Change management nello studio legale: cosa sapere e a cosa fare attenzione

Il change management, ovvero la capacità di gestire il cambiamento organizzativo, è una competenza fondamentale all’interno di uno studio legale. In uno scenario di mercato in così rapida evoluzione, dove la professione come la abbiamo sempre conosciuta sta lasciando spazio a nuove dinamiche, la gestione sapiente del cambiamento è una priorità per ogni studio.

Lo studio legale è chiamato oggi a confrontarsi con le sfide della digitalizzazione, della globalizzazione, della diversificazione dei bisogni dei clienti: nuove sfida, ma anche nuove opportunità. Cosa bisogna sapere, dunque, per poter gestire e non subire il cambiamento? Quali competenze è utile avere in studio, per poter sfruttare al meglio le opportunità, anche tecnologiche, a cominciare dall’Intelligenza Artificiale? Il change management è un tema estremamente importante, ma anche complesso, che pochi professionisti conoscono, semplicemente perché non rientra nel relativo bagaglio culturale. La conseguenza è affrontare questo cambiamento senza gli strumenti giusti, un po’ come mettersi in mare in navigazione senza una carta nautica e senza una preparazione adeguata; il rischio è di essere trasportati dalla corrente e di non avere mai in mano il timone. Cerchiamo, allora, di fissare alcuni punti-chiave su come è utile e necessario gestire il cambiamento, perché non diventi un’onda che travolge lo studio, bensì una opportunità per nuovo business e una nuova organizzazione.

Change management nello studio legale

Change management è il processo attraverso cui si pianificano, implementano e consolidano cambiamenti all’interno dello studio, che possono riguardare diversi ambiti: dai processi di lavoro alle tecnologie utilizzate, passando per la cultura delle persone, fino al modello di business. Il change management, o gestione del cambiamento, diventa quindi un aspetto cruciale per la sopravvivenza e il successo di uno studio legale nel tempo. Change management è quel processo sistematico che permette di guidare e supportare le persone attraverso il cambiamento. Coinvolge la pianificazione, l’implementazione, il monitoraggio e la valutazione delle iniziative di cambiamento. Di seguito ci concentreremo sulle dinamiche del change management specifiche per gli studi legali, cercando di fornire spunti su cosa sapere e a quali aspetti prestare maggiore attenzione.

Perché la necessita di gestire il cambiamento in uno studio legale?

Il settore legale e, di conseguenza, lo studio professionale, non è certo immune alle sfide imposte dall’avanzamento tecnologico, dalle nuove regolamentazioni, dalla crescente concorrenza e dalle mutevoli esigenze dei clienti. Già prima della pandemia il cambiamento nel settore era palpabile; la pandemia ha fatto da catalizzatore, accelerando il processo e la tecnologia dell’ultimo anno (in particolare l’introduzione dell’Intelligenza Artificiale) sta ulteriormente spingendo il settore verso cambiamenti epocali. Cambiare, dunque, diventa una necessità per rimanere competitivi, migliorare l’efficienza e garantire la massima soddisfazione del cliente. D’altronde il cambiamento è un fattore naturale, sta poi a ciascuno saper trasformare quel cambiamento in un miglioramento e non subirlo arroccandosi su posizioni di difesa. Cambiare, però non basta: bisogna saper gestire strategicamente il cambiamento. In un contesto tradizionalmente conservatore, come è stato fino ad oggi quello degli studi legali, la gestione del cambiamento è una sfida ancora più ardua, perché si scontra più che in altri settori, con abitudini, tradizioni, difficoltà nell’utilizzo della tecnologia.

Il primo passo nel processo di change management consiste nell’identificare le aree che necessitano di un aggiornamento o di una revisione. Questo può includere l’adozione di nuove tecnologie, come software per la gestione delle attività o piattaforme di comunicazione con i clienti, l’aggiornamento delle pratiche lavorative, o la riorganizzazione interna. Ascoltare il feedback dei collaboratori e dei clienti può fornire preziosi spunti su dove e come intervenire.

