Mediazione negli Studi legali: strategie per una negoziazione di successo

I processi di mediazione legale e negoziazione assistita rientrano tra i cosiddetti strumenti ADR (Alternative Dispute Resolution), ovvero modi alternativi di risolvere le controversie rispetto alla causa in tribunale che di solito ha tempi molto lunghi, oltre a costi e rischi elevati. Oggi quindi diventa più che mai importante prendere in considerazione tecniche e strategie per risolvere i conflitti in modo semplice, efficace e pacifico, in tempi brevi, con costi contenuti e trovando una soluzione soddisfacente per le parti coinvolte. 

Da sempre gli Studi legali tendono a privilegiare queste modalità di risoluzione delle controversie, ecco perché a un avvocato si richiede oggi più che mai la padronanza e la conoscenza approfondita di strategie di mediazione legale. In questa guida alla negoziazione legale troverai tutte le tecniche e le strategie migliori per la risoluzione alternativa delle controversie e le soluzioni più innovative che permettono di ridurre i tempi e i costi legati ai procedimenti legali. 

Mediazione e negoziazione negli Studi legali: perché sono importanti

Partiamo da un dato: negli ultimi anni l’utilizzo di strumenti alternativi per risolvere le controversie ha registrato una crescita significativa. Secondo la fotografia emersa dal Rapporto Imprese e Avvocati 2024, promosso dall’Organismo Congressuale Forense (OCF), il 60,6% delle imprese (intervistate tra il 17 ottobre e l’8 novembre 2023) ha gestito la risoluzione dei conflitti facendo ricorso solo a forme di giustizia alternativa, il 28,7% ha scelto sia la causa civile che una modalità di risoluzione alternativa, mentre solo 10,7% ha fatto ricorso alla sola causa civile. Il 36,1% ha preferito la mediazione, il 23,8% il tentativo di conciliazione e il 21,1% la negoziazione assistita. Per circa 9 aziende su 10 (delle 1.300 intervistate) la consulenza legale è un “elemento cruciale” per “limitare il rischio di controversie future”. 

Tra le principali ragioni per cui la scelta ricade su forme di risoluzione alternativa come la mediazione e la negoziazione rientrano. 

• Riduzione dei costi: i procedimenti legali tradizionali possono essere costosi, mentre la negoziazione e la mediazione offrono una via più economica. 

• Risparmio di tempo: le cause possono protrarsi per anni, mentre le soluzioni alternative permettono di ottenere risultati più rapidi. 

• Maggiore controllo: le parti hanno un maggiore controllo sul risultato finale, potendo partecipare attivamente alla formulazione di un accordo. 

• Conservazione delle relazioni: questi processi tendono a essere meno conflittuali e più cooperativi, permettendo di preservare le relazioni personali o commerciali tra le parti. 

Strategie di mediazione legale: il ruolo del mediatore

La mediazione negli Studi legali richiede competenze specifiche, in particolare per il ruolo del mediatore che dovrà essere imparziale e dovrà aiutare le parti a comunicare in modo efficace, senza prendere decisioni per loro. Per facilitare il dialogo e la comprensione reciproca l’avvocato o mediatore può ricorrere ad alcune tecniche di negoziazione legale. 

• Ascolto attivo. Il mediatore deve saper ascoltare attentamente entrambe le parti, comprendendo le loro preoccupazioni e i loro bisogni. Un ascolto attivo consente al mediatore di identificare i punti di divergenza e le possibili aree di accordo.  

• Comunicazione chiara e rispettosa. Un buon mediatore aiuta le parti a comunicare in modo trasparente e costruttivo; in questo modo incoraggia il dialogo tra le parti e contribuisce a creare un clima di fiducia. Questo può includere la riformulazione delle affermazioni, la gestione delle emozioni e la promozione di un linguaggio rispettoso.  

