Come creare una busta telematica per depositare un atto

Come funziona l’invio della busta telematica per depositare un atto? Come orientarsi tra jpg, pdf e cartelle compresse? In prima battuta l’ideale è avvalersi del supporto di un programma per deposito telematico, perfetto per gli avvocati e i professionisti forensi che devono depositare degli atti presso il Giudice di Pace, la Suprema Corte di Cassazione, il PCT e il PPT. Ma ci sono altre cose da sapere in merito al deposito telematico degli atti.

Ecco tutte le indicazioni, partendo dalle regole di come depositare un atto, fino ai formati, funzioni e peso degli allegati. Il tutto con i consigli finali di come ottimizzare i tempi dei procedimenti e come procedere a una conservazione PEC a norma!

Come creare la busta telematica per il deposito dell’atto

Secondo quanto espresso dalla normativa, l’atto telematico ha l’obbligo di essere depositato in formato digitale dal 30 giugno 2014. Si tratta di un obbligo che riguarda tutti gli atti e tutti gli Uffici giudiziari.

Il deposito dell’atto telematico deve però rispettare alcuni requisiti sanciti dal Provvedimento 18 luglio 2011, ovvero:

• Deve essere in formato PDF;
• Deve essere privo di elementi attivi (link, ipertesti);
• Deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale;
• Non deve avere restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti;
• Deve essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata;
• Deve avere la seguente estensione pdf.p7m;
• Deve essere corredato da un file .XML contenente le informazioni strutturate e le informazioni di iscrizione a ruolo, denominato DatiAtti.xml e sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Il file DatiAtto.xml permette al sistema di giustizia di acquisire automaticamente i dati del procedimento, evitando l’inserimento manuale da parte del Cancelliere. Tali dati saranno acquisiti dai sistemi informatici ministeriali e utilizzati per l’aggiornamento del fascicolo.

Sarà indispensabile dotarsi di un software per la redazione della busta telematica, alla fine della procedura di inserimento dei dati.

Come funziona il deposito telematico

Secondo quanto stabilito dal D.M. 44/2011 (arricchito dalle specifiche del provvedimento del 16/04/2014) il deposito di un atto telematico deve avvenire tramite PEC, inviata all’ufficio giudiziario da parte dei soggetti abilitati.

Tali soggetti, quindi avvocati o consulenti tecnici, devono creare una busta telematica in formato .enc e inviarla tramite specifico software all’Ufficio Giudiziario. All’interno di questa busta sono contenuti tutti i dati dell’atto, compresi gli allegati.

Gli allegati della busta telematica: formati, funzioni e peso

Una volta redatto l’atto da depositare sarà necessario allegare una serie di documenti obbligatori e facoltativi che prendono il nome di: allegati obbligatori e allegati semplici.

• Allegati obbligatori: variano a seconda della tipologia dell’atto da depositare. Sono uguali agli allegati cartacei, depositati normalmente assieme agli atti difensivi.
• Allegati semplici: sono gli allegati come la messa in mora o l’estratto delle scritture contabili.

I formati consentiti per gli allegati, sia obbligatori che semplici, sono riportati nella seguente tabella.