Come strutturare una strategia di gestione del rischio in uno Studio legale

La gestione del rischio negli Studi legali è cruciale per prevenire potenziali problemi legati alla conformità normativa, proteggere i dati sensibili e garantire operazioni sicure ed efficienti. Un approccio improntato al risk management consente di identificare, valutare e mitigare i rischi soprattutto attraverso l’uso di strumenti digitali avanzati. Ma come può uno studio legale costruire un processo di risk management?

Valutazione rischi legali

La gestione del rischio all’interno di uno Studio legale si riferisce all’identificazione, l’analisi e la mitigazione dei rischi che potrebbero influenzare negativamente la qualità delle prestazioni d’opera con conseguenze significative come cause, multe e sanzioni. Il primo passo per un’efficiente strategia di risk management per avvocati è l’identificazione e valutazione dei rischi che si distinguono in diverse categorie.

• Rischi legali: errori nella consulenza, conflitti di interesse o mancato rispetto e aggiornamento delle normative in vigore nel paese in cui si opera. Il corpus di regolamenti e leggi che definiscono il settore subiscono infatti frequenti modifiche e richiedono a uno studio un’azione di monitoraggio continuo per rimanere aggiornati e adeguarsi ogni volta che vengono divulgate nuove norme. La corretta gestione del rischio legale aiuta a mettersi al riparo da procedimenti disciplinari, danni d’immagine e danni alla reputazione.
• Rischi operativi derivanti da inefficienze interne ed errori procedurali.
• Rischi informatici: errori di software, attacchi malevoli tramite malware, ransomware e phishing, rottura di un device.
• Rischi di conformità, legati alla mancata aderenza alle leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati, disciplinata dal GDPR (General Data Protection Regulation), il regolamento europeo che dal 2016 regola la protezione dei dati personali sulla base di principi di privacy come legalità, equità, trasparenza, limitazione delle finalità, precisione, integrità e riservatezza, responsabilità.
• Rischi relativi alla gestione dei contratti, che possono riguardare la conformità delle clausole, il rispetto degli obblighi contrattuali o delle scadenze.

Strategie per la compliance legale

La compliance normativa di uno Studio legale dipende dalla conformità dei suoi contratti, che vanno aggiornati ogni volta che la normativa vigente subisce una modifica. Ma uno dei nodi cruciali è la circolazione e l’archiviazione dei dati sensibili, ovvero tutte le informazioni personali (nomi, indirizzi, numeri di telefono, dati anagrafici e fiscali) e finanziarie dei clienti che diventano accessibili a tutti i soggetti coinvolti nel processo di gestione dei contratti. La protezione e la sicurezza dei dati è un’esigenza imprescindibile per ogni studio legale, ma per prevenire accessi non autorizzati, furti di dati o violazioni, si dovranno adottare misure e procedure adeguate come l’archiviazione a norma dei contratti, che negli studi moderni avviene soprattutto tramite strumenti telematici. Oggi si parla di conservazione digitale a norma, una procedura che, oltre alle regole base che disciplinano l’archiviazione classica (l’integrità dei documenti, la rintracciabilità in tempi rapidi, la catalogazione specifica e tracciata, l’aggiornamento dei dati e degli aspetti importanti a livello legale), deve rispettare i principi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. In questo caso la soluzione migliore per la sicurezza dei dati è quella di ricorrere a software in cloud, dove il servizio di archiviazione viene affidato a provider esterni, che hanno la responsabilità di conservare a norma i vari contenuti inviati e di proteggerli secondo i più alti standard di sicurezza.

I contratti vengono archiviati su un server sicuro situato all’interno dell’UE e sono protetti da una connessione crittografata, in grado cioè di rendere illeggibili i dati in caso di furto o accesso non autorizzato. Per proteggere ulteriormente i documenti da attacchi informatici inoltre, solo determinate persone avranno l’autorizzazione per accedervi.

Ecco alcune strategie chiave per la conformità legale.