• Neutralità. Il mediatore deve rimanere neutrale e non schierarsi con una delle parti. Questo è essenziale per mantenere la fiducia di entrambe le parti e garantire che il procedimento sia equo. 

• Gestione dei conflitti. Durante la mediazione possono emergere momenti di tensione. Il mediatore deve essere in grado di gestire questi conflitti creando un ambiente sicuro e rispettoso in cui le parti possano esprimersi liberamente e affrontare i problemi in modo costruttivo e orientato alla risoluzione. 

• Creazione di opzioni. Il mediatore aiuta le parti a esplorare soluzioni alternative, spesso incoraggiandole a identificare e comprendere i loro reali interessi per trovare soluzioni che soddisfino entrambe le parti. 

• Comunicazione assertiva. Essere in grado di esprimere le proprie esigenze e richieste in modo chiaro e deciso, ma senza essere aggressivi, è cruciale. Una comunicazione assertiva permette di esprimere i propri punti di vista in modo rispettoso e di stabilire un dialogo costruttivo. 

• Empatia e intelligenza emotiva. Un avvocato o un mediatore empatico è in grado di percepire e comprendere le preoccupazioni e le emozioni delle parti e di utilizzarle per facilitare una risoluzione pacifica. Nello stesso tempo non deve mai venire meno a un principio di realismo verso le aspettative delle parti e la fattibilità delle soluzioni proposte. 

• Identificazione degli interessi comuni. Spesso, le parti hanno interessi comuni che non sono immediatamente evidenti. Identificare e concentrarsi su questi interessi comuni può aiutare a superare i punti di conflitto e a trovare soluzioni pacifiche. 

• Gestione del tempo. Il tempo è un fattore cruciale nei processi di negoziazione e mediazione. Sapere quando spingere per un accordo e quando invece dare tempo alle parti per riflettere può influenzare significativamente il risultato finale. 

• Riconoscimento delle differenze culturali. Soprattutto quando ci si ritrova ad agire in contesti internazionali, i mediatori sono tenuti a considerare le differenze culturali e linguistiche delle parti coinvolte e di conseguenza adattarvi le proprie strategie di negoziazione. 

Mediazione e negoziazione per avvocati 4.0: la sfida del digitale

Per poter affrontare una risoluzione delle controversie in modo più efficace, riducendone per esempio tempi e costi, l’ultima frontiera è quella della digitalizzazione. Mediazione e negoziazione diventano sempre più digitali, soprattutto sotto la spinta delle novità introdotte nel 2023 dalla Riforma Cartabia, che ha incentivato l’utilizzo degli strumenti telematici per la mediazione. 

L’era digitale offre nuove opportunità, come la possibilità che la mediazione si svolga online: ogni atto del procedimento in questo caso richiede firma digitale, mentre gli atti possono essere trasmessi tramite Pec o altro servizio di recapito certificato qualificato.  

Le soluzioni telematiche adottate dovranno essere conformi alle disposizioni in vigore, come quella che prevede l’utilizzo della piattaforma del Consiglio Nazionale Forense per lo svolgimento dei processi di mediazione legale online; tra le varie funzioni il sistema consente la creazione diretta degli incontri da parte del mediatore. Da non sottovalutare il ricorso a strumenti di Intelligenza Artificiale, come l’analisi predittiva che, per esempio, aiuta gli avvocati a prevedere gli esiti delle controversie e a identificare le migliori strategie da adottare.

In questo nuovo contesto sarà possibile risparmiare tempo e denaro, evitando spostamenti costosi e inutili, anche se le strategie di una mediazione tradizionale rimangono cruciali. È importante, inoltre, che gli Studi legali si dotino dei dispositivi necessari per affrontare una mediazione online: firme digitali, sistemi di collegamento audiovisivo che garantiscano la reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate, Pec o un qualsiasi altro servizio elettronico di recapito certificato. L’uso di tecnologie informatiche a distanza richiede inoltre un’adeguata formazione dei professionisti. 

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