L’AI per uffici legali aziendali: rapidità e compliance

L’impiego sempre più diffuso dell’AI (Intelligenza Artificiale) negli uffici legali aziendali sta trasformando il modo di gestire dati e contratti, accelerando i processi decisionali e migliorando la conformità alle normative. Grazie a soluzioni di Intelligenza Artificiale, i team legali aziendali possono gestire grandi quantità di informazioni in modo efficiente e ridurre i rischi operativi. Ma in che modo l’AI contribuisce a migliorare la produttività e l’accuratezza nelle operazioni legali aziendali?

Automazione legale in azienda: un po’ di dati

L’AI sta letteralmente cambiando il volto dei dipartimenti legali aziendali. A rivelarlo sono i dati emersi da uno studio del 2023 condotto dal Thomson Reuters Institute, secondo il quale l’82% dei professionisti legali d’azienda ritiene che gli strumenti di Intelligenza Artificiale, in particolare di AI generativa (GenAI), possano essere utilizzati nel loro lavoro nonostante la loro adozione in azienda non sia ancora così diffusa. Non solo, l’11% degli uffici legali aziendali ha già iniziato a usare o a pianificare l’utilizzo di applicazioni come ChatGPT, contro il 5% degli Studi legali tradizionali. Un numero questo che dimostra una maggiore apertura verso l’uso dell’AI da parte delle direzioni legali aziendali rispetto al semplice Studio legale.

Il motivo è da ricercarsi nelle sfide che gli uffici legali aziendali si trovano spesso a dover affrontare:

• volumi crescenti di contratti e documenti legali da gestire;
• necessità di garantire la conformità alle normative locali e internazionali;
• pressione per ridurre costi e tempi operativi.

L’automazione legale in azienda tramite strumenti di GenAI offre opportunità uniche per gestire grandi quantità di informazioni in modo efficiente. Ad esempio, piattaforme basate su AI sono in grado di analizzare documenti legali, evidenziare clausole rischiose o non conformi, e suggerire modifiche basate sulle normative vigenti.

Secondo l’ultimo report (2024 Law Department Management Benchmarking) condotto dall’ ACC (Association and Corporate Counsel) e la Major, Lindsey & Africa (MLA) le aree in cui l’AI sta trovando spazio nel settore legale in azienda sono:

• firma elettronica usata dal 71% dei dipartimenti legali;
• revisione documentale Rappresenta il 36% del mercato delle applicazioni AI negli uffici legali aziendali;
• gestione contratti, quasi 6 professionisti su 10 ricorre all’uso di software per gestire i contratti;
• ricerca legale, il 51% usa l’AI per rendere una ricerca normativa più efficiente e accurata.

AI per uffici legali interni: attività più veloci ed efficienti

L’automazione legale in azienda consente ai team legali di automatizzare molte attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Software di AI generativa permettono ad esempio di velocizzare alcune operazioni come:

• la revisione di documenti contrattuali e la verifica della loro conformità legale;
• la classificazione e l’archiviazione di dati;
• il monitoraggio delle scadenze contrattuali;
• la creazione di contratti. A venire in soccorso degli uffici legali è la tecnologia degli smart contracts, software o protocolli informatici che facilitano, verificano e fanno rispettare l’esecuzione di un accordo tra due parti;
• la ricerca giuridica. Analizzando rapidamente migliaia di sentenze, leggi, casi precedenti, articoli e altri documenti legali l’AI è in grado di fornire risposte precise, pertinenti e affidabili; riesce cioè a identificare con una precisione superiore a quella dei metodi tradizionali materiale rilevante su casi specifici o questioni giuridiche.
• la creazione automatizzata di documenti, accordi e altri documenti legali basandosi su modelli predefiniti, come nel caso della fatturazione elettronica.

