La rivoluzione dell’AI nei processi legali della PA

Un’amministrazione pubblica più inclusiva, trasparente ed efficiente non è più un’utopia. L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nei processi legali della Pubblica Amministrazione rappresenta ormai la nuova frontiera dell’efficienza e della trasparenza anche nei servizi ai cittadini. L’AI permette di semplificare le pratiche burocratiche, automatizzare le attività ripetitive, gestire i dati in modo più rapido e garantire una maggiore trasparenza nei procedimenti legali. L’adozione dell’AI può migliorare così in vari modi l’efficienza legale nella pubblica amministrazione e incoraggiare l’innovazione del settore pubblico. 

Digitalizzazione: il futuro dell’ufficio legale nelle PA

La digitalizzazione legale nella PA è un processo tutt’ora in atto che mira a snellire i procedimenti burocratici, riducendo le attività manuali e semplificando la tradizionale gestione documentale cartacea. Con l’arrivo dell’Intelligenza Artificiale la Pubblica Amministrazione ha avuto in questi anni la possibilità di accelerare questo processo di trasformazione delle modalità di erogazione dei servizi pubblici. Le nuove tecnologie dell’AI consentono infatti di elaborare grandi quantità di dati con maggiore velocità e precisione, automatizzando attività ripetitive come la categorizzazione dei documenti, l’analisi delle informazioni ivi contenute e la gestione degli archivi. 

Uno dei principali impatti dell’AI nei processi legali della PA, infatti, è la possibilità di digitalizzare la maggior parte delle operazioni riducendo significativamente i tempi e i costi associati alle attività manuali. I sistemi di AI possono per esempio identificare informazioni rilevanti e individuare modelli di comportamento e trend sulla base dei quali costruire una gestione sempre più strategica delle risorse pubbliche. Il futuro è un’amministrazione più snella, trasparente e soprattutto fatta su misura del cittadino. 

Efficienza, trasparenza e innovazione legale nel settore pubblico

L’adozione dell’AI nella Pubblica Amministrazione svolge un ruolo fondamentale nell’ammodernamento e svecchiamento di un sistema fino a oggi caratterizzato da lungaggini e inefficienza, rispondendo alle richieste di semplificazione e velocità dei cittadini. L’AI non solo migliora l’efficienza delle procedure, ma riduce anche il margine di errore umano, assicurando una amministrazione più affidabile, trasparente e innovativa. Scopriamo perché. 

• Efficienza. Tramite strumenti di AI la Pubblica Amministrazione è in grado di automatizzare le attività ripetitive e di basso valore, come la gestione dei contratti e la redazione o revisione di pratiche (delibere, atti, appalti o concessioni). L’automazione legale nella PA consente di liberare risorse, permettendo ai funzionari pubblici degli uffici legali di concentrarsi su attività di maggiore valore strategico. L’AI può supportare la redazione di documenti legali standardizzati o il controllo di conformità normativa, automatizzando passaggi che prima richiedevano ore di lavoro manuale; a beneficiarne sono in particolare le pratiche più complesse, come ad esempio quelle del SUAP (Sportello Unico Attività Produttive) che, grazie alla tecnologia AI, possono beneficiare di una significativa riduzione dei tempi della preistruttoria. Ma non solo: in alcuni comuni europei l’AI viene impiegata per automatizzare le richieste di documenti di identità o le operazioni di pagamento delle imposte. La conseguenza più immediata e tangibile è l’abbattimento dei tempi di attesa per l’elaborazione delle richieste e una migliore efficienza operativa. 

• Accessibilità. L’AI facilita l’accesso dei cittadini alle informazioni rendendoli così più informati, coinvolti e soprattutto partecipi. Una delle applicazioni più diffuse in questo ambito è, ad esempio, il ricorso ad assistenti virtuali e chatbot per rispondere rapidamente alle domande più comuni dei cittadini su servizi specifici, orari di ufficio o regolamenti; le risposte sono automatiche e possono essere sia scritte che vocali, in alcuni casi addirittura affidate ad immagini umane virtuali. Questo tipo di strumenti riduce i tempi di elaborazione delle richieste e il carico di lavoro degli operatori; pensiamo ad esempio alle live chat adottate da alcuni comuni per evadere le richieste relative alla gestione e al pagamento di alcune imposte comunali, come la tassa sui rifiuti. In molti casi l’AI rendere i servizi pubblici più accessibili soprattutto alle persone con disabilità, nel pieno rispetto dei principi di equità, trasparenza e non discriminazione. 

• AI per la trasparenza legale. La trasparenza è un principio fondamentale della Pubblica Amministrazione. L’applicazione dell’AI in questo ambito ha un grande vantaggio: fornire ai cittadini gli strumenti adatti a monitorare e capire alcuni processi decisionali. Può ad esempio essere utilizzata per raccogliere e pubblicare dati in tempo reale, tramite piattaforme che rendono pubblici gli iter decisionali o le informazioni relative ad alcuni procedimenti legali o amministrativi, garantendo così una consapevolezza e un controllo maggiore da parte del cittadino. Basti pensare alla pubblicazione di report e statistiche sempre accessibili e in grado di aggiornare in tempo reale i cittadini sulle attività delle amministrazioni pubbliche. 

• Personalizzazione dei servizi. Analizzando le preferenze e le abitudini individuali, l’AI permette di creare servizi pubblici personalizzati in base alle esigenze specifiche degli utenti, offrendo così un’esperienza più mirata e avvicinando sempre più l’amministrazione pubblica al cittadino. 

• Sicurezza. L’analisi dei flussi di dati in tempo reale consente di identificare schemi e comportamenti anomali, intervenendo tempestivamente su possibili irregolarità e atti illeciti.  

• Gestione delle risorse. Sempre grazie all’analisi dei dati, le amministrazioni sono in grado di prevedere esigenze future e, sulla base di questi risultati, ottimizzare la distribuzione delle risorse e della spesa pubblica. In ambito sanitario, ad esempio, è possibile garantire una migliore allocazione del personale e delle attrezzature semplicemente individuando i momenti di picco della domanda. 

TeamSystem Enterprise Legal rappresenta un valido supporto per gli uffici legali della Pubblica Amministrazione. Rende i processi di contrattualistica e accordi legali più semplici, veloci e precisi e permette agli operativi di avere un controllo totale delle pratiche per qualsiasi intervento di controllo e modifica. In aggiunta, la soluzione TeamSystem Legal AI permette di automatizzare compiti ripetitivi come la revisione di documenti e l’analisi predittiva, facilitando una gestione dei dati più efficiente e migliorando la trasparenza nei processi amministrativi, a vantaggio di una PA più moderna e inclusiva.