Digitalizzazione Studi legali: una rivoluzione necessaria

L’era digitale ha portato a una trasformazione radicale della pratica legale, introducendo sfide inedite e opportunità significative per i professionisti del diritto. Dalla gestione dei dati e automazione dei processi fino all’accesso ottimizzato alle risorse giuridiche e ai servizi legali online, scopriamo come l’evoluzione tecnologica ha influenzato gli Studi legali, quali sono le implicazioni della digitalizzazione per la privacy e la sicurezza dei dati, perché è importante adattarsi alle nuove normative e quali sono le opportunità offerte. 

Come la digitalizzazione ha cambiato gli Studi legali  

La rivoluzione digitale ha radicalmente cambiato il lavoro di avvocati e professionisti del diritto. Rappresenta, infatti, l’elemento discriminante tra gli Studi legali che con l’adozione delle nuove tecnologie hanno saputo trasformare i propri modelli operativi e di business migliorandone l’efficienza, e quelli che invece ne sono rimasti ai margini. Sono sempre di più i professionisti del diritto che decidono di dotarsi – ad esempio – di strumenti di videoconferenza, servizi per la dematerializzazione dei documenti, gestionali per la semplificazione dei flussi di lavoro o per la gestione degli aspetti amministrativi e fiscali, e piattaforme per consentire ai propri collaboratori di lavorare da remoto. La digitalizzazione degli Studi legali è un fenomeno destinato a influenzare in modo decisivo l’efficienza dei flussi di lavoro e la creazione di nuovi servizi per i clienti. 

Alcuni degli elementi chiave. 

• Il Machine Learning, un’applicazione dell’Intelligenza Artificiale che tramite algoritmi sofisticati crea sistemi in grado di apprendere specifici task sulla base di un set di dati e di migliorare nel tempo le proprie prestazioni. Si tratta di macchine che imparano a svolgere vari compiti con un meccanismo simile a quello della mente umana, senza essere state cioè esplicitamente programmate per quelle operazioni. È il caso, ad esempio, dei modelli previsionali realizzati tramite analisi predittiva, che un avvocato può utilizzare per valutare le probabilità di vittoria di un caso e i costi correlati. 
• I software per leggere, interpretare ed elaborare automaticamente documenti contabili (fatture, ricevute). 
• Le piattaforme (chatbot, traduttori automatici e assistenti vocali) per gestire la comunicazione con i clienti. 
• L’automazione dei processi legali tramite programmi e gestionali che semplificano e automatizzano il flusso di lavoro migliorandone l’efficienza organizzativa. 
• La tecnologia blockchain, come nel caso dei contratti intelligenti, dei veri e propri programmi o protocolli informatici che facilitano, verificano e fanno rispettare l’esecuzione di un accordo tra due parti. Sono accordi digitali memorizzati ed eseguiti automaticamente su una rete blockchain mediante un insieme di regole al verificarsi di determinate condizioni e senza bisogno di intermediari. 

Tecnologia e diritto: sfide legali nell’era digitale

Una delle principali criticità del connubio “tecnologia e diritto” all’interno di uno Studio legale è la gestione della privacy e la sicurezza dei dati. La digitalizzazione ha reso più semplice l’archiviazione e la condivisione di grandi quantità di dati e documenti, ma ha anche creato nuove vulnerabilità: la protezione dei dati sensibili e la sicurezza delle informazioni dei clienti diventano quindi una priorità assoluta.  

Gli Studi legali devono perciò tenersi costantemente aggiornati e adottare gli strumenti giusti per assicurare un’adeguata protezione dei sistemi da eventuali minacce informatiche (virus, malware, hacker, phishing) e per garantire la conformità alle leggi vigenti, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) che stabilisce requisiti specifici per la gestione dei dati personali. Anche in questo caso arriva in soccorso l’Intelligenza Artificiale che tramite software può identificare il luogo e il modo in cui i dati vengono memorizzati; confrontando le pratiche di raccolta dati con le linee guida del GDPR sarà possibile poi rilevare eventuali violazioni dei principi del GDPR, come accessi non autorizzati o conservazione eccessiva di dati. Questo richiede una formazione e un aggiornamento delle competenze costante, che consenta agli avvocati di usare efficacemente le nuove tecnologie.

La creazione di nuovi prodotti legali digitali, come gli smart contracts, pone inoltre la questione del riconoscimento giuridico: la condivisione di principi normativi comuni e conformi alle leggi locali e internazionali che gli facciano assumere una validità legale è un processo, ad esempio, ancora in via di sviluppo.  

Le opportunità della digitalizzazione nel settore legale

Le opportunità offerte dalle innovazioni nel settore legale sono però molteplici. 

• Efficienza operativa. L’utilizzo di tecnologie digitali consente agli Studi legali di migliorare l’efficienza dei servizi offerti e di ottimizzare tempi di esecuzione e risorse. L’automatizzazione di compiti ripetitivi, tradizionalmente svolti a mano e con un elevato dispendio di tempo, consente infatti agli avvocati di concentrarsi su azioni di maggior valore. Ciò si traduce in una maggiore produttività e tempi di risposta più rapidi per i clienti.  
• Capacità di raggiungere nuovi mercati. La digitalizzazione rende accessibile una vasta gamma di risorse online: grazie ai data base digitali gli Studi legali possono oggi accedere in pochi secondi a casi, sentenze e testi legali, e ampliare l’offerta dei propri servizi raggiungendo così nuovi mercati. 
• Condivisione e collaborazione. L’uso di strumenti come videoconferenze, firme digitali, chat aziendali o piattaforme online tramite le quali condividere risorse e conoscenze, permette di comunicare con i clienti o di lavorare in team da qualsiasi luogo ci si trovi. Gli Studi sono così in grado di offrire consulenza legale a distanza in modo più efficace. 
• Ottimizzazione della gestione documentale. I gestionali più all’avanguardia permettono di archiviare, condividere, tracciare e consultare velocemente documenti, fatture, atti o contratti in modo sicuro, rapido e efficiente da tutto lo Studio legale. 

Per affrontare con successo le sfide e le opportunità della digitalizzazione degli Studi legali è essenziale investire in formazione del personale e implementare l’uso di piattaforme collaborative o software come TeamSystem Studio Legal. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in cloud e quindi accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, permette di monitorare real time tutti i procedimenti, automatizzare i flussi di lavoro e ottimizzare la produttività dello Studio.