Archivi digitali, normativa e art. 2712 c.c.

La lettura di una recente sentenza della Corte di Cassazione, la n. 37542 del 30 novembre ’21, costituisce motivo di interesse non tanto per la vicenda in sé ma piuttosto per alcune riflessioni stimolate dalle argomentazioni utilizzate dalla Corte.

Archiviazione digitale, documenti e Cassazione: la vicenda

La vicenda non presenta tratti di originalità, trattandosi di un contenzioso tra un Comune siciliano e l’agente della Riscossione nel quale si discute della prescrizione di alcuni tributi richiesti con cartella esattoriale; nell’ambito di tale contenzioso i giudici di merito avevano negato efficacia probatoria sia ad alcuni documenti informatici (estratti denominati “interrogazione documenti”, contenenti verosimilmente un riassunto delle somme dovute dal Comune destinatario delle cartelle esattoriali), sia alle comunicazioni inviate per raccomandata ai fini di interruzione della prescrizione; in conseguenza di ciò era stato negato il diritto dell’agente della Riscossione a procedere in via esecutiva per il recupero del debito fiscale.

La Corte di Cassazione, investita di un motivo di ricorso concernente proprio la negazione del valore probatorio dei suddetti documenti in assenza di esplicite contestazioni delle parti, ha ritenuto di dover fare applicazione l’art. 2712 c.c. ai sensi del quale “le riproduzioni fotografiche, informatiche o cinematografiche, le registrazioni fonografiche e, in genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di cose formano piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime”.

Conseguentemente, poiché nel giudizio di merito, da quanto è dato comprendere, era mancato ogni accertamento circa l’avvenuto disconoscimento presupposto dalla norma sopra citata, è stata pronunciata la cassazione della sentenza.

Novità nelle norme di archiviazione documentale

Sin qui nulla di nuovo e all’apparenza pare trattarsi di decisione assolutamente in linea con la lettera dell’art. 2712 c.c.; sennonché la Suprema Corte, a fondamento della propria decisione, cita (correttamente) anche un’altra norma, il primo comma dell’art. 43 del codice dell’amministrazione digitale, che va analizzato attentamente al fine di verificare se possa portare ad una diversa lettura o addirittura ad una deroga della regola codicistica.

È bene precisare sin da subito come l’art. 43 del CAD sia stato oggetto di plurimi interventi riformatori e che il comma 1 vigente al tempo della fattispecie per cui è causa così recitava:

• “I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’ articolo 71”.

La formulazione attuale della norma è invece la seguente:

• “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”

Pur nella diversa formulazione la norma vincola la corretta esibizione dei documenti informatici estratti da un archivio ad un requisito ben preciso, vale a dire il rispetto delle regole tecniche (nella precedente versione della norma) o delle linee guida (nella versione attuale) sulla conservazione degli stessi.

Riflessioni sull’archiviazione documentale e le normative

È dunque opportuno riflettere attentamente su questo passaggio in quanto, come visto, l’esibizione di un documento archiviato è soggetta a regole ben precise; secondo le regole tecniche / linee guida non ci può infatti limitare al semplice deposito del documento informatico ma va prodotto un vero e proprio pacchetto di distribuzione comprendente tutti metadati previsti dalla suddetta normativa, nonché tutta la documentazione prodotta dal sistema di conservazione durante il processo di archiviazione (firme digitali, marcature temporali ecc.).

Se guardiamo al caso giudicato dalla Corte di Cassazione non è dato sapere con precisione come sia avvenuta la produzione del documento in giudizio, ma è altamente improbabile che siano state seguite le procedure previste dalla normativa in esame.

La domanda che ci si può porre è pertanto quale sia la sorte di una produzione documentale estratta da un archivio digitale che però non rispetti l’art. 43 CAD e sia dunque priva delle garanzie di integrità, immodificabilità e leggibilità che sono proprie del documento conservato a norma e del pacchetto di distribuzione che lo contiene. Il dubbio in questo caso appare cruciale posto che in tale caso l’obbligo di (conservazione e) esibizione non sarebbe correttamente assolto, e ci si può domandare se e quali possano essere le conseguenze a livello processuale.

Il tema non risulta essere mai stato affrontato da dottrina e giurisprudenza, sicché si possono formulare alcune ipotesi:

• secondo un approccio più intransigente si potrebbe ipotizzare che  una produzione del genere non assurgerebbe neppure alla dignità di prova e non potrebbe neppure essere presa in considerazione nel processo, stante che non vi sarebbe alcuna garanzia di conformità rispetto agli originali e non sarebbe soddisfatta una condizione espressamente prevista dall’art. 43 CAD (esibizione del documento secondo le regole tecniche);
• secondo un approccio più argomentato si potrebbe contemperare la norma del CAD con l’art. 2712 c.c., essendosi comunque in presenza di una riproduzione informatica, e si potrebbe pensare che residui comunque un onere di disconoscimento a carico della controparte. Onere che però in tal caso potrebbe, ad avviso di chi scrive, largamente semplificato; se è vero infatti che il disconoscimento delle riproduzioni informatiche deve essere chiaro, circostanziato ed esplicito, dovendo concretizzarsi nell’allegazione di elementi attestanti la non corrispondenza tra realtà fattuale e realtà riprodotta, è anche vero che in tal caso al soggetto eccipiente basterebbe rilevare che, non essendo stato seguito il dettato dell’art. 43 CAD, il documento sarebbe privo delle necessarie garanzie di integrità, autenticità e immodificabilità. In sostanza il disconoscimento si sostanzierebbe ed esaurirebbe nella dichiarazione di violazione della norma del codice dell’amministrazione digitale con conseguente onere a carico di chi aveva prodotto il documento di provare che lo stesso possiede le suddette caratteristiche.

A supporto di tale tesi si può anche richiamare l’orientamento più volte ribadito dalla Suprema Corte secondo cui solo l’utilizzo di servizi digitali accreditati e/o certificati genera presunzioni di conformità o il possesso di una data certa (in tal senso si è espressa ad esempio Cass. 23 maggio, ’17, n. 12939). Facendo applicazione di tale principio anche al caso di specie, si potrebbe dunque ipotizzare che i documenti prodotti in violazione dell’art. 43 CAD avrebbero efficacia probatoria per così dire fortemente “precaria” proprio a causa del mancato rispetto della normativa speciale in tema di archivi digitali, cosicché il disconoscimento o anche solo la contestazione volta ad evidenziare l’antinomia della produzione costringerebbe la parte che vuole avvalersi del documento a produrre quello correttamente conservato (naturalmente ove esistente).

Il tema appare invero di grande interesse soprattutto per quei documenti la cui produzione debba essere effettuata mediante accesso ad un archivio; si pensi a ciò che confluisce negli archivi di deposito di una pubblica amministrazione oppure ai documenti informatici (ad esempio le scritture contabili) che i privati sono obbligati a conservare osservando le linee guida sul documento informatico ai sensi dell’art. 44, comma 1-ter, CAD; si tratta invero di una mole di documenti che, senza lo sviluppo di una adeguata cultura archivistica, sarebbero fortemente a rischio di tenuta probatoria in un ipotetico processo.