Cosa devi sapere sul preavviso di fattura
Il preavviso di fattura e la parcella proforma sono due documenti che vengono utilizzati in ambito commerciale e professionale per comunicare al cliente il costo di un prodotto o servizio. In particolare, il preavviso di fattura è un documento informativo, mentre la parcella proforma è un documento contrattuale.
Quotidianamente, diversi professionisti come Avvocati, Commercialistici, Geometri o Architetti) utilizzano questi strumenti per sollecitare il cliente al pagamento di una prestazione, e contemporaneamente per evitare di pagare l’IVA a seguito dell’emissione della parcella.
Vediamo quindi, con gli esperti TeamSystem, come deve essere redatto un preavviso di fattura o una parcella proforma, e quali sono gli strumenti telematici che possono aiutare i professionisti in queste operazioni.
Cos’è il preavviso di fattura
Il preavviso di fattura è un documento che viene utilizzato per comunicare al cliente il costo di un prodotto o servizio prima dell’emissione della fattura definitiva. Il preavviso di fattura non ha valore fiscale, ma ha una funzione informativa.
Il preavviso di fattura deve contenere le seguenti informazioni:
- Ragione sociale e partita IVA del fornitore e del cliente;
- Data di emissione;
- Descrizione del servizio o prodotto fornito;
- Quantità;
- Prezzo unitario;
- Importo totale;
- IVA applicata;
- Termini di pagamento.
Il preavviso di fattura può essere redatto in forma libera, ma è consigliabile seguire un modello standard per garantire la chiarezza e la completezza delle informazioni.
Differenza tra preavviso di fattura e parcella proforma
La principale differenza tra preavviso di fattura e parcella proforma è che il preavviso di fattura è un documento informativo, mentre la parcella proforma è un documento contrattuale.
Il preavviso di fattura non ha valore fiscale e non è obbligatorio. Il suo scopo è quello di informare il cliente del costo di un prodotto o servizio prima dell’emissione della fattura definitiva.
La parcella proforma, invece, ha valore fiscale e ha la stessa validità di una fattura, e viene utilizzata quando il pagamento del prodotto o servizio viene effettuato in anticipo. Per questo, il documento deve essere emesso in conformità alle disposizioni del Codice civile e del D.P.R. n. 633/1972.
Come redigere un preavviso di fattura
Il preavviso di fattura deve essere redatto in forma chiara e sintetica. Le informazioni devono essere riportate in modo ordinato e logico.
Generalmente, il professionista redige questo tipo di documento prima dell’emissione della fattura fiscale in formato digitale. Al suo interno devono essere presenti tutti i riferimenti della prestazione professionale che è stata prestata e le informazioni di pagamento.
Il seguente è un modello facsimile di preavviso di fattura:
- Intestazione
[Nome e ragione sociale del fornitore] [Indirizzo del fornitore] [Partita IVA del fornitore]
- Destinatario
[Nome e ragione sociale del cliente] [Indirizzo del cliente] [Partita IVA del cliente]
- Data
[Data di emissione del preavviso di fattura]
- Descrizione del prodotto o servizio
[Descrizione dettagliata del prodotto o servizio]
- Quantità
[Quantità del prodotto o servizio]
- Prezzo unitario
[Prezzo unitario del prodotto o servizio]
- IVA
[Aliquota IVA applicata]
- Importo totale
[Importo totale del prodotto o servizio]
- Note
[Eventuali note aggiuntive]
- Firma
[Firma del fornitore]
Parcella Proforma: quando e come utilizzarla
La parcella proforma viene utilizzata quando il pagamento del prodotto o servizio viene effettuato in anticipo. La parcella proforma ha lo stesso valore fiscale di una fattura e deve essere redatta in conformità alle normative vigenti.
La parcella proforma deve contenere le seguenti informazioni:
- I dati identificativi del fornitore e del cliente
- La descrizione del prodotto o servizio
- La quantità e il prezzo unitario del prodotto o servizio
- L’IVA applicata
- L’importo totale
- La data di emissione
- La data di scadenza del pagamento
Aspetti legali e fiscali da considerare
Il preavviso di fattura e la parcella proforma sono documenti che possono avere importanti implicazioni legali e fiscali. È quindi importante prestare attenzione alla loro compilazione e alla loro corretta emissione.
In particolare, il preavviso di fattura non ha valore fiscale, ma può essere utilizzato come prova in caso di controversia. La parcella proforma, invece, ha valore fiscale e deve essere redatta in conformità alle normative vigenti; non solo, va conservata per almeno 10 anni in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.
In caso di dubbi, è sempre consigliabile affidarsi a un software specifico come Netlex in Cloud, lo studio legale telematico in Cloud per le esigenze degli avvocati e degli studi legali. Netlex in Cloud è una piattaforma di servizi legali che consente di redigere e gestire in modo semplice e veloce preavvisi di fattura e parcelle proforma.
Il software offre una serie di funzionalità che semplificano la compilazione dei documenti, tra cui:
- Guida alla compilazione, che fornisce istruzioni passo passo per la compilazione dei documenti;
- Anteprima del documento, che consente di visualizzare il documento prima di emettere;
- Archiviazione e condivisione dei documenti, che consente di archiviare i documenti in modo sicuro e di condividerli con il cliente.
Grazie all’infrastruttura Cloud è possibile accedere ai propri dati e depositare da qualsiasi dispositivo connesso alla rete. I dati sono protetti con tecnologie all’avanguardia all’interno di moderni data center, che garantiscono la continuità del servizio. In più, interfaccia grafica consente un facile apprendimento del software con un reparto di tecnici qualificati a completa disposizione.
