sostenibilità. Lo spunto questa volta è arrivato mentre prendevo un caffè con un caro amico, un po’ affaticato dal recente trasloco in una nuova sede degli uffici della società per cui lavora. Gli ho chiesto se la scelta fosse stata dettata dalla necessità di poter disporre di spazi più ampi, ipotizzando una crescita dell’organico.

E invece, confesso un po’ inaspettatamente, mi ha risposto che la decisione è stata presa perché in sede di rinnovo del contratto di affitto, il proprietario si è rifiutato di dare seguito alla richiesta di fare degli investimenti per rendere lo stabile più sostenibile e, a quel punto, la direzione della società del mio amico ha deciso di spostarsi in un edificio più moderno -almeno sotto questo punto di vista- e attento alle logiche ESG.

La scelta -per quanto, come si dice, una rondine non faccia primavera- mi è parsa un segnale interessante sull’attenzione che lentamente sta crescendo verso questi temi e mi ha fatto venire in mente che in generale, anche quando si organizza un evento, la scelta della location dovrebbe essere fatta alla luce di una serie di valutazioni all’insegna della sostenibilità.

La location dell’evento

In questo senso è importante considerare spazi che adottino politiche green, come l’uso di energie rinnovabili, la riduzione degli sprechi e l’efficienza energetica. Le strutture dotate di certificazioni ambientali (come LEED o ISO 14001) offrono una garanzia ulteriore del loro impegno verso la sostenibilità. Anche la raggiungibilità è un elemento importante da considerare: una posizione ben servita dai mezzi pubblici è certamente utile per ridurre l’impatto ambientale degli spostamenti di ospiti e relatori.

La gestione dei rifiuti

Un aspetto spesso trascurato è la gestione dei rifiuti prodotti durante l’evento. Naturalmente, un evento organizzato da uno studio professionale non è certo paragonabile a un concerto o altre iniziative simili che coinvolgono centinaia o migliaia di persone, ma nell’ottica di non trascurare nessun dettaglio è opportuno comunque prevedere un sistema di raccolta differenziata efficace, che permetta di riciclare e compostare il più possibile. Questo implica non solo disporre di contenitori adeguati, ma anche accertarsi che sia chiaro come utilizzarli correttamente. In generale dovrà essere ridotto l’uso di prodotti monouso, come le stoviglie in plastica e materiali cartacei di qualsiasi genere.

Il catering

La scelta del catering è un altro elemento chiave. Optare per fornitori che offrono cibi a km zero, biologici e stagionali non solo supporta l’economia locale ma riduce anche l’impronta ecologica dell’evento. Inoltre, prevedere opzioni vegetariane e vegane può ridurre l’impatto ambientale legato alla produzione di carne. È utile anche adottare soluzioni per evitare lo spreco alimentare, come la donazione degli avanzi a organizzazioni benefiche.

La comunicazione e i materiali promozionali

La digitalizzazione offre numerose opportunità per ridurre l’uso di carta. L’invio di inviti e materiali promozionali via email, l’uso di app per la gestione dell’evento e la condivisione di documenti in formato elettronico sono solo alcune delle pratiche sostenibili che uno studio legale può adottare. E se proprio è necessario distribuire materiali stampati, è preferibile utilizzare carta riciclata e inchiostri ecologici.

La catena di fornitura

Oltre agli aspetti già menzionati, ci sono considerazioni meno evidenti ma altrettanto importanti. Ad esempio, la scelta di fornitori che hanno già fatto delle scelte all’insegna della sostenibilità può amplificare l’impatto positivo dell’evento e contribuire a stabilire dei legami forti con stakeholder che condividono gli stessi valori.

Accessibilità

Gli aspetti legati alla S dell’acronimo ESG si estendono anche ad aspetti che forse gli Studi non sono ancora avvezzi a tenere in considerazione.

In primis quelli legati all’accessibilità e alla possibilità di far partecipare all’evento anche le persone con disabilità, visibili o invisibili, dimostrando così di essere davvero inclusivi.

A questo proposito vorrei ricordare non solo gli impedimenti -come le barriere architettoniche- che rendono difficoltoso o addirittura impossibile alle persone con disabilità motorie raggiungere la location ma anche richiamare l’attenzione su come vengono realizzate per esempio le slide che vengono proiettate: persone ipovedenti o con neurodivergenze possono incontrare notevoli difficoltà a seguire le presentazioni se, al momento della loro realizzazione, non vengono adottati dei semplicissimi accorgimenti nella scelta del font, della posizione delle informazioni, dei colori utilizzati.

Piccoli accorgimenti che però possono fare una grande differenza per alcune persone e rendere l’evento il più inclusivo possibile.

Coinvolgimento dei partecipanti

Un evento sostenibile è anche una preziosa occasione non solo per proporsi come una realtà attenta a queste tematiche ma anche per coinvolgere attivamente i partecipanti e contribuire a fare cultura. Informarli sugli sforzi compiuti per rendere l’evento sostenibile e incoraggiarli a comportamenti eco-friendly può fare una grande differenza. Questo può includere l’uso di badge riutilizzabili, la promozione dell’uso di mezzi pubblici o di carpooling per raggiungere l’evento e la sensibilizzazione su temi ambientali durante l’evento stesso.

Misurazione e miglioramento

Infine, è cruciale misurare l’impatto ambientale dell’evento per identificare aree di miglioramento. Questo può includere la valutazione delle emissioni di CO2, la quantità di rifiuti prodotti e il consumo di energia. Utilizzare questi dati per migliorare continuamente le pratiche organizzative permette di rendere gli eventi futuri ancora più sostenibili.

Un’ultima considerazione. Gli studi professionali da sempre utilizzano gli eventi come uno strumento di promozione e formazione. Durante il lockdown si sono imposti i webinar, un’alternativa agli eventi in presenza necessaria data la situazione di contesto e senz’altro più sostenibile sotto diversi punti di vista. Appena è stato possibile si è però tornati ad organizzare eventi tradizionali, al più in modalità ibrida, con una frequenza pari a quella pre-pandemica.

Per questa ragione avrebbe senso dotarsi di una policy con delle linee guida chiare e standardizzate in modo da evitare che gli accorgimenti illustrati non siano lasciati di volta in volta alla buona volontà o alla propensione degli organizzatori ma rendano più semplice allo studio procedere in modo ordinato e condiviso.