L’impatto delle norme antiriciclaggio sugli studi legali

Alla luce della normativa antiriciclaggio, nata per contrastare operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, anche gli studi legali sono chiamati ad adottare sistemi e procedure di contrasto al riciclaggio e hanno l’obbligo di rispettare gli adempimenti vigenti. Per gli studi legali queste normative non costituiscono solo un obbligo legale, ma anche un fondamentale strumento di prevenzione del coinvolgimento involontario in attività illecite. Ma quali sono le sfide che si profilano per gli studi impegnati a implementare tali misure di contrasto? Quanto è importante la formazione del personale alle pratiche antiriciclaggio per il legale e la presenza di sistemi di monitoraggio per segnalare operazioni sospette? Qual è il ruolo degli organismi di vigilanza e delle sanzioni previste per le violazioni delle norme antiriciclaggio nel settore legale? Lo scopriremo in questo articolo. 

Adempimenti e procedure antiriciclaggio negli studi legali

In Italia la normativa antiriciclaggio, introdotta con lo scopo di prevenire e impedire operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, si fonda sul decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 che recepisce la V direttiva europea 2005/60/CE. Si tratta di una serie di provvedimenti che coinvolgono e hanno un impatto su diversi settori compreso quello legale. Il decreto chiede ai soggetti coinvolti di collaborare attivamente tramite l’adozione di specifiche procedure e l’applicazione di misure con l’obiettivo sia di tutelare il sistema economico e finanziario, sia di garantire la correttezza dei comportamenti degli operatori coinvolti. Gli adempimenti antiriciclaggio negli studi legali non rappresentano quindi solo un obbligo di legge, ma sono anche uno strumento per impedire il coinvolgimento involontario degli avvocati in attività illecite. L’obiettivo è quello di adottare procedure interne, controlli e politiche capaci di identificare, valutare e gestire efficacemente il rischio di riciclaggio; l’importante è che i sistemi adottati siano adeguati e proporzionati al tipo al rischio, alle dimensioni dello studio, alla prestazione e alle peculiarità dell’attività. 

Gli obblighi della normativa antiriciclaggio negli studi legali intervengono quando, in nome o per conto dei propri clienti, gli avvocati compiono operazioni di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i clienti nella realizzazione di operazioni come: 

• la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni; 

• l’apertura o la gestione di conti bancari e affini; 

• la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi. 

Know Your Client e Anti Money Laundering: l’importanza della verifica della clientela

Gli adempimenti antiriciclaggio si applicano alla professione legale esercitata sia in forma individuale che in forma societaria. Per garantire una conformità ai requisiti antiriciclaggio gli avvocati devono quindi sviluppare determinate procedure che consentano il monitoraggio regolare e costante dei propri clienti e della propria attività. 

Una delle principali procedure che uno studio legale deve adottare per conformarsi alle leggi antiriciclaggio è la verifica della clientela, che si articola in due passaggi fondamentali:

• Know Your Client (KYC), è un processo utilizzato dalle banche e da altre istituzioni finanziarie, nonché da studi legali e aziende di vari settori, per verificare l’identità dei propri clienti. L’obiettivo è assicurare che i loro servizi non vengano utilizzati per scopi illegali come il riciclaggio di denaro. Le procedure KYC aiutano anche le istituzioni a conoscere meglio i loro clienti e a gestire i rischi in modo più efficace. 

• Anti Money Laundering (AML), si tratta di un insieme di leggi e regolamenti volti a prevenire che individui, gruppi o entità legali mascherino illegalmente l’origine dei loro proventi criminali come legittimi. Questo processo coinvolge una serie di procedure che le istituzioni e le entità preposte devono seguire per monitorare, segnalare e prevenire attività sospette di riciclaggio di denaro. 

Le attività di identificazione e adeguata verifica consistono nei seguenti passaggi: 

• identificazione del titolare effettivo (a persona fisica che in ultima analisi possiede o controlla una società, un bene o un accordo);  

• verifica dell’identità del titolare effettivo;  

• valutazione dello scopo e della natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale; 

• controllo costante del rapporto con il cliente. 

La procedura di identificazione e verifica si espleta attraverso la presenza fisica del cliente e con l’acquisizione di un documento di identità valido nel momento del conferimento dell’incarico professionale e sulla base di documenti e informazioni ottenute da una fonte affidabile e indipendente.  

La conservazione della documentazione antiriciclaggio negli studi legali

La conformità alle norme antiriciclaggio obbliga inoltre gli avvocati alla corretta conservazione (in forma cartacea o elettronica) della documentazione acquisita (copia dei documenti usati per l’adeguata verifica della clientela, e originale delle scritture e delle registrazioni delle varie operazioni); lo scopo è quello di evitare la perdita delle informazioni e dei documenti utili alle attività di indagine e di controllo da parte delle Autorità competenti, e di prevenire o individuare eventuali attività illecite. La conservazione di tali documenti (per 10 anni dalla cessazione del rapporto) svolge un ruolo cruciale per poter eventualmente risalire alla data di instaurazione del rapporto professionale, ai dati identificativi del titolare effettivo, alla data importo e causale dell’operazione e ai mezzi di pagamento utilizzati. 

Gli avvocati possono, ad esempio, ricorrere a modalità di conservazione elettronica a patto che i sistemi adottati garantiscano il rispetto in materia di protezione dei dati e il loro trattamento esclusivamente per le finalità di cui al D.Lgs. 231/07. La modalità di conservazione adottata deve inoltre prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni e garantire in qualsiasi momento la ricostruzione delle diverse operazioni o attività del cliente, e l’indicazione dei soggetti autorizzati ad accedere al sistema di conservazione e ai dati in esso custoditi. 

L’importanza della formazione antiriciclaggio per legale

Una delle principali sfide in materia di antiriciclaggio è la necessità di districarsi tra gli obblighi della conformità normativa e la tutela dei dati personali dei clienti. 

Per questo la formazione e l’aggiornamento dei dipendenti o dei collaboratori di uno studio legale diventano cruciali per la corretta comprensione e applicazione delle disposizioni del decreto e l’adozione dei comportamenti e delle procedure adeguate, compresa la protezione della privacy della clientela.
Una adeguata formazione antiriciclaggio del personale legale consente agli studi di adeguarsi al quadro normativo vigente, monitorare il cliente, segnalare eventuali operazioni sospette, proteggere la propria reputazione aziendale evitando il coinvolgimento in attività di riciclaggio ed evitare le sanzioni derivanti da inadempienze. 

Organi di vigilanza e sanzioni antiriciclaggio del settore legale

Il mancato rispetto delle norme antiriciclaggio comporta per gli studi legali pesanti sanzioni civili e penali, oltre che un notevole danno reputazionale.  

La normativa affida agli organismi di autoregolamentazione (gli enti rappresentativi delle varie categorie professionali), in questo caso l’ordine degli avvocati, il compito di garantire la conformità e l’applicazione delle sanzioni per eventuali violazioni. Gli organi professionali hanno quindi l’obbligo di vigilare sul rigoroso adempimento delle disposizioni in materia di antiriciclaggio, non solo: sono inoltre responsabili della formazione e dell’aggiornamento dei professionisti in termini di osservanza delle norme. 

Gli ordini professionali possono così ricevere le segnalazioni di operazioni sospette da parte dei propri iscritti e sono tenuti a informare tempestivamente l’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF); dispongono di poteri di controllo e sanzionatori in ambito disciplinare e deontologico.  

Le sfide del futuro

In termini di compliance antiriciclaggio o di procedure di identificazione dei titolari effettivi la tecnologia potrebbe rivelarsi un potente alleato degli studi legali. Attraverso software specifici, come TeamSystem Studio Legal, gli avvocati possono semplificare i propri processi di compliance, ridurre il rischio di non conformità e ottimizzare il rapporto con i clienti grazie ad avanzati sistemi di analisi avanzate.