Le nuove specifiche tecniche per il Processo Civile Telematico

Come noto agli operatori del diritto, dal 7 agosto 2024 sono disponibili nella sezione “Documentazione” del Portale dei Servizi Telematici le nuove specifiche tecniche previste dall’art. 34 comma 1 del dm 44/2011; il provvedimento ha acquistato efficacia a decorrere dal 30 settembre 2024 ed è perciò opportuno analizzarne i punti salienti.

Innanzitutto, si precisa che per la prima volta si dettano disposizioni specifiche anche per il processo penale, che però non verranno esaminate nel presente articolo. Sul versante del processo civile vengono introdotte alcune significative novità che riguardano essenzialmente:

• i formati dei documenti informatici depositabili;
• la capienza della busta telematica;
• il momento perfezionativo del deposito;
• le modalità di accettazione dei depositi telematici.

Per quanto concerne i formati dei documenti informatici viene codificata la possibilità di depositare il formato PDF/A, ovvero la versione del PDF ottimizzata per l’archiviazione a lungo termine. Il PDF/A assicura infatti che tutte le risorse necessarie per visualizzare il documento (come font e immagini) siano incluse all’interno del file stesso, prevenendo problemi di visualizzazione futura legati a incompatibilità software.

Si prevede inoltre la possibilità di depositare file video in formato MPEG-2, MPEG-4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg) e AVI, file audio in formato mp3, flac, wav e file immagine in formato DICOM, ovvero immagini provenienti dalla diagnostica sanitaria.

Contemporaneamente, per agevolare le operazioni di deposito anche di questi nuovi formati, viene ampliata la dimensione dell’atto cifrato che viene depositato all’interno mediante invio telematico (Atto.enc) le cui dimensioni massime passano da 30 a 60 Mb.

Questo intervento non sarà certamente risolutivo, nel senso che non consentirà di depositare ogni tipologia di file per via telematica; infatti, laddove il peso di un singolo file ecceda i 60 Mb (con i file video sarà un’ipotesi molto frequente) non potrà in alcun modo essere effettuato l’invio telematico, non essendo neppure possibile utilizzare il deposito complementare, che, come noto, può essere utilizzato solo in caso di busta eccedente il peso massimo consentito ma composta da tanti file che stiano al di sotto di questa misura massima.

D’altro conto si sconsiglia di avventurarsi in operazioni quale quella di suddividere un unico file (ad esempio un file video) in tanti piccoli segmenti in modo da rimanere al di sotto della capienza massima della busta. Così facendo, infatti, si altererebbe il documento e ci si esporrebbe al disconoscimento ex art. 2712 c.c. della controparte con conseguente necessità di deposito del file originale.

Visto questo pericolo, l’opzione migliore appare pertanto quella di chiedere l’autorizzazione giudiziale al deposito in cancelleria su supporto hardware, naturalmente avendo cura di perfezionare detto deposito entro il termine perentorio di scadenza.

Ulteriore importante novità riguarda l’introduzione, anche per il processo civile telematico, dell’istituto dell’accettazione automatica degli atti.

L’art. 17, comma 9, delle specifiche tecniche prevede infatti che “A seguito dell’invio dell’atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati, salvi i casi di anomalia ovvero quelli in cui è necessario l’intervento degli operatori di cancelleria”.

Questa disposizione si è tradotta in un ulteriore provvedimento DGSIA del 16 settembre scorso che ha precisato quali sono gli atti per i quali è previsto il flusso automatizzato di accettazione e che corrispondono in pratica a tutti i depositi endoprocessuali, dalle memorie istruttorie alle comparse conclusionali e note di replica (giusto per esemplificare con riguardo al processo civile).

Sono invece sottratti all’accettazione automatica in particolare:

• gli atti introduttivi;
• gli atti che presentano segnalazioni di errore;
• gli atti che richiedono la preventiva individuazione del corretto evento da registrare a sistema;
• gli atti che richiedono il completamento manuale dei dati e quindi l’attività (prevista ad esempio dagli art. 57 e 58 c.p.c.) di verifica della correttezza/completamento dei dati del provvedimento, proprio al fine di evitare interventi correttivi/integrativi manuali successivi (es. denominazioni codici fiscali delle parti ecc.), se non addirittura l’apertura di procedimenti di correzione errore materiale;
• le buste che hanno un deposito o una sequela di depositi complementari.

Altra (e ultima) importante novità concerne il momento perfezionativo del deposito.

Il comma 11 dell’art. 17 prevede infatti che “In caso di accettazione dell’atto, anche dopo l’intervento degli operatori di cancelleria, il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione dell’avvenuto deposito dell’atto, con effetto a decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68”.

La prima PEC generata dal flusso di deposito diviene pertanto l’indicatore della tempestività del deposito; volendo quindi esemplificare: un flusso di deposito di atto in scadenza con ricevuta di accettazione generata alle 23.58 (del giorno di scadenza) e ricevuta di consegna generata alle 00.01 è tardivo sino al 29 settembre; diviene invece tempestivo dal 30 settembre in avanti.

In conclusione appare inoltre utile ribadire un concetto, purtroppo oggetto di troppi fraintendimenti sin dal momento della pubblicazione delle nuove specifiche tecniche: per le attività di notificazione e di attestazione di conformità da parte degli avvocati non è stata introdotta alcuna novità (salvo un diversa collocazione topografica degli articoli di riferimento) e pertanto ogni singola attività collegata a tali incombenti può proseguire con le stessa modalità in uso sotto la vigenza delle pregresse specifiche tecniche.