L’AI può analizzare un volume enorme di documenti in poche ore, evidenziando anomalie, incongruenze o aree di rischio su cui intervenire; i sistemi di gestione documentale basati su AI sono in grado, ad esempio, di leggere, analizzare e interpretare rapidamente migliaia di contratti, identificando automaticamente clausole standard e personalizzate. Questo riduce il rischio di errori umani e accelera notevolmente il processo di revisione.

Gestione dei contratti con AI: un nuovo paradigma

Uno dei principali benefici dell’AI negli uffici legali è la gestione dei contratti con AI. I contratti aziendali possono essere estremamente complessi, con clausole e termini che variano in base alla giurisdizione e alla natura dell’accordo.

Le soluzioni basate su AI offrono funzionalità avanzate per:

• estrarre informazioni chiave dai contratti;
• segnalare incongruenze o potenziali rischi legali;
• monitorare l’aderenza ai termini contrattuali.

Ad esempio, un’azienda potrebbe utilizzare l’AI per assicurarsi che tutti i contratti rispettino le normative GDPR in Europa, riducendo così il rischio di violazioni e relative sanzioni.

Compliance legale con l’Intelligenza Artificiale

La compliance è una delle priorità per qualsiasi ufficio legale aziendale, ma anche una delle aree più complesse da gestire. Si tratta dell’insieme di tutte quelle attività necessarie per uniformarsi alle novità normative in materia. Gestire la compliance è fondamentale quindi per prevenire il rischio di non essere in regola con norme sempre più complesse in tema di fisco, privacy (trattamento dei dati personali), antiriciclaggio e sicurezza sul lavoro.

Interpretare e applicare le leggi, controllare eventuali anomalie e garantire la conformità rispetto a una normativa è un compito complesso e richiede tempo, risorse e un monitoraggio costante. Le normative cambiano frequentemente e i team legali devono essere sempre aggiornati per evitare sanzioni o danni reputazionali. È soprattutto in questo ambito che l’AI si rivela un’alleata preziosissima: la capacità di questi sistemi di leggere, comprendere i contenuti normativi e verificare eventuali incongruenze procedurali permette di automatizzare i processi di conformità e renderli più sicuri.

L’AI aiuta le aziende a mantenere la conformità attraverso:

• il monitoraggio continuo delle normative;
• notifiche in tempo reale su cambiamenti legislativi;
• l’analisi automatizzata di documenti.

Ad esempio, un’azienda che opera in diversi paesi può utilizzare l’AI per assicurarsi che i contratti rispettino le normative fiscali e commerciali locali, senza bisogno di controlli manuali che richiederebbero un enorme dispendio di tempo e risorse.

I benefici dell’AI negli uffici legali aziendali

L’integrazione dell’AI negli uffici legali aziendali offre benefici significativi.

• Rapidità delle operazioni. L’AI può completare analisi legali in un tempo infinitamente inferiore a quello richiesto dai metodi tradizionali.
• Precisione. Gli algoritmi avanzati riducono gli errori umani, migliorando l’accuratezza delle operazioni.
• Efficienza. Con l’automazione delle attività ripetitive, i team legali possono concentrarsi su attività strategiche a maggiore valore aggiunto.
• Riduzione dei costi. L’eliminazione di lunghi processi manuali, permette alle aziende di risparmiare risorse e ottimizzare i costi.

Nel settore variegato delle piattaforme di AI per avvocati, TeamSystem Enterprise Legal rappresenta il supporto per uffici legali aziendali ideale per velocizzare i vari processi interni. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in cloud e accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, permette di:

• gestire gli accordi, monitorare le attività e accelerare il flusso di lavoro dei contratti in tutte le sue fasi;
• gestire il contenzioso in maniera semplice e veloce grazie alle funzionalità per automatizzare e accelerare il lavoro quotidiano in azienda;
• definire i diversi step di approvazione di un contratto e mantenere sotto controllo lo stato di avanzamento e le azioni svolte da ogni utente;
• gestire i flussi di lavoro di ogni singolo professionista tenendo traccia delle scadenze e dei vari documenti attraverso un unico applicativo.