Le migliori pratiche anticorruzione negli Studi legali

La lotta alla corruzione è una priorità crescente che oggi impegna a 360 gradi istituzioni, pubblica amministrazione, privati, esperti di procedure e Studi legali, data la loro posizione chiave nella promozione dell’integrità e della trasparenza. Hanno infatti la responsabilità di agire in modo etico e di conformarsi alle leggi anticorruzione, non solo per evitare sanzioni, ma anche per tutelare la reputazione e la fiducia dei propri clienti.  

In questo articolo cercheremo di esplorare le politiche, le procedure e le best practices adottate dagli Studi legali per prevenire la corruzione e proveremo a capire quali sono le normative che influenzano le pratiche anticorruzione e quali le strategie per garantirne il rispetto.  

Normativa anticorruzione

Le principali normative internazionali in materia di anticorruzione sono le seguenti. 

• Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) negli Stati Uniti: approvato nel 1977 si tratta di un corpus normativo con sanzioni civili e penali che proibisce alle persone e società statunitensi di corrompere funzionari stranieri per ottenere o mantenere rapporti commerciali.  

• UK Bribery Act nel Regno Unito: entrata in vigore nel 2011 e passata alla storia come la più severa la mondo, la legge punisce l’offerta o l’accettazione di tangenti, direttamente o indirettamente, da parte di soggetti (pubblici ufficiali, persone fisiche e società) che hanno una rappresentanza commerciale o un’attività nel Regno Unito, straniere e non. La legge si applica sia il settore pubblico che a quello privato. 

In Italia la normativa di riferimento è invece la legge 190/2012 (legge anticorruzione) contenente “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione”. La legge 190/2012 definisce le misure di contrasto e di prevenzione che enti pubblici economici, ordini professionali, associazioni e enti di diritto privato devono adottare per prevenire e evitare illeciti e atti corruttivi. La normativa ha il merito, inoltre, di allineare l’ordinamento giuridico italiano agli strumenti anticorruzione delineati da convenzioni internazionali come la Convenzione delle Nazioni Unite sulla corruzione del 31 ottobre 2003 (Convenzione di Merida), la Convenzione penale sulla corruzione del Consiglio d’Europa del 27 gennaio 1999 (Convenzione di Strasburgo) o il rapporto redatto dal GRECO (Group of States Against Corruption) istituito nell’ambito del Consiglio di Europa, che invita gli Stati membri ad adottare un regime sanzionatorio di misure “efficaci, proporzionate e dissuasive” contro la corruzione.  

Ad effettuare attività di vigilanza e controllo sull’effettiva applicazione delle misure anticorruzione adottate e sul rispetto delle regole sulla trasparenza è l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), che per farlo adotta il cosiddetto Piano nazionale anticorruzione, un piano di durata triennale contenente l’indicazione di obiettivi, tempi e modalità di adozione e attuazione delle misure di contrasto alla corruzione.  

Strumenti di compliance anticorruzione per Avvocati

L’ANAC stabilisce che i collegi e gli ordini professionali sono enti pubblici non economici, che operano sotto la vigilanza dello Stato per scopi di carattere generale e, pertanto, sono sottoposti all’applicazione della legge 190/2012. Agli Studi legali non resta quindi che adeguarsi con rigorosi programmi di compliance anticorruzione che hanno lo specifico scopo di assicurare la propria conformità alle regole vigenti gestendo così i numerosi rischi legali e reputazionali.  

In materia di anticorruzione gli Studi legali implementano una serie di politiche e procedure rigorose.  

• Programmi di formazione anticorruzione per Avvocati. La formazione e l’aggiornamento sono fondamentali per sensibilizzare tutto il personale, dagli Avvocati agli impiegati amministrativi, sull’importanza della conformità alle leggi anticorruzione. Sessioni di formazione regolari aiutano a identificare più rapidamente comportamenti potenzialmente corrotti e a conoscerne le conseguenze legali e reputazionali. 

• Sistemi di audit interni. L’indagine interna permette di verificare il livello di compliance del proprio Studio e di rilevare l’esistenza di potenziali illeciti: in genere consiste in operazioni come l’analisi della documentazione e delle procedure interne. Gli audit anticorruzione in uno Studio legale sono inoltre essenziali per monitorare e valutare l’efficacia delle politiche adottate e permettono di rilevare tempestivamente eventuali violazioni, garantire che tutte le transazioni siano trasparenti e documentate, implementare miglioramenti continui nelle procedure di controllo. 

• Programmi di compliance legale con lo scopo di assicurare che le attività vengano svolte in conformità alle leggi. Tali iniziative delineano i processi e le regole che tutti i membri dello Studio devono seguire e includono:  

• un codice etico che definisca i valori e i principi dell’organizzazione; 

• procedure come il whistleblowing che consiste nella segnalazione protetta di comportamenti sospetti (frodi, corruzione, violazioni di leggi o regolamenti, pratiche pericolose per la sicurezza o la salute); 

• misure disciplinari per chiunque violi le politiche anticorruzione.  

È importante prevedere uno o più canali attraverso cui effettuare le segnalazioni, che consentano di proteggere l’identità del segnalante e garantirne quindi la riservatezza. 

• Programma anticorruzione che definisca regole chiare come, ad esempio, in materia di tracciabilità dei flussi finanziari evitando rischi di pagamenti non conformi alla legge e in termini di assunzione e gestione dei dipendenti, così da eliminare ogni forma di favoritismo. 

Le sfide nella lotta alla corruzione

Nonostante le rigorose politiche e procedure, gli Studi legali affrontano diversi rischi e sfide nella lotta alla corruzione. Questi includono: 

• complessità delle transazioni internazionali. Gli Studi legali che operano a livello internazionale devono navigare tra diverse leggi e regolamenti anticorruzione, che possono variare significativamente tra paesi; 

• pressioni di tipo economico. In alcuni casi, le pressioni per ottenere nuovi clienti o mantenere quelli esistenti possono portare a comportamenti rischiosi. 

Vincere la sfida dell’anticorruzione in uno Studio legale è però possibile, non solo dotandosi di un codice etico e di modelli organizzativi che consentano il controllo e la gestione delle procedure interne, ma anche ricorrendo alle nuove frontiere della tecnologia. Alcuni software come TeamSystem Studio Legal ad esempio, aiutano gli Avvocati a semplificare i propri processi di compliance, ridurre il rischio di non conformità e ottimizzare il rapporto con i clienti grazie ad avanzati sistemi di analisi e alla gestione efficiente e automatizzata di tutte le attività (organizzazione degli appuntamenti, gestione dei documenti, fatturazione, controllo degli accessi ai documenti e analisi dei rischi legati ai vari casi legali).