PEC Avvocato: come funziona e le 8 cose da sapere per la gestione ottimale
La PEC per avvocato e studi legali è fondamentale nel mondo del Law Firms, e non solo.
La PEC, acronimo di “Posta Elettronica Certificata“, è un servizio di posta elettronica in grado di garantire valore legale alle mail inviate e ricevute da un’organizzazione, che sia un’azienda, uno studio professionale o un libero professionista. La caratteristica distintiva della PEC è, quindi, la sua capacità di confermare la consegna e l’invio dei messaggi in modo certificato, garantendo così la validità legale della comunicazione.
Con la PEC le aziende e i professionisti come gli avvocati possono conservare i messaggi in modo certificato, in particolar modo con l’aiuto di un software di conservazione PEC a norma come Netlex in Cloud di TeamSystem.
Come funziona la PEC
Il funzionamento della PEC è molto simile all’utilizzo di una mail ordinaria. Ciò significa che per inviare una comunicazione PEC è necessario inserire il destinatario, specificare l’oggetto e allegare, se necessario, dei file. Ciò che rende la PEC certificata dal punto di vista legale sono, invece, le modalità di invio. Infatti, dopo l’invio della mail, il gestore della PEC (che deve essere validato dall’AgID) invia al mittente un messaggio di “avvenuto invio” o di “mancato recapito”. Allo stesso modo, il gestore della PEC del ricevente invia un messaggio al ricevente stesso con l’indicazione del riferimento temporale del recapito del messaggio.
8 cose da sapere per usare al meglio la PEC se sei un avvocato
1) L’avvocato è obbligato ad aprire un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)?
Avere un indirizzo PEC è un obbligo sancito dall’art. 16 comma 7 della L. 2/2009; tale indirizzo deve essere anche comunicato al proprio Consiglio dell’Ordine, il quale, a sua volta, provvede a comunicarlo al Ministero della Giustizia attestandolo come unico indirizzo utilizzabile per le comunicazioni da e verso i Tribunali. Il Ministero della Giustizia provvede a sua volta ad inserire tale indirizzo PEC in un registro informatico, consultabile telematicamente chiamato RegInde. L’indirizzo PEC che risulterà comunicato all’Ordine diventerà dunque l’unico domicilio elettronico di riferimento per l’avvocato nel Processo Telematico (ricezione dei biglietti di cancelleria telematici e deposito degli atti telematici).
2) Cosa succede se l’avvocato non è dotato di un indirizzo di PEC?
L’avvocato sprovvisto di PEC dovrà recarsi in Tribunale presso la/e Cancelleria/e per verificare l’eventuale presenza di comunicazioni a lui indirizzate e relative ai procedimenti nei quali risulti costituito quale difensore di parte. E, in ogni caso, dal 18 novembre 2011, anche se iscritto a un Punto di Accesso non può più effettuare depositi telematici.
3) Posso avere più indirizzi di PEC? Cosa me ne faccio della “vecchia” PEC alla scadenza?
Nessuna norma vieta di avere più indirizzi di Posta Elettronica Certificata analogamente a quanto accade per i domicili fisici o i numeri di fax, ferma restando la circostanza per la quale solo l’indirizzo comunicato al consiglio dell’Ordine di appartenenza sarà quello validamente utilizzato per le comunicazioni ed i depositi telematici a valore legale. Pertanto, si ribadisce, chi dovesse essere titolare di più caselle PEC deve prestare attenzione ad utilizzare per il deposito telematico degli atti solo quella comunicata al proprio Consiglio dell’Ordine ed inserita nel RegInde.
4) La comunicazione dei biglietti cancelleria ai sensi dell’art. 51 legge 133/08 è effettuata all’indirizzo PEC che ho inserito nel frontespizio degli atti?
Le comunicazioni di Cancelleria sono inviate all’indirizzo PEC comunicato dall’avvocato all’Ordine di appartenenza ai sensi dell’art. 16 comma 7 della L. 2/2009 ed inserito nel RegInde.
5) Sono obbligato ad indicare negli atti la PEC comunicata al consiglio dell’ordine di appartenenza ai sensi dell’art. 16 legge 2/09?
Il professionista è libero di indicare una qualsiasi PEC in uso. Naturalmente solo l’indirizzo comunicato al consiglio dell’Ordine di appartenenza sarà quello da inserire negli atti validamente utilizzabile per ricevere le comunicazioni ed i depositi telematici a valore legale. Si ricorda altresì che l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel primo atto di causa è previsto dal novellato art. 125 c.p.c. ed in ogni caso che la mancata indicazione dello stesso comporta la sanzione del pagamento del contributo unificato aumentato della metà. (*) Così come risulta dall’art. 125 c.p.c, novellato dalla Legge 12 novembre 2011, n. 183. “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge di stabilità 2012)”, che è entrata in vigore il 31 gennaio 2012 (30 gg dopo la pubblicazione).
6) Devo modificare l’indirizzo PEC già indicato negli atti?
La PEC comunicata all’Ordine professionale di appartenenza verrà automaticamente scelta dal sistema quale indirizzo per la consegna al professionista dei biglietti di cancelleria telematici e quale indirizzo utile per la trasmissione degli atti all’ufficio giudiziario. Si ricorda che le comunicazioni di Cancelleria e le notifiche ex art. 136 c.p.c. sono inviate all’indirizzo PEC comunicato dall’avvocato all’Ordine di appartenenza ai sensi dell’art. 16 comma 7 della L. 2/2009.
7) Cosa succede se voglio cambiare l’indirizzo PEC che ho comunicato all’ordine?
La modifica dell’indirizzo PEC già in uso e comunicata all’Ordine di appartenenza, comporