Come migliorare la gestione risorse umane in uno Studio legale

L’organizzazione del personale in uno Studio legale è fondamentale per garantire un servizio di qualità e una gestione razionale delle risorse. Dalla pianificazione delle attività alla gestione delle risorse umane, gli studi legali si ritrovano ormai ad affrontare sfide uniche che richiedono soluzioni su misura. A venire in soccorso dei professionisti del diritto ci pensano software specializzati che consentono di semplificare e automatizzare i tradizionali processi interni, migliorando l’efficienza operativa e facilitando il lavoro in team.

Scopriamo le migliori pratiche e gli strumenti più utili per una gestione del personale efficace negli Studi legali.

HR Studi legali: chi se ne occupa

Negli ultimi decenni lo Studio legale ha subito profondi cambiamenti passando da un assetto tradizionale, dove ci si concentrava principalmente sullo sviluppo delle competenze professionali dei propri avvocati, ad un microcosmo in cui cominciano a farsi spazio figure qualificate per occuparsi anche degli aspetti organizzativi e gestionali dello Studio. Da un lato i professionisti del diritto, dall’altro uno staff specializzato nella gestione delle risorse umane, dalla selezione alla formazione, fino allo sviluppo di politiche di retention e welfare aziendale. Le risorse umane rappresentano il vero capitale di uno Studio legale e per questo è fondamentale che gli Studi investano in attività di gestione, sviluppo e formazione del personale, seguendo i dipendenti in ogni fase della vita lavorativa. L’HR Manager è la figura professionale che si occupa di questi aspetti, supportando i legali nella selezione del personale, nella definizione dei percorsi di carriera, nella gestione delle performance e nella formazione continua.

Oggi molti Studi legali si affidano a software specifici progettati per coordinare e semplificare nel miglior modo possibile le attività quotidiane legate alla gestione dei dipendenti. Utilizzare strumenti digitali per l’assegnazione delle attività aiuta a ridurre i margini di errore, ottimizzare l’allocazione delle risorse e monitorare ogni aspetto dell’organizzazione dello studio legale.

Best practice per la gestione dipendenti in uno Studio legale

Lo scopo principale della gestione delle risorse umane in uno Studio legale va oltre la semplice organizzazione dei dipendenti e include l’ottimizzazione e la semplificazione del flusso di lavoro attraverso pratiche e strumenti specifici, come ad esempio i software gestionali per Studio legale.

Ecco cosa permettono di fare.

• Ottimizzazione della fase di selezione del personale attraverso strumenti di analisi dei dati, capaci di individuare modelli e tendenze all’interno della grande mole di dati storici raccolti. Se ad esempio l’analisi dei dati ha evidenziato una spesa eccessiva per i processi di recruiting di uno Studio, si potrà pensare di semplificare la fase di ricerca e selezione del personale in futuro, riducendo passaggi e persone coinvolte.
• Gestione automatizzata dell’onboarding e offboarding, cioè di tutte le operazioni legate all’ingresso o all’uscita di un collaboratore dello Studio.
• Incentivare la flessibilità e il lavoro da remoto. L’obiettivo è spostare il più possibile la produttività su dispositivi mobili che permettono ai professionisti del settore legale di collaborare in tempo reale, accedere rapidamente a informazioni condivise e lavorare ovunque ci si trovi senza il bisogno di uno spazio fisico condiviso. Forme di lavoro flessibile aumentano il livello di soddisfazione dei dipendenti e di conseguenza la produttività, oltre a ridurre il turnover e i costi associati alla formazione di nuovi assunti. Il tutto è reso possibile dall’uso di alcuni strumenti in grado di facilitare la comunicazione a distanza tra i dipendenti: sistemi di messaggistica istantanea, lavagne virtuali accessibili da ovunque e a chiunque ne abbia il permesso, avvisi o notifiche nelle aree comuni;
• Archiviazione digitale dei documenti. Questo tipo di pratica permette di archiviare in modo sicuro, documenti e informazioni sui dipendenti (dettagli anagrafici, storico delle prestazioni, informazioni fiscali e documenti contrattuali) rendendoli disponibili in base ai ruoli e alle mansioni.
• Gestione automatizzata delle presenze. Software di questo tipo consentono ai dipendenti di gestire autonomamente e in maniera rapida le proprie presenze o altre informazioni come ferie, permessi e dati personali.
• Assegnazione delle attività. Un gestionale per Studio legale aiuta gli HR manager a pianificare e gestire in maniera più efficace le varie attività e progetti, grazie alla possibilità di definire e assegnare automaticamente compiti, responsabilità e scadenze.
• Gestione della reportistica. Strumenti di analisi integrati consentono di generare report sulla forza lavoro e sulle prestazioni dei dipendenti.
• Formazione continua. La raccolta e l’analisi dei dati dei dipendenti di uno Studio resa possibile dall’uso dei gestionali, consente di tenere traccia delle loro specifiche competenze, permettendo così di pianificare attività di formazione pensate su misura per la crescita dei collaboratori dello Studio.
• Monitoraggio delle prestazioni. Un gestionale fornisce strumenti per valutare le performance degli avvocati dello Studio, definendo obiettivi e monitorandone i progressi nel tempo.
• Elaborazione buste paga. L’amministrazione del personale comprende l’elaborazione delle buste paga e la gestione di scadenze e stipendi. Affidarsi a software specifici per queste attività consente di ridurre il margine di errore e rispettare le scadenze senza interventi manuali.

Se vuoi migliorare l’amministrazione del personale legale non ti resta che affidarti a un gestionale come TeamSystem Studio Legal. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in Cloud e quindi accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, permette di monitorare in tempo reale tutti i procedimenti, automatizzare i flussi di lavoro, implementare l’uso di strumenti collaborativi e ottimizzare la produttività dell’intero Studio.