Tutte le soluzioni per ottimizzare la gestione dei dati legali

Nell’era digitale la gestione efficiente dei dati legali è diventata una priorità fondamentale per studi legali, dipartimenti giuridici aziendali e professionisti del diritto. Con l’aumento esponenziale del volume di documenti e informazioni da trattare, emerge la necessità di adottare e implementare soluzioni innovative per l’archiviazione, il recupero e l’analisi dei dati dove l’intelligenza artificiale svolge un ruolo cruciale. Parliamo in questo caso di automazione documentale, ovvero il processo che consente agli studi legali di semplificare e rendere più rapida la creazione e la successiva distribuzione dei documenti. 

Esploriamo di seguito le strategie e le tecnologie più all’avanguardia per una gestione ottimizzata dei dati legali: l’adozione di sistemi di archiviazione digitale, software per la gestione documentale e strumenti di analisi dati possono trasformare radicalmente l’efficienza operativa degli studi legali. Attraverso l’integrazione di queste soluzioni, i professionisti del diritto possono non solo migliorare la sicurezza e l’accessibilità delle informazioni, ma anche sfruttare il potenziale dei dati per fornire consulenze basate su insight più profondi e strategie legali più efficaci.  

Sistemi di archiviazione digitale legale

Ma di cosa dovrà tener conto un Avvocato alle prese con la conservazione digitale di pratiche e documenti processuali? L’archiviazione digitale dei documenti in ambito legale prevede l’adozione di precise regole. Oltre a quelle base che regolano l’archiviazione classica (l’integrità dei documenti, la rintracciabilità in tempi rapidi, la catalogazione specifica e tracciata, l’aggiornamento dei dati e degli aspetti importanti a livello legale), la conservazione digitale legale a norma deve infatti rispettare i principi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Un documento archiviato digitalmente avrà validità legale e certificata solo con l’apposizione di una firma digitale, che garantisce l’autenticità del soggetto, e di una marca temporale (una data e un orario) che lo collocherà nel tempo.  

Nel caso di documenti processuali digitali un professionista ha l’obbligo, inoltre, di seguire determinate modalità per stilare, sottoscrivere e depositare gli atti; esistono poi delle specifiche tecniche anche per quanto riguarda il formato dell’atto. Negli studi legali, piccoli o grandi che siano, gestire l’archiviazione digitale a norma dei documenti è un’operazione complessa, impossibile senza l’avvento di sistemi avanzati di automazione documentale. 

È il caso dei software in cloud, dove il servizio di archiviazione viene affidato a provider esterni, che hanno la responsabilità di conservare a norma i vari contenuti inviati e di proteggerli secondo i più alti standard di sicurezza. I vantaggi derivanti dall’uso di questo tipo di piattaforme sono molteplici: 

• la maggior parte si aggiorna automaticamente, evitando agli studi legali che ne fanno uso di doversi preoccupare del cambiamento delle norme;  
• permettono un’indicizzazione e catalogazione efficiente dei documenti, rendendoli accessibili e rintracciabili da ovunque in maniera rapida, e semplificandone la ricerca;  
• rendono possibile un controllo maggiore dei vari processi documentali; 
• riducono i tempi di esecuzione delle attività relative all’archiviazione dei documenti.  

Per una questione di sicurezza ogni azione sul documento viene registrata e tracciata. È importante, inoltre, che il fornitore scelto sia un Conservatore Accreditato AgID, ovvero una realtà certificata che si fa carico dell’intero processo e assume su di sé tutti gli obblighi, limitando il rischio di perdere i documenti e renderli accessibili a chiunque. 

Software per la gestione documentale legale 

L’utilizzo di un software di gestione dei documenti legali è uno dei modi più efficaci per semplificare i flussi di lavoro. Le soluzioni oggi disponibili possono includere software di gestione integrati e piattaforme di collaborazione online, che insieme a soluzioni di archiviazione cloud, offrono ai vari collaboratori di lavorare in team da remoto in qualsiasi luogo si trovino e di condividere documenti in modo sicuro anche con i clienti. 

Si tratta di strumenti che consentono di creare, modificare, condividere e archiviare documenti in tempo reale e in modo efficiente e sicuro. 

La funzionalità di controllo delle versioni permette di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo, garantendo conformità normativa e coerenza delle informazioni.  

Strumenti di analisi dei dati nel settore legale 

Un altro strumento prezioso spesso presente all’interno delle soluzioni digitali più avanzate per la gestione documentale degli studi legali, è l’analisi dei dati e la reportistica che permettono ai professionisti del diritto di ottenere insight preziosi, individuare aree di miglioramento e a ottimizzare i processi per ottenere livelli di produttività elevati. 

L’utilizzo di strumenti di analisi dati e algoritmi consente di sfruttare il potenziale delle informazioni a disposizione; la Legal Analytics permette infatti di estrarre, elaborare e analizzare grandi quantità di dati (Big Data) per prendere decisioni più consapevoli o fornire consulenze legali più efficaci.  

Aiuta quindi gli Avvocati a identificare tendenze, modelli e anomalie, prevedere l’esito di una causa o valutare i rischi a essa connessi, migliorando così la precisione delle previsioni e delle strategie legali. L’analisi dei dati può essere utile anche per valutare le prestazioni degli studi, monitorare i tempi di risposta ai clienti, ottimizzare la distribuzione delle risorse, migliorare la gestione del rischio o garantire la conformità alle normative vigenti. 

Se sei un Avvocato o un professionista del diritto, Netlex in Cloud, il software di TeamSystem Legal che trasforma lo studio legale in uno studio telematico e permette di depositare gli atti da qualsiasi dispositivo, è la soluzione che stavi cercando. È semplice, affidabile, sicuro, veloce e accessibile da qualsiasi luogo: grazie all’Agenda Digitale potrai controllare in ogni momento udienze e attività da svolgere senza perderti un appuntamento; avrai inoltre la possibilità di consultare le tue pratiche in pochi e semplici click, tenere sotto controllo tutte le attività e le informazioni associate e utilizzare la funzione integrata di conservazione a norma delle PEC.