Automazione documentale nello studio legale: come l’AI sta cambiando i processi

Non poteva essere altrimenti: l’intelligenza artificiale sta bussando anche alla porta degli studi legali. Qui come altrove, l’AI si presenta come un facilitatore, come un nuovo alleato che permette ai professionisti di svolgere la loro professione in modo migliore, con meno sprechi, meno perdite di tempo, meno errori. 

Si parla di impiego dell’intelligenza artificiale nello studio legale nei più diversi campi, dalla previsione dei contenziosi al contract management; ancora prima, è certo che l’AI può essere preziosa per facilitare e rendere doppiamente conveniente il passaggio dalla carta al digitale. L’Intelligenza Artificiale può infatti avere un ruolo chiave nell’automazione documentale dello studio legale: vediamo in che modo.  

Cos’è l’automazione documentale  

Iniziamo con il dare una definizione di automazione documentale. Con queste parole si indica il processo che permette alle imprese – e quindi non solo agli studi legali – di semplificare e rendere più rapida la creazione e la successiva distribuzione dei documenti. Va detto che non si parla della pura e semplice generazione automatica di documenti, quanto invece di un nuovo modo di gestire le informazioni contenute in quegli stessi documenti. L’automazione documentale diventa quindi particolarmente preziosa in quelle realtà in cui la creazione di documenti è costante: si parla dunque di studi legali, ma anche, alzando lo sguardo, di realtà attive in campo finanziario, assicurativo, sanitario, immobiliare, governativo e via dicendo. In qualsiasi organizzazione in cui contratti, pratiche burocratiche, documenti legali, moduli finanziari e sanitari sono all’ordine del giorno, l’automazione documentale può assicurare grandi vantaggi.  

Il ruolo dell’Intelligenza Artificiale nell’automazione documentale 

Vista cos’è l’automazione documentale, può essere utile vedere qual è il ruolo dell’Intelligenza Artificiale all’interno di questo processo. Come è noto, l’automazione, l’acquisizione di informazioni e la restituzione di contenuti elaborati sono elementi cruciali e caratterizzanti l’AI, ed è quindi facile, a partire da questa base, capire quando l’Intelligenza Artificiale possa rivoluzionare la gestione documentale, portando a uno step successivo il percorso iniziato con la semplice dematerializzazione dei documenti nello studio legale. Con i giusti algoritmi di Intelligenza Artificiale è possibile mettere a punto dei workflow automatici, dalla compilazione del documento fino alla sua condivisione e archiviazione automatica.  

I vantaggi dell’automazione documentale per lo studio legale 

Vediamo ora quali sono i vantaggi dell’automazione documentale per lo studio legale, ovvero della possibilità di vedere l’avanzamento di compiti, di flussi di lavoro e di processi con un’interazione umana minima o del tutto assente:  

• risparmio di tempo: in uno studio legale esistono molte attività ripetitive, a basso valore aggiunto ed effettivamente automatizzabili, perché non richiedono nel concreto l’intervento umano;
• migliorare la qualità del lavoro: gli errori andrebbero sempre evitati, e questo per lo studio legale è doppiamente vero. I processi di automazione documentale permettono di estrarre dati in modo automatico, riducendo così gli errori tipicamente umani e legati per esempio all’inserimento dati manuale;
• aumento dei clienti: i due vantaggi già elencati, ovvero il fatto di risparmiare tempo e quello di migliorare i risultati ottenuti, portano rispettivamente a maggior tempo a disposizione e alla possibilità concreta di avere più clienti; 
• riduzione dello stress: buona parte del nervosismo e dello stress sul luogo di lavoro è dettata dai compiti ripetitivi e insoddisfacenti, i quali spesso possono essere, come visto, automatizzati.  

L’IA al servizio della gestione documentale dello studio legale 

Avvocati, piccoli e grandi studi legali, uffici legali aziendali e fornitori di servizi di tipo legale: grazie alle migliori soluzioni di automazione documentale e al supporto dell’intelligenza artificiale è possibile concentrare tempo, energie e attenzione sull’esercizio della propria professione, automatizzando i compiti ripetitivi e di carattere amministrativo. Si parla quindi di automatizzare l’acquisizione, l’elaborazione ed eventualmente l’analisi dei documenti, legali e amministrativi, così da dedicare meno tempo alle problematiche relative al back-office. Studio Legal, il software gestionale in cloud sviluppato da TeamSystem per uno studio legale più moderno e più competitivo, presenta per esempio diverse funzionalità messe a punto espressamente per l’automatizzazione dei flussi di lavoro standardizzati. Affidare all’intelligenza artificiale i compiti più ripetitivi consente agli avvocati di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto, dedicando più tempo alle mansioni più complesse. Un esempio è l’integrazione di TeamSystem Studio Legal con Office 365, che snellisce notevolmente i flussi di lavoro, perché evita di dover passare da una parte all’altra ed avere tutto in un unico spazio: conversazioni, calendario, documenti e così via.  

Ma non solo: grazie alla capacità dell’AI di analizzare enormi quantità di dati, gli avvocati hanno la possibilità di utilizzare le informazioni in modo più efficiente, prendendo decisioni efficaci e pertinenti sui casi in corso. 

L’intelligenza artificiale, quindi, si configura come un vero e proprio strumento di lavoro dell’avvocato, che gli consente di lavorare di più e di lavorare meglio.