Il contract management

Con il termine Contract Management si indicano generalmente tutte le misure messe in atto al fine di comprendere, interpretare ed eseguire il contratto nell’interesse di una determinata impresa. In tale contesto si può inserire in maniera proficua il contract management, inteso come processo volto ad una gestione standardizzata dei contratti aziendali; si noti: standardizzata e non automatizzata, il che vuol dire che l’elemento umano è sempre presente ma viene guidato da alcune direttrici predeterminate.

Il Contract Management racchiude quindi numerose nozioni e sfaccettature, anche di difficile gestione da parte dei professionisti forensi in caso di controversia, motivo per il quale è sempre opportuno avvalersi di un software gestione contenzioso.

I vantaggi del contract management as a service

Come noto ai sensi dell’art. 1321 c.c. il contratto è l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale; si tratta dunque dello strumento fondamentale che regola la vita economica di un’impresa o di un’attività professionale. E anzi è una banale considerazione quella secondo cui è proprio il susseguirsi delle relazioni contrattuali a determinare la vita di un ente economico (impresa o professionista che sia).

In tale contesto si può inserire in maniera proficua il contract management, inteso come processo volto ad una gestione standardizzata dei contratti aziendali; si noti: standardizzata e non automatizzata, il che vuol dire che l’elemento umano è sempre presente ma viene guidato da alcune direttrici predeterminate.

Si può dunque ipotizzare un percorso che inizi dalla fase precontrattuale e categorizzi alcuni parametri in grado di accompagnare l’impresa nella scelta del contraente, come le garanzie e la solvibilità che questa possa offrire (elementi fondamentali in un contratto di fornitura) o le competenze tecniche in suo possesso, magari legate al possesso di specifiche certificazioni (a loro volta essenziali laddove si debbano effettuare lavorazioni di una certa qualità). In tale scenario, la mancata rispondenza ai criteri meritocratici sopra esaminati può costituire causa di esclusione dell’aspirante contraente.

Come rendere smart il contract management

Effettuata la scelta della controparte contrattuale, il processo di contract management deve senz’altro prevedere percorsi predeterminati per la fase di stipula del sinallagma; percorsi che prevedano:

• modelli standard di testi contrattuali in grado di predeterminare i bisogni dell’impresa;
• una identificazione degli SLA che si ritiene debbano essere proposti;
• le modalità concrete di stipula, che contemplino la possibilità di utilizzare firme elettroniche e strumenti di recapito elettronico.

Successivamente alla stipula del contratto si entra nella fase più critica, ove il processo in esame può esplicare al meglio le sue potenzialità, che è quella della esecuzione del sinallagma.

In questa fase è bene vengano predeterminati veri e propri automatismi, che ad esempio consentano l’applicazione di penali per il mancato rispetto degli SLA, o che misurino l’efficacia e tempestività della prestazione.

In questo contesto ben possono essere inseriti elementi che spesso vengono identificati come smart contract ma che più propriamente possono essere inquadrati nella logica dell’ITTTH (if this than that), ovvero nella logica del software che presidia la fase esecutiva del contratto e che è in grado di far scaturire elementi predeterminati a seguito dell’accadimento di determinati fatti (l’esempio più classico in tal senso è l’aumento del premio della polizza nel caso in cui si subiscano sinistri nell’annualità precedente). Elementi che, tra l’altro, non debbono essere per forza intesi come penalizzazioni ma che possono anche avere carattere premiale e che consentono ad esempio di agganciare la redditività della prestazione alla puntualità nell’adempimento.

Contract management audit: come funziona

La fase esecutiva ben si presta inoltre ad approfondite attività di auditing e reporting in modo da avere un indice di misura sempre aggiornato dell’andamento della relazione contrattuale.

Il complesso delle attività di contract management consente altre attività cruciali per l’azienda, come ad esempio la valutazione della performance che può operare in una duplice direzione:

• valutare se una determinata prestazione sia meritevole di rinnovo, naturalmente ove d’interesse per l’azienda;
• evitare di dover affrontare un lungo contenzioso laddove invece la relazione non prosegua per il verso giusto e possa portare all’inadempimento o all’accumularsi di situazioni debitorie difficili da risolvere anche in via giudiziale.

All’esito di questa disamina sintetica appare evidente come l’attività di contract management costituisca una funzione essenziale nella gestione amministrativa dell’impresa e dell’attività professionale e come possa coinvolgere diverse figure, che vanno dall’esperto di questioni legali (esempio, un legale interno), al dipendente dotato di esperienza in economia aziendale e finanche all’analista interna.

Si prefigura in sostanza una vera e propria organizzazione, un team interno in grado di sovraintendere alla vita contrattuale dell’ente economico e, in ultima analisi, in grado di incidere profondamente sulla vita aziendale di quest’ultimo.