Uno dei maggiori ostacoli nella gestione del cambiamento è la resistenza da parte dei membri dello studio. Tradizione e abitudine possono essere forti deterrenti all’adozione di nuove pratiche. È fondamentale comunicare chiaramente i benefici del cambiamento, coinvolgendo attivamente il team nel processo decisionale e nella pianificazione. La formazione a supporto può aiutare a mitigare le paure e a superare lo scetticismo.

Il change management nello studio legale

A prescindere dalle dimensioni di uno studio legale e dal tipo di organizzazione il cambiamento è un tema che coinvolge tutti, nessuno escluso: studi c.d. “boutique” di città o di provincia, Law Firm internazionali, studi individuali e studi associati, reti professionali e società tra professionisti. Il cambiamento, potremmo dire, è forse uno dei fattori più democratici, come il tempo: coinvolge tutti. Vediamo, dunque, le principali situazioni in cui entra in gioco la necessità di gestire efficacemente e consapevolmente il cambiamento in studio, in quanto lasciarlo andare senza gestione può diventare pericoloso per la sopravvivenza stessa dello studio:

• L’introduzione di nuove tecnologie: l’introduzione di software gestionali, piattaforme digitali, intelligenza artificiale, blockchain, chatbot, digitalizzazione, incide molto sull’organizzazione dello studio; va gestita, pertanto, con cura e costanza, con le idee chiare sugli scopi per cui ciascuna scelta viene compiuta e come il tutto si armonizzi in un progetto completo. Spesso, invece, queste scelte sono fatte in modo estemporaneo, casuale e reattivo (la c.d. scelta tampone).
• La revisione dei modelli organizzativi: gli studi hanno sempre più necessità di avere una leadership, una governance, una organizzazione del lavoro e delle persone in modo che tutto funzioni in modo performante; lo studio è una azienda e come tale deve curare la propria organizzazione interna, come la struttura gerarchica, le funzioni, i ruoli, le responsabilità, le competenze, le policy di comportamento, il codice etico, lo statuto etc.
• L’adattamento alle normative e ai regolamenti in continua evoluzione (compliance): la normativa diventa sempre più capillare e specialistica, a cominciare dalla tutela della privacy dei clienti, alle norme sull’antiriciclaggio, alle disposizioni deontologiche, a tutte le regolamentazioni che rientrano nel concetto di compliance per lo studio, tra cui le tematiche ESG (Environmental Social Governance), gender equality, inclusività etc.
• L’innovazione dei servizi offerti ai clienti: il cliente è sempre più abituato ad avere tutto e subito, ad essere messo al centro, a cambiare se non è soddisfatto. La c.d. “customer experience” è diventata centrale e sapersi diversificare nell’offerta, avere competenze specialistiche, essere tempestivi, concorrenziali con il pricing, saper personalizzare le soluzioni e avere un approccio più consulenziale e meno giudiziale è oggi fondamentale.
• Lo sviluppo delle risorse umane: i nuovi ingressi in studio sono i giovani neolaureati; questi ragazzi appartengono alla Gen Z; questa e la generazione precedente, la Gen. Y (Millenials) hanno una cultura del lavoro molto diversa dalle altre generazioni. Smart working, well being, flessibilità, inclusività, meritocrazia sono solo alcuni tratti delle nuove generazioni. È necessario che lo studio sappia attrarre i giovani (c.d. talent attraction), sappia fidelizzarli (c.d. talen retention), creando piani di crescita, incentivi formativi, coinvolgimento e comunicazione efficace. Quanti studi legali sanno farlo? Quanti sono disposti a farlo?

Change management in studio: quali vantaggi

Il change management è dunque importante – potremmo dire “vitale” – per lo studio legale, perché consente allo studio di ottenere una serie di vantaggi spesso trascurati, in quanto si è concentrati solo a gestire il presente e a non investire lungimirantemente sul futuro.

