Come garantire la conformità legale nel Contract Management

Nel complesso panorama del Contract Management la compliance alle normative è un aspetto fondamentale. Garantire la conformità legale e la sicurezza dei dati, infatti, ricopre un ruolo di primaria importanza se si vogliono evitare sanzioni, rischi reputazionali e mantenere la fiducia dei clienti. Per questo gli studi professionali devono adottare una serie di pratiche necessarie, ad esempio, a proteggere i dati sensibili dei contratti, assicurare il rispetto delle normative sulla privacy, implementare misure di sicurezza avanzate e gestire i rischi associati alla violazione dei dati.  

Strategie per la sicurezza dati dei contratti

La gestione digitale dei contratti e l’uso di piattaforme di Contract Management rendono le informazioni accessibili a tutti i soggetti coinvolti. La circolazione e l’archiviazione di dati sensibili, ovvero tutte le informazioni personali (nomi, indirizzi, numeri di telefono, dati anagrafici e fiscali) e finanziarie dei clienti, pone quindi un evidente problema di sicurezza. La protezione e la sicurezza dei dati diventa quindi un’esigenza imprescindibile per ogni azienda o studio professionale, che dovrà adottare le misure più adeguate per prevenire accessi non autorizzati, furti di dati o violazioni. 

A livello europeo la protezione dei dati è disciplinata dal GDPR sulla base di principi di privacy come legalità, equità, trasparenza, limitazione delle finalità, precisione, integrità e riservatezza, responsabilità. È questo il regolamento a cui dal 2016 devono attenersi tutti gli studi che trattano dati sensibili nell’UE.  

Uno dei nodi cruciali è in questo caso l’archiviazione a norma dei contratti. Oltre alle regole base che disciplinano l’archiviazione classica (l’integrità dei documenti, la rintracciabilità in tempi rapidi, la catalogazione specifica e tracciata, l’aggiornamento dei dati e degli aspetti importanti a livello legale), la conservazione digitale a norma deve rispettare i principi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità; in questo caso la soluzione migliore per la sicurezza dei dati è quella di ricorrere a software in cloud, dove il servizio di archiviazione viene affidato a provider esterni, che hanno la responsabilità di conservare a norma i vari contenuti inviati e di proteggerli secondo i più alti standard di sicurezza.  

I contratti vengono archiviati su un server sicuro situato all’interno dell’UE e sono protetti da una connessione crittografata, in grado cioè di rendere illeggibili i dati in caso di furto o accesso non autorizzato. Per proteggere ulteriormente i documenti da attacchi informatici, inoltre, solo determinate persone avranno l’autorizzazione per accedervi. 

Per prevenire possibili violazioni ogni azienda dovrebbe: 

• aggiornare regolarmente i software di sicurezza per proteggere i sistemi da vulnerabilità; 

• dotarsi di sistemi di backup e ripristino che permettano di recuperare i dati nel caso si verifichino danni o perdite; 

• monitorare i sistemi e le reti per rilevare eventuali attività sospette o anomalie; 

• identificare le infrastrutture più sensibili e dotarsi degli strumenti necessari per proteggerli come antivirus e antimalware; 

• formare e sensibilizzare adeguatamente dipendenti e collaboratori sui rischi informatici e sulle migliori pratiche per la protezione dei dati, così da renderli consapevoli delle minacce, delle norme e delle buone pratiche in materia. 

Strategie per la conformità legale

In Italia la maggior parte delle norme relative ai documenti informatici sono quello previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD); mentre a livello europeo la normativa chiave è rappresentata dal Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature).  

L’implementazione di un solido sistema di Contract Management conforme alle normative vigenti è fondamentale per minimizzare i rischi di immagine e tutelare l’azienda da potenziali sanzioni.  

Alcune strategie chiave per la conformità legale.

• Identificazione e valutazione dei requisiti legali. Le aziende devono conoscere e comprendere le leggi e i regolamenti applicabili ai loro contratti, sia a livello nazionale che internazionale. 

• Redazione di contratti conformi. I modelli di contratto devono essere conformi a tutte le leggi e le normative pertinenti, garantendo i termini e le obbligazioni tra le parti coinvolte. Questo prevederà la raccolta di informazioni e la comprensione delle esigenze e delle richieste di ogni parte. Dopo aver verificato le specifiche condizioni del contratto è importante assicurarsi che tutte le parti siano d’accordo sulle condizioni definite per evitare spiacevoli sorprese dopo la firma del contratto. 

• Gestione della firma a distanza o elettronica. La firma rappresenta l’elemento principale della sottoscrizione di un contratto. Gestire uno strumento simile in un ambiente digitale come quello del Contract Management richiede soluzioni IT avanzate ed estremamente rigorose.  

• Revisione dei contratti. Questo tipo di operazione garantisce che entrambe le parti vedano protetti i loro interessi e che tutti i contratti siano sottoposti ad approvazione prima della loro firma. L’obiettivo della revisione è quello di rilevare eventuali errori, garantire che il contratto sia conforme alle esigenze delle due parti e non contenga clausole sfavorevoli per una delle parti. 

• Monitoraggio e supervisione delle procedure e degli accordi contrattuali per ottimizzare l’efficacia del Contract Management.  

Gestione dei rischi

La violazione della privacy e la perdita dei dati possono avere conseguenze molto gravi per le aziende o gli studi professionali, causando danni economici e reputazionali, intaccando la fiducia del cliente e danneggiando l’immagine dello studio. Violare le norme sulla privacy inoltre comporta la possibilità di incorrere in gravi azioni legali e di dover pagare multe elevate. 

Per gestire quindi efficacemente i rischi associati alle violazioni dei dati, è fondamentale adottare pratiche efficaci per individuare i fattori di rischio, adottare azioni di “mitigazione” e proteggere i propri data base. Per questo, oltre a identificare e valutare i potenziali rischi di violazione dei dati associati ai contratti o a implementare misure di sicurezza adeguate (crittografia, controllo degli accessi, etc.), è importante ad esempio prevedere un piano di risposta agli incidenti, capace di minimizzare i danni.  

L’intero processo di Contract Mangement non può prescindere però dall’adozione di software specifici per semplificare i vari passaggi di compliance. Un esempio è Contract Management di TeamSystem, un software per la gestione dei contratti ideale per ridurre il rischio di non conformità. La piattaforma è in grado di gestire tutte le fasi del Contract Management e permette di monitorare le attività e accelerare il flusso di lavoro dei contratti in tutta l’organizzazione. 

Veloce, semplice e intuitivo consente di definire i diversi step di approvazione di un contratto, mantenerne sotto controllo lo stato di avanzamento o monitorare le azioni di ciascun utente.