L’utilizzo della PEC nel processo penale

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è sempre più importante nei processi amministrativi. Ne è ulteriore prova il suo utilizzo, ormai consolidato, nei processi penali, dove è stata introdotta con il D.L. 193/2009, articolo 4. Si tratta di un fattore importante all’interno del panorama legale, perché in grado di velocizzare le procedure ed eliminare l’ingombrante fardello delle comunicazioni cartacee. Stesso discorso anche per le aziende, che possono inviare e ricevere comunicazioni elettroniche con assoluto valore legale e dimostrabile. Motivo per il quale è sempre importante adottare l’utilizzo di un adeguato software PEC come TeamSystem PEC Manager.

Cos’è la PEC

La Posta Elettronica Certificata è stata introdotta con il DPR dell’11 febbraio 2005, il quale ha definito la PEC come “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici”. In poche parole, il DPR ha regalato rinnovata importanza ai messaggi elettronici, sottolineando come quelli “certificati” possano in toto avere la stessa valenza legale di una classica raccomandata con avviso di ricevimento. Questo perché la PEC riesce a garantire a chi la utilizza una prova certa sia dell’invio che della consegna della e-mail al destinatario (o della non-consegna, in caso di errori).

La PEC nel panorama legale

Da queste considerazioni si deduce come la Posta Elettronica Certificata possa assumere grande valenza all’interno del panorama legale, soprattutto quando si tratta delle notificazioni processuali. Come sappiamo, l’ambito legale è in continua evoluzione e l’uso della PEC è senz’altro uno dei punti cruciali dell’innovazione voluta dal legislatore. Il motivo è molto semplice: le comunicazioni legali svolgono un ruolo fondamentale nella determinazione dell’esito di un procedimento giudiziario, e la PEC offre un mezzo sicuro ed efficiente per scambiare documenti e informazioni tra le parti coinvolte, garantendo l’autenticità e l’integrità dei documenti inviati. Nel processo penale, questa caratteristica è di fondamentale importanza.

Come accennato ad inizio articolo, la PEC per i processi penali è stata inserita all’interno delle “Misure urgenti per la digitalizzazione della giustizia”, vale a dire con il D.L. 193/2009, articolo 4. La conversione in legge è avvenuta nel 2010 e nel 2012 si è aggiunto un ulteriore tassello, con il D.L. 179, che così recita “nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle Pubbliche Amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”.

La notificazione a mezzo PEC

Una delle principali applicazioni della PEC nel processo penale riguarda le notificazioni. Nel dettaglio la Cassazione, con la sentenza n. 32398/2011 e conforme n. 1662/2016 ha precisato che: “La notificazione di un atto di cui sia destinatario l’imputato o altra parte privata in ogni caso in cui esso possa o debba essere consegnato al difensore può essere eseguita con telefax o altri mezzi idonei a norma dell’art. 148, comma 2 bis c.p.p.”.

Se ne deduce che, quindi, le notificazioni a mezzo PEC hanno validità se inviate al difensore dell’imputato, qualora quest’ultimo risultasse irreperibile, latitante, residente all’estero o domiciliato presso il difensore. Ovviamente questa eventualità va coordinata con i cosiddetti “Pubblici elenchi per le notificazioni e comunicazioni”, all’interno dei quali sono inseriti tutti i soggetti che, per legge, possono avere un indirizzo PEC e ricevere notifiche in tale direzione.

I vantaggi della PEC nel processo penale

Nonostante una giurisprudenza sempre in evoluzione l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata nel contesto del processo penale garantisce numerosi vantaggi. Ecco i principali:

• Certezza temporale: la PEC fornisce una data e un orario certificati per ogni comunicazione inviata. È un aspetto tanto semplice quanto cruciale, visto che nel processo penale molte scadenze sono tassative. La PEC assicura che le comunicazioni siano consegnate in tempo utile e che le parti coinvolte ne abbiano prova.
• Tracciabilità: ogni messaggio inviato tramite PEC è tracciabile, consentendo alle parti di monitorare lo stato delle comunicazioni. Una funzionalità particolarmente utile per garantire la consegna di documenti e notifiche importanti.
• Riduzione dei costi e velocizzazione delle procedure: l’utilizzo della PEC nel processo penale riduce i costi associati alla stampa e alla spedizione di documenti cartacei, garantendo anche l’abbattimento dei costi a lungo termine grazie all’archiviazione digitale dei documenti. Un insieme di benefici che conducono anche alla velocizzazione delle risoluzioni dei processi penali, che spesso hanno tempi molto lunghi.
• Sicurezza: infine la PEC garantisce estrema sicurezza, perché consente di proteggere i documenti e le comunicazioni da accessi non autorizzati. È un elemento essenziale visto che nel contesto del processo penale si trattano informazioni sensibili e riservate.

TeamSystem PEC Manager: gestione centralizzata delle mail

Le aziende oggi, a fronte dell’introduzione della PEC, devono gestire al meglio l’intero flusso di comunicazioni elettroniche, sia che queste giungano dalla casella e-mail tradizionale, sia che arrivino dalla Posta Elettronica Certificata. A tal proposito la soluzione ottimale è l’adozione di un software PEC innovativo come TeamSystem PEC Manager.

La piattaforma di TeamSystem consente alle aziende (e anche agli uffici legali) di poter gestire in modo facile e simultaneo tutte le caselle di posta, centralizzando in un’unica dashboard tutte le caselle dell’azienda. Non solo, grazie a TeamSystem PEC Manager è possibile assegnare in modo facile e intuitivo un determinato workflow su una mail ricevuta e monitorarne in tempo reale l’andamento. Ogni messaggio viene tracciato e nessuna comunicazione viene persa, durante il suo intero ciclo di vita.

TeamSystem PEC Manager è inoltre un software intelligente, che ti permette di impostare con assoluta semplicità filtri e regole per ordinare le comunicazioni in entrata e in uscita, ed è consultabile da qualunque posizione e da qualsiasi dispositivo. La soluzione giusta per snellire i processi aziendali e alleggerire la gestione delle mail aziendali.