Vediamo quali vantaggi possiamo ottenere da una gestione strategica del cambiamento:

• Migliorare la qualità e l’efficienza del lavoro, grazie all’utilizzo di strumenti e metodologie più moderne e adeguate ai tempi e alle esigenze dei clienti e dello studio.
• Aumentare la competitività e la reputazione sul mercato, grazie alla capacità di differenziarsi e di soddisfare le esigenze dei clienti con qualità e tempestività.
• Coinvolgere e fidelizzare i clienti, grazie alla creazione di rapporti di fiducia e di valore aggiunto, basati sulla trasparenza, sulla collaborazione e sull’orientamento al risultato, che le tecnologie possono favorire.
• Maggior soddisfazione e motivazione dei collaboratori, grazie alla creazione di un ambiente di lavoro più stimolante, innovativo e inclusivo, dove le persone possono esprimere il proprio potenziale e sentirsi parte di un progetto comune.

Change management in studio: a cosa fare attenzione

Il change management in uno studio legale non è un processo facile e lineare: richiede una visione chiara, una pianificazione accurata e una gestione efficace. Alcuni dei principali ostacoli e criticità che possono emergere possiamo riassumerli in questo breve elenco:

• La resistenza al cambiamento, sia da parte dei clienti che dei collaboratori, dovuta alla paura di perdere le abitudini, le competenze, il controllo o la sicurezza.
• La mancanza di comunicazione, sia interna che esterna, che può generare confusione, incomprensione, conflitti o disallineamenti tra le aspettative e i risultati.
• La scarsa partecipazione, sia da parte dei titolari che delle persone, che può compromettere l’adesione, l’impegno e la responsabilizzazione delle persone coinvolte nel processo di cambiamento.
• La mancanza di valutazione, sia in termini di monitoraggio che di feedback, che può impedire di verificare l’efficacia, l’efficienza e l’impatto del cambiamento e di apportare le eventuali correzioni necessarie.

Le best practice del change management nello studio legale

Siamo giunti, infine, a chiederci: dunque che fare? Quali regole seguire? Come procedere?

Ho provato a sintetizzare quelle che vengono definite le best practice, cioè le buone regole da seguire per poter gestire con strategia ed efficacia il cambiamento in studio in ogni suo aspetto, dalla gestione delle persone, all’introduzione di nuove soluzioni tecnologiche, all’offerta di nuova consulenza.

Per affrontare con successo i cambiamenti in studio, è opportuno:

• Definire una visione strategica e condivisa del cambiamento, che illustri i benefici, gli obiettivi, le tappe e le risorse necessarie per raggiungerli. Dunque, avere le idee chiare di dove si sta andando e cosa si vuole.
• Coinvolgere i clienti e i collaboratori fin dalle fasi iniziali, ascoltando le loro esigenze, opinioni e suggerimenti e creando una cultura di apprendimento e miglioramento continuo.
• Comunicare in modo chiaro, frequente e coerente, utilizzando diversi canali e formati, per informare, persuadere e rassicurare i destinatari del cambiamento.
• Formare e accompagnare le persone nel percorso di cambiamento, fornendo loro le competenze, gli strumenti e il supporto necessari per adattarsi e crescere.
• Celebrare e riconoscere i successi e i progressi, valorizzando il contributo e il merito di ogni persona e stimolando la fiducia e il senso di appartenenza.

Punti salienti del change management nello studio legale

Speriamo di aver fornito in un solo articolo i punti salienti della gestione del cambiamento nello studio legale e la sua importanza. La gestione del cambiamento in studio rappresenta una sfida, ma anche un’opportunità significativa per migliorare l’efficienza, l’efficacia e la soddisfazione dei clienti e del team. Adottando un approccio strategico, comunicativo e inclusivo, gli studi legali possono impostare con successo il processo di cambiamento, assicurandosi competitività e reputazione sul mercato legale. Con le giuste pratiche e un’impostazione aperta al cambiamento, lo studio legale non solo può sopravvivere agli epocali cambiamenti in atto, ma può renderli un trampolino verso un maggior successo.