• Redazione di contratti conformi. I modelli di contratto devono essere conformi a tutte le leggi e le normative pertinenti, garantendo i termini e le obbligazioni tra le parti coinvolte. Questo prevede la raccolta di informazioni e la comprensione delle esigenze e delle richieste di ogni parte. Dopo aver verificato le specifiche condizioni del contratto è importante assicurarsi che tutte le parti siano d’accordo sulle condizioni definite per evitare spiacevoli sorprese dopo la firma del contratto.
• Revisione dei contratti. Questo tipo di operazione garantisce che entrambe le parti vedano protetti i loro interessi e che tutti i contratti siano sottoposti ad approvazione prima della loro firma. L’obiettivo della revisione è quello di rilevare eventuali errori, garantire che il contratto sia conforme alle esigenze delle due parti e non contenga clausole sfavorevoli per una delle parti.
• Monitoraggio e supervisione delle procedure e degli accordi contrattuali per ottimizzare l’efficacia del Contract Management.

 Come prevenire la violazione dei dati

Per prevenire possibili rischi di natura informatica, ogni studio dovrà invece preoccuparsi di:

• implementare misure di sicurezza adeguate, ovvero sistemi di crittografia in grado di rendere illeggibili i dati sensibili in caso di furto o accesso non autorizzato, controllo sugli accessi, etc.);
• aggiornare regolarmente i software di sicurezza per proteggere i sistemi da vulnerabilità
• dotarsi di sistemi di backup e ripristino che permettano di recuperare i dati nel caso si verifichino danni o perdite;
• monitorare i sistemi e le reti per rilevare eventuali attività sospette o anomalie;
• identificare le infrastrutture più sensibili e dotarsi degli strumenti necessari per proteggerli come antivirus e antimalware;
• formare e sensibilizzare adeguatamente i propri collaboratori sui principali rischi informatici e sulle migliori pratiche per la protezione dei dati, così da renderli consapevoli delle minacce, delle norme e delle buone pratiche in materia.

Risk management per avvocati: le certificazioni

Uno degli strumenti principali per costruire una buona strategia di gestione del rischio in uno studio e rassicurare i propri clienti mantenendone la fiducia intatta è l’adozione di una certificazione di qualità, rilasciata da Enti certificatori qualificati.

Le più diffuse sono le seguenti.

• La certificazione ISO 9001. Stabilisce i requisiti minimi per la realizzazione di un sistema di gestione della qualità, volto a migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi e a ottenere e incrementare la soddisfazione del cliente.
• La certificazione UNI1610191, creata appositamente per gli Studi legali . La certificazione permette di dimostrare l’adeguatezza organizzativa dello studio legale agli incarichi ricevuti e riserva particolare attenzione ai temi della sostenibilità, dell’analisi del rischio, della cura delle persona (possibilità di lavoro a distanza, rispetto dei periodi di ferie e congedi, diritto alla disconnessione, sostegno ai componenti che lasciano lo studio).

Software per la gestione del rischio legale

Per tutelare le attività degli studi legali da eventuali rischi è possibile oggi affidarsi soluzioni IT avanzate ed estremamente rigorose come specifici software di gestione del rischio, piattaforme che consentono a uno studio di identificare, valutare e monitorare i rischi in tempo reale. È quello che succede con gli strumenti offerti da TeamSystem.

• TeamSystem Studio Legal ad esempio è un software completamente in Cloud, conforme al GDPR e certificato ISO 27001. Consente agli studi legali di garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati e di firmare elettronicamente qualsiasi documento oltre a organizzare e gestire tutti gli atti relativi ai singoli procedimenti in un’unica piattaforma.
• TeamSystem Enterprise Legal invece è un software ideale per la gestione automatizzata dei contratti. La piattaforma, che grazie alle certificazioni ISO 27001 e ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) garantisce la massima sicurezza e qualità in termini di protezione dei dati, è in grado di gestire tutte le fasi del Contract Management assistendo i professionisti nella redazione, revisione e finalizzazione dei contratti. Veloce, semplice e intuitivo consente di definire i diversi step di approvazione di un contratto, mantenerne sotto controllo lo stato di avanzamento, monitorare le azioni di ciascun utente e gestire il contenzioso grazie a un modulo specifico. Il rischio di non conformità non sarà più un problema.