AI nel Contract Management: come semplificare la gestione dei contratti
Per minimizzare il rischio di errori, ottimizzare processi e risorse e risparmiare tempo, piccole e medie aziende si affidano ormai da tempo al Contract Management. La gestione dei contratti si può effettuare anche servendosi dell’intelligenza artificiale. Vediamo in che modo l’uso dell’AI nella gestione dei contratti contribuisce a migliorarne l’efficienza.
Contract Management: cos’è e quali vantaggi offre
Il Contract Management è un processo aziendale di gestione dei contratti che segue ogni fase del processo, dalla stesura alla sottoscrizione. L’obiettivo è quello di massimizzare le performance operative, coinvolgendo fasi come la creazione, l’esecuzione e l’analisi dei contratti. Il Contract Management si rivela uno strumento utile per amministrare i contratti in modo ordinato ed efficace.
Un contratto è ciò che definisce il rapporto tra l’azienda e un altro soggetto: fornitori, collaboratori, clienti, banche, dipendenti. L’obiettivo del Contract Management è quindi quello di ridurre il rischio finanziario derivante dalla sottoscrizione di un accordo, verificando la conformità alle norme giuridiche e includendo gli aspetti legali.
Affidarsi al Contract Management permette all’azienda di monitorare puntualmente il raggiungimento degli obiettivi previsti, di evitare possibili controversie e di ottenere una maggiore e più redditizia collaborazione con i fornitori. Inoltre, la gestione dei contratti si rivela utile anche per individuare opportunità di rinegoziazione, per definire gli adattamenti dei contratti in base alle variazioni di mercato e per valutare rischi e prestazioni dei soggetti coinvolti.
AI-Contract Management: in cosa consiste
Le tecnologie AI sono oggi ampiamente utilizzate nelle aziende di medie e grandi dimensioni. Il Contract Management unito all’intelligenza artificiale consente di superare gli antiquati sistemi di gestione e archiviazione dei contratti. La gestione dei contratti con l’AI consente di creare, archiviare, modificare, recuperare, analizzare, indicizzare, negoziare e approvare i contratti in maniera agevole.
L’AI viene sfruttata in particolare per leggere e analizzare automaticamente i testi dei contratti. Come? Tra le tecnologie più diffuse e utilizzate ci sono i sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri (ROC o ORC, optical character recognition, per il suo acronimo inglese), ovvero il campo di ricerca della visione artificiale e del riconoscimento di pattern legati al riconoscimento delle immagini. Sfruttando i sistemi ROC è possibile ottenere un file di testo partendo da immagini contenenti informazioni scritte: avendo più contratti, l’analisi automatica permette di identificare la tipologia del contratto, di riconoscere le clausole e di individuare gli elementi principali del contratto.
Contract Management e analisi predittiva
Come noto, l’analisi predittiva consiste nel ricorso a dati, algoritmi e tecniche di machine learning per individuare le probabilità di risultati futuri in base a dati storici. Anche in quest’area, l’intelligenza artificiale sta migliorando il Contract Management. Servendosi di algoritmi avanzati, infatti, l’analisi predittiva è in grado di esaminare i dati dei contratti per individuare modelli e tendenze. In questo modo le aziende possono anticipare eventuali problemi e migliorare la gestione del rischio contrattuale.
Tramite l’analisi predittiva un’impresa può, ad esempio, individuare i fornitori che hanno più elevate probabilità di violare i termini contrattuali e quelli con i quali possono incorrere in problemi. Avendo accesso anticipato a queste informazioni, si possono così adottare delle misure preventive, come: la rinegoziazione anticipata o la richiesta di una verifica più approfondita durante lo screening dei fornitori. L’analisi predittiva consente, quindi, di anticipare i rischi e di ridurre i potenziali impatti negativi sui risultati.
Contract Management e AI: esempi
Stesura, negoziazione, approvazione, stipula, monitoraggio e rinnovi. Le piattaforme basate sull’intelligenza artificiale possono semplificare la gestione dei contratti in ciascuna di queste fasi. Ad esempio, possono generare delle bozze di contratti usando dati predefiniti e riducendo il tempo necessario per creare gli stessi, nonché minimizzando gli errori che si rischia di commettere con i processi manuali. L’AI permette anche di evidenziare le clausole critiche, garantendo così la conformità normativa ed eliminando i problemi legali. Possono essere, inoltre, automatizzate la pianificazione delle scadenze e il monitoraggio delle performance (audit e reporting). L’AI analizza i dati presentando degli indicatori di performance (KPI) e identificando rischi e opportunità legate ai contratti.
Gestione dei contratti e AI: i vantaggi
L’automazione è ormai un elemento fondamentale per ottimizzare la gestione dei contratti grazie all’intelligenza artificiale. Questo perché permette alle aziende di risparmiare tempo e di ridurre gli errori manuali. I sistemi basati sull’AI riescono ad automatizzare la realizzazione di contratti standard, a gestire le firme, a garantire il rispetto delle clausole e a monitorare in modo automatico le scadenze.
L’automazione riduce quindi il carico di lavoro manuale, fornisce una visione dei rischi associati ai contratti e permette alle aziende di ottimizzare le proprie strategie.
Le soluzioni di Contract Management incentrate sull’AI semplificano le attività più laboriose e il ciclo di vita dei contratti, rivelandosi una soluzione win-win per le aziende e i loro partner.
Per offrire ai propri clienti soluzioni per una più efficace gestione dei contratti, un minor rischio e una maggiore compliance, è consigliato affidarsi a un software in cloud come quello di TeamSystem: una soluzione modulare, affidabile e configurabile in base alle funzionalità necessarie alla tua azienda.
