AI: come cambia il lavoro nei piccoli Studi legali

L’Intelligenza Artificiale (AI) ha di fatto rivoluzionato negli ultimi anni l’intero panorama della professione legale. Nonostante l’AI non sia ancora penetrata nel 68% dei piccoli Studi legali, come dimostra un recente studio “The future is now: artificial intelligence and the legal”, condotto dalla International Bar Association su un campione di oltre mille avvocati di Stati Uniti ed Europa, i benefici che anche gli Studi di piccole dimensioni possono trarne sono notevoli. Le nuove frontiere della tecnologia si rivelano particolarmente efficaci, infatti, per automatizzare compiti ripetitivi e ridurre i costi. L’AI offre la possibilità di semplificare attività quotidiane – come la revisione documentale e la gestione delle scadenze – permettendo agli avvocati di concentrarsi su questioni strategiche e di più alto valore. Scopriamo come l’AI può migliorare la produttività e l’efficienza negli Studi legali più piccoli.

Tecnologia legale per piccoli Studi: perché conviene

I piccoli Studi legali spesso operano con risorse limitate e devono affrontare molteplici sfide: budget contenuti, personale ridotto e carichi di lavoro che richiedono attenzione ai dettagli. In questo contesto l’AI offre un’opportunità unica per:

• migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti;
• ottimizzare tempi di esecuzione e risorse;
• aumentare la produttività. L’automatizzazione di compiti ripetitivi, tradizionalmente svolti a mano e con un elevato dispendio di tempo, consente infatti agli avvocati di concentrarsi su azioni di maggior valore. Ciò si traduce in una maggiore produttività e tempi di risposta più rapidi per i clienti;
• ridurre i costi. Implementare strumenti di automazione legale per avvocati consente di abbattere i costi legati a compiti di routine come, ad esempio, la revisione e l’analisi dei contratti o la verifica della conformità normativa.

Come l’AI semplifica i compiti legali

Gli strumenti di AI per i piccoli Studi legali sono progettati per rendere più semplice il lavoro quotidiano. Ecco alcune delle principali soluzioni.

• Revisione documentale. Attività come la revisione dei contratti e la verifica della loro conformità legale, sono le più dispendiose per un avvocato in termini di tempo. I software di AI invece consentono di analizzare grandi volumi di documenti in pochi minuti, identificando clausole rilevanti, incongruenze o rischi legali. I gestionali più all’avanguardia permettono ad esempio di archiviare, condividere, tracciare e consultare velocemente documenti, fatture, atti o contratti in modo sicuro, rapido e efficiente da tutto lo Studio legale. La semplificazione di questo tipo di compiti legali non solo accelera i processi, ma riduce anche gli errori umani.
• Gestione delle scadenze e dei calendari. Tramite sistemi di AI in grado di inviare promemoria e aggiornare i calendari automaticamente gli avvocati possono tenere sotto controllo le varie scadenze e gestire l’agenda senza perdere un appuntamento.
• Automazione della ricerca legale. Strumenti come ChatGPT sono in grado di analizzare migliaia di sentenze, leggi e regolamenti in pochi istanti, fornendo risultati pertinenti e personalizzati. Questo semplifica il lavoro di preparazione dei casi e garantisce un accesso rapido alle informazioni più rilevanti.
• Redazione di documenti. L’AI può creare bozze di contratti, accordi e altri documenti legali basandosi su modelli predefiniti, ne è un esempio la fatturazione elettronica, che semplifica la creazione, l’invio e l’archiviazione delle fatture.
• Condivisione e collaborazione. L’uso di strumenti come videoconferenze, firme digitali, chat aziendali o piattaforme online tramite le quali condividere risorse e conoscenze, permette di comunicare con i clienti o di lavorare in team da qualsiasi luogo ci si trovi. Gli Studi sono così in grado di offrire consulenza legale a distanza in modo più efficace.

Sfide dell’AI nei piccoli Studi legali

Sebbene l’Intelligenza Artificiale offra numerosi strumenti per una gestione più semplificata delle operazioni legali, non sono poche le sfide che i piccoli Studi devono affrontare:

• Costi iniziali. L’adozione di strumenti di AI può richiedere un investimento significativo per un piccolo Studio legale. È importante quindi valutare attentamente il ritorno sull’investimento prima di adottare nuove tecnologie.
• Competenze tecniche. L’utilizzo efficace di software e piattaforme all’avanguardia richiede delle competenze specifiche di cui non sempre i piccoli Studi dispongono. Ecco perché diventa essenziale un piano di formazione del personale che richiede investimenti e risorse.
• Sicurezza dei dati. La gestione di informazioni sensibili è una priorità assoluta; per questo, le tecnologie di AI devono garantire alti livelli di sicurezza e conformità alle normative sulla protezione dei dati.

In un panorama sempre più competitivo, l’adozione di strumenti AI può fare la differenza, la semplificazione dei compiti legali, infatti, libera gli avvocati dalle incombenze delle attività più ripetitive e consente allo Studio di offrire servizi di qualità, migliorando nello stesso tempo la soddisfazione dei clienti.

Per affrontare con successo le sfide e le opportunità dell’AI nei piccoli Studi legali è essenziale implementare l’uso di piattaforme collaborative o software come TeamSystem Studio Legal. Grazie alle sue molteplici funzioni, la piattaforma completamente in Cloud, e quindi accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, permette di monitorare real time tutti i procedimenti, automatizzare i flussi di lavoro e ottimizzare la produttività dello Studio. Potrai organizzare e gestire tutti i documenti relativi ai singoli procedimenti in un’unica piattaforma, accedere ai Registri di Cancelleria (Polisweb) di tutti i Tribunali italiani, effettuare il deposito telematico degli atti garantendo l’intero flusso e sfruttare le applicazioni AI per:

• generare riassunti, relazioni e analisi dei documenti in base al contenuto;
• generare testo per documenti ed e-mail;
• gestire l’agenda e gli appuntamenti tramite una chat con messaggi “colloquiali”;
• generare documenti da foto e immagini.