Avvocati: come fare fattura elettronica

La fatturazione elettronica per gli Avvocati è diventata un requisito fondamentale per una gestione efficiente e conforme alle normative fiscali. Si tratta di un sistema digitale che semplifica la creazione, l’invio e l’archiviazione delle fatture, riducendo errori e risparmiando tempo. In questo articolo potrai scoprire come implementare la fatturazione elettronica nel tuo Studio legale e migliorarne la trasparenza e l’efficienza amministrativa. 

Fattura elettronica per Avvocati: cosa prevede la normativa?

Diventata obbligatoria dal 1 gennaio 2019 per imprese, professionisti e pubblica amministrazione, la fatturazione elettronica sostituisce quella cartacea si è estesa negli anni a varie categorie con poche eccezioni. La normativa stabilisce che le fatture devono essere emesse e ricevute esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma intermediaria gestita dall’Agenzia delle Entrate che avrà il compito di consegnare la fattura al cliente finale. Di conseguenza anche gli Avvocati sono obbligati ad emettere fattura elettronica per tutti i compensi ricevuti e a loro volta dovranno ricevere quelle dei fornitori soggetti al regime.  

La fattura elettronica è quindi obbligatoria: 

• per gli Avvocati in regime ordinario o dei minimi; 

• per gli Avvocati che emettono fatture verso la pubblica amministrazione; 

• per gli Avvocati in regime forfettario. Dal 1 gennaio 2024 infatti anche i professionisti in regime forfettario con un fatturato inferiore ai 25 mila euro, che in precedenza erano esenti dall’obbligo, sono tenuti ad adottare un sistema di fattura elettronica. Per questi professionisti, la fattura deve rispettare le specifiche indicazioni previste per il regime agevolato, escludendo, ad esempio, l’applicazione dell’IVA. 

Tutti i passaggi su come fare fattura elettronica per Avvocati

La fatturazione elettronica ha mandato pertanto definitivamente in pensione la gestione cartacea degli adempimenti contabili e i vecchi file in pdf, sostituiti da file in formato XML. Se sei un Avvocato e vuoi creare una fattura elettronica devi seguire una procedura standard scegliendo tra tre diverse modalità: 

• online, accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” dalla tua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Qui puoi caricare un XML già generato sul tuo computer, oppure duplicare una fattura elettronica vecchia e poi modificarla; 

• scaricando il software dedicato messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate per la creazione di fatture da PC e invio tramite PEC, o mediante il servizio di trasmissione “Fatture e Corrispettivi”; 

• l’utilizzo di software o servizi messi a disposizione da provider terzi.  

È questa l’opzione più diffusa e adottata da vari studi legali, visto che la maggior parte dei software di fatturazione elettronica sono più comodi da utilizzare e da integrare con il proprio gestionale. 

In questo caso la scelta del software è cruciale per semplificare al massimo le operazioni; un buon software, per esempio, è in grado di garantire un’assistenza clienti di alta qualità, è personalizzabile e facilmente integrabile con gli altri sistemi gestionali usati dal tuo Studio ed è sicuro, conforme cioè alla normativa vigente in termini di tutela della privacy dei clienti. 

Dopo aver scelto il software adeguato non ti resta che creare la fattura inserendo tutti i dati richiesti, come:  

• il codice identificativo o la PEC del cliente; 

• i tuoi dati anagrafici e il tuo numero di Partita IVA; 

• il regime fiscale adottato; 

• i dati anagrafici e il numero di Partita IVA del tuo cliente o il codice fiscale se il cliente è un privato; 

• la descrizione della prestazione; 

• la quantità di servizi o prodotti forniti; 

• il prezzo unitario; 

• il totale della fattura; 

• la data di emissione della fattura; 

• l’eventuale marca da bollo di 2 euro; 

• il contributo integrativo del 4% da versare alla cassa forense; 

• il codice della modalità di pagamento. 

Una volta creata, la fattura viene trasmessa allo SdI per la verifica e l’invio al destinatario, ma assicurati sempre di inviare una copia di cortesia anche alla mail del tuo cliente. Successivamente il sistema invia una notifica di accettazione o di eventuale rifiuto della fattura. 

Nello stesso tempo dovrai adeguare le procedure di conservazione di tutti i documenti informatici prodotti e scambiati; per la fatturazione elettronica vige infatti l’obbligo di conservazione a norma di legge. L’archiviazione digitale dei documenti in ambito legale prevede l’adozione di precise regole (stabilite dal Codice dell’Amministrazione Digitale) che ne garantiscono l’integrità, la rintracciabilità in tempi rapidi, la catalogazione specifica e tracciata e l’aggiornamento dei dati oltre al rispetto dei principi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tutti i sistemi di fatturazione elettronica per Avvocati attualmente più usati mettono a disposizione un servizio di archiviazione in regola con la normativa. È il caso ad esempio di TeamSystem Studio Legal, un software automaticamente integrato con fatturazione elettronica, PCT, Conservazione, Outlook e molto altro. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in Cloud è altamente scalabile, flessibile e sicura: i server di repository dei documenti e dei dati sono collocati in datacenter all’avanguardia che garantiscono backup automatici e protezione massima dal rischio di furto dei dati. Le informazioni sono al sicuro al 100%. 

I vantaggi della fatturazione elettronica per gli Avvocati

Il processo di fatturazione elettronica consente una maggiore tracciabilità e semplifica gli adempimenti fiscali, contribuendo ad alleggerire e velocizzare il lavoro dei professionisti che lavorano sia con la PA che con i privati.  

L’adozione della fatturazione elettronica per gli Avvocati comporta diversi vantaggi. 

• Riduzione degli errori. La creazione automatizzata delle fatture riduce il rischio di commettere errori sia in termini di adempimenti e che di calcoli. Se con la fattura cartacea i dati venivano infatti inseriti manualmente, con la fattura elettronica è il sistema a inserirli automaticamente. 

• Risparmio di tempo e velocizzazione delle operazioni. Il sistema digitale consente l’emissione e l’invio immediato delle fatture, eliminando la necessità di stampa e spedizione. Anche i tempi di gestione della burocrazia si riducono significativamente, consentendo agli Avvocati di concentrarsi su attività di maggior valore e migliorando quindi l’efficienza complessiva dello Studio. 

• Archiviazione sicura. Le fatture elettroniche vengono conservate digitalmente secondo le disposizioni di legge, in modo da essere sempre accessibili e facilmente consultabili ma solo dai soggetti autorizzati. 

• Trasparenza e tracciabilità. Ogni azione sul documento viene registrata e tracciata grazie all’uso di sistemi come lo SdI che garantiscono la corretta gestione dei documenti ai fini fiscali.