Come il Contract Lifecycle Management aumenta il valore della tua azienda

La gestione del ciclo di vita dei contratti, in inglese Contract Lifecycle Management (CLM) rappresenta un aspetto cruciale della vita aziendale. Consente, infatti, di gestire i contratti in tutte le loro fasi dall’elaborazione alla negoziazione, all’esecuzione, alla conclusione e al rinnovo. L’obiettivo principale del CLM è massimizzare il valore dei contratti, migliorare la trasparenza e garantire una gestione più sicura ed efficiente. La rivoluzione digitale in corso sta radicalmente cambiando il volto della gestione dei contratti che oggi può contare sull’applicazione di tecnologie sempre più avanzate, con un impatto significativo sulle aziende.

La rivoluzione del Contract Lifecycle Automation

L’automazione del CLM, resa possibile dall’impiego di strumenti innovativi e software specifici, è ormai un valore aggiunto perché consente alle aziende di ottimizzare e snellire la gestione contrattuale in tutte le sue fasi di creazione, negoziazione, aggiudicazione ed esecuzione, monitoraggio e chiusura o rinnovo.

Scopriamo come.

• Tempi più rapidi. I contratti vengono creati e approvati più rapidamente. L’automazione dei flussi di lavoro come l’archiviazione digitale dei dati in repository centrale consente di accelerare la loro firma ed elaborazione, mentre sistemi di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) consentono di ottenere rapidamente file di testo partendo da immagini contenenti informazioni scritte. L’impiego di piattaforme ad hoc come i Contract Management System (CMS) è inoltre in grado di generare bozze di contratti a partire da dati e modelli predefiniti, isolare informazioni essenziali durante la negoziazione, utilizzare in fase di sottoscrizione lo strumento della firma elettronica (firma a distanza a norma di legge) e provvedere alla loro archiviazione/conservazione a norma.
• Gestione centralizzata. Una piattaforma unica per firmare, condividere, modificare e archiviare a norma di legge i documenti contrattuali. Ogni atto o aggiornamento sarà sempre accessibile.
• Certezza della conformità normativa. L’automazione garantisce che tutti i contratti rispettino le normative vigenti. Le soluzioni in Cloud oggi disponibili sfruttano al massimo le potenzialità dell’Intelligenza Artificiale, che fornisce strumenti di analisi sofisticati: l’AI può per esempio ricercare, leggere e comprendere i vari contenuti normativi, verificare eventuali incongruenze procedurali, rilevare aggiornamenti in tempo reale, identificare schemi e suggerire clausole adeguate.
• Monitoraggio in tempo reale. Grazie a piattaforme interattive e sistemi di reportistica avanzata, un’azienda può controllare lo stato dei contratti attivi in qualsiasi momento e intervenire prontamente in caso di problemi. Strumenti di monitoraggio e reporting permettono di misurare la performance dei contratti e identificare criticità e aree da migliorare. Sarà possibile, ad esempio, tenere traccia delle scadenze per evitare penali o mancati rinnovi, verificare il rispetto degli obblighi contrattuali da parte delle controparti, misurare le prestazioni contrattuali rispetto agli obiettivi aziendali.
• Meno rischi e più sicurezza. L’automazione può limitare gli errori, fornendo un servizio affidabile ed efficiente. La gestione digitale dei contratti offre un livello di sicurezza più elevato rispetto a quella dei tradizionali documenti cartacei grazie all’uso di sistemi più rigorosi, come la crittografia e l’autenticazione a più fattori, per proteggere i documenti archiviati da accessi non autorizzati e frodi, e garantire una loro conservazione a norma. Un esempio di sicurezza, trasparenza e immutabilità nel trasferimento di dati è rappresentato dagli smart contracts, software o protocolli informatici che facilitano, verificano e fanno rispettare l’esecuzione di un accordo tra due parti. Si tratta di accordi digitali memorizzati ed eseguiti automaticamente mediante un insieme di regole al verificarsi di determinate condizioni. I codici informatici su cui si basano gli smart contracts sono progettati per essere eseguiti solo nel momento in cui si verifica un certo evento; se le condizioni non vengono soddisfatte il contratto non verrà eseguito. La logica è quella dell’“if-then”: “se si verifica la condizione X, allora deve essere eseguita l’istruzione Y”.
• Riduzione dei costi. L’automatizzazione del CLM non solo riduce le inefficienze, ma contribuisce a ridurre le spese operative generando un risparmio sui costi.

TeamSystem Enterprise Legal rappresenta un alleato prezioso per gestire in maniera più efficace l’intero ciclo vita dei contratti in azienda e negli studi legali. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in cloud e accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, permette di:

• gestire gli accordi, monitorare le attività e accelerare il flusso di lavoro dei contratti in tutte le sue fasi;
• gestire il contenzioso in maniera semplice e veloce grazie alle funzionalità per automatizzare e accelerare il lavoro quotidiano in azienda;
• definire i diversi step di approvazione di un contratto e mantenere sotto controllo lo stato di avanzamento e le azioni svolte da ogni utente;
• gestire i flussi di lavoro di ogni singolo professionista tenendo traccia delle scadenze e dei vari documenti attraverso un unico applicativo.