Sfide e opportunità nella digitalizzazione del Contract Management

La digitalizzazione sta trasformando radicalmente il Contract Management, ovvero tutti i processi e le attività necessarie alla gestione e al monitoraggio dei contratti stipulati dalle aziende, offrendo numerosi vantaggi ma anche presentando nuove sfide. L’impiego di strumenti digitali può migliorare l’efficienza e la trasparenza della gestione contrattuale, riducendo margini di errori e tempi di elaborazione, ma sono ancora tante le difficoltà relative all’implementazione di nuove tecnologie e all’adattamento dei processi aziendali. In questo articolo scopriremo quali sono le principali tecnologie usate, i benefici derivanti dalla trasformazione digitale dei contratti e le strategie per superare le sfide comuni poste dalla digitalizzazione del Contract Management. 

Tecnologie di Contract Management nell’era dell’AI

Il Contract Management consiste nella gestione ordinata ed efficace dei contratti aziendali per il loro intero ciclo vita, dalla stesura alla sottoscrizione. Oggi la digitalizzazione e il ricorso a strumenti, come quelli messi a disposizione dall’Intelligenza Artificiale, semplificano e rendono più efficienti le operazioni di creazione, esecuzione e analisi dei contratti. Le procedure tradizionalmente svolte manualmente per creare, archiviare, modificare, recuperare, analizzare, indicizzare, negoziare e approvare i contratti stanno evolvendo grazie a tecnologie innovative che facilitano queste attività.  

• Tra le più diffuse e utilizzate per leggere, riconoscere e analizzare automaticamente i testi ci sono ad esempio i sistemi di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) che consentono di ottenere file di testo partendo da immagini contenenti informazioni scritte. Con l’analisi automatica di più contratti, è possibile identificare la tipologia del contratto, di riconoscere le clausole presenti e di individuare gli elementi principali del contratto. 

• Sistemi digitali come i Contract Management System (CMS) o piattaforme basate sull’AI possono semplificare la gestione dei contratti nelle varie fasi di stesura, negoziazione, approvazione, stipula, monitoraggio e rinnovi, per esempio generando bozze di contratti a partire da dati e modelli predefiniti, isolando informazioni essenziali durante la negoziazione, utilizzando in fase di sottoscrizione lo strumento della firma elettronica (firma a distanza a norma di legge) e provvedendo alla loro archiviazione/conservazione a norma. 

• La tecnologia blockchain permette invece di eseguire automaticamente i contratti ma solo al verificarsi di determinate condizioni. Una rete blockchain è una catena digitale dove al posto degli anelli di ferro si trovano dei blocchi di informazioni, collegati tra loro uno dopo l’altro.  

Le informazioni che si aggiungono alla blockchain si chiamano transazioni e tutte insieme formano un registro digitale. Le transazioni sono riportate in tempo reale nel registro, che quindi risulta sempre aggiornato: è quello che succede con gli smart contracts (o contratti intelligenti), software o protocolli informatici che tramite reti blockchain facilitano, verificano e fanno rispettare l’esecuzione di un accordo tra due parti. Si tratta di accordi digitali memorizzati ed eseguiti automaticamente mediante un insieme di regole al verificarsi di determinate condizioni. I codici informatici su cui si basano gli smart contracts sono progettati per essere eseguiti solo nel momento in cui si verifica un certo evento; se le condizioni non vengono soddisfatte il contratto non verrà eseguito. La logica è quella dell’“if-then”: “se si verifica la condizione X, allora deve essere eseguita l’istruzione Y”.  

• Mentre software di gestione permettono, tramite una costante attività di auditing e reporting, di intervenire precocemente ed evitare un futuro contenzioso in caso di inadempimenti.  

• Da non sottovalutare gli strumenti di analisi predittiva che attraverso algoritmi e tecniche di machine learning sono in grado di individuare modelli e tendenze e quindi prevedere risultati futuri in base a dati storici. 

Vantaggi della digitalizzazione dei contratti

La digitalizzazione del ciclo vita dei contratti comporta diversi vantaggi. 

• Maggiore efficienza aziendale. L’automazione dei processi libera i professionisti che nelle aziende si occupano di contrattualistica dalle attività ripetitive e permette loro di utilizzare il tempo altrimenti impiegato nell’esecuzione manuale di quei compiti per concentrarsi su azioni di più alto valore. In fase di negoziazione e approvazione, inoltre, la digitalizzazione velocizza la stipula dei contratti consentendo di concludere un maggior numero di accordi, soprattutto nelle grandi aziende che, gestiscono migliaia di contratti. Con questo tipo di volumi una gestione manuale sarebbe impensabile; risparmiare tempo significa inoltre maggiore produttività aziendale. 

• Più controllo e riduzione del margine di errore. Con l’automazione sarà possibile realizzare contratti standard, gestire le firme, garantire il rispetto delle clausole e tenere traccia delle date di scadenza e di altre informazioni che potrebbero invece sfuggire al controllo umano, riducendo così gli errori manuali.  

• Più sicurezza e trasparenza. La gestione digitale dei contratti offre un livello di sicurezza più elevato rispetto a quella dei tradizionali documenti cartacei grazie all’uso di sistemi più rigorosi come la crittografia e l’autenticazione a più fattori, per proteggere i documenti archiviati da accessi non autorizzati e frodi e garantire una loro conservazione a norma. Anche gli smart contracts sono un esempio di sicurezza, trasparenza e immutabilità nel trasferimento di dati. 

• Certezza della conformità giuridica. L’uso di sistemi in grado di leggere e comprendere i contenuti normativi o verificare eventuali incongruenze procedurali e aggiornamenti in tempo reale garantisce la conformità alle norme vigenti. 

• Identificazione dei rischi e delle opportunità. Attraverso le attività di monitoraggio, gli strumenti di AI sono in grado di raccogliere enormi quantità di dati e analizzarli sulla base di specifici indicatori di performance (KPI), identificando rischi e opportunità legate ai contratti. 

Le sfide nella digitalizzazione del Contract Management

Le sfide poste dal processo di digitalizzazione della gestione dei contratti restano però ancora numerose.  

• Nonostante i numerosi benefici, molte aziende, in particolare le PMI, si dimostrano ancora resistenti all’adozione di tecnologie digitali. L’automazione dei processi di Contract Management richiede, infatti, competenze specifiche e un certo tempo di adattamento. Tuttavia, i software oggi disponibili sono molto semplici da integrare, senza contare che un’adeguata formazione del personale è un’ottima strategia per velocizzare l’integrazione dei nuovi strumenti e garantire che tutti siano in grado di utilizzarli efficacemente.​  

• Motivi di budget talvolta possono far sorgere delle perplessità, ma, una cattiva gestione dei contratti potrebbe costare alle aziende miliardi di euro all’anno. L’investimento in strumenti avanzati per la gestione dei contratti come i CMS si rivela dunque, da questo punto di vista, indispensabile per evitare ingenti perdite economiche. 

• Abituare i collaboratori a nuove modalità operative è la parte più complessa: in questa fase la formazione e l’assistenza continua tramite tutorial, guide e sessioni dedicate diventano cruciali per rassicurare il personale e vincere eventuali resistenze. È essenziale che la leadership aziendale supporti attivamente questo cambiamento, promuovendo una visione chiara e coinvolgendo tutti i livelli dell’organizzazione nel processo di trasformazione. 

• La gestione digitale dei contratti pone la questione della sicurezza dei dati e della conformità normativa. Per proteggere i dati sensibili e mantenere la fiducia dei clienti le aziende devono adottare misure adeguate e garantire il rispetto delle normative vigenti, come il GDPR, il regolamento europeo che dal 2016 disciplina la protezione dei dati personali per tutti gli studi che trattano dati sensibili nell’UE. 

Per affrontare con successo le sfide e le opportunità della digitalizzazione del Contract Management è essenziale quindi investire in formazione del personale e implementare l’uso di piattaforme collaborative o software come TeamSystem Contract Management 

Con questo innovativo servizio Cloud di gestione contratti, co-pilotato dall’intelligenza artificiale è possibile fare quanto segue. 

• Creare contratti in modo semplificato: accelera la creazione di contratti utilizzando modelli personalizzabili con clausole e condizioni specifiche, garantendo conformità legale e rapidità. 

• Collaborare in modo efficace: permette il lavoro di squadra e l’inclusione di ospiti esterni per la revisione e approvazione dei contratti, tutto in un ambiente sicuro e trasparente. 

• Ottimizzare il processo: semplifica la revisione e l’approvazione dei contratti, minimizzando il rischio di errori e migliorando il tracciamento delle modifiche. Consente inoltre l’invio di contratti per firma digitale, anche a distanza. 

• Archiviare in modo sicuro: organizza i contratti in un archivio centralizzato e strutturato, con diversi livelli di accesso per proteggere i dati, e invia i documenti in conservazione sostitutiva per mantenere il loro valore legale nel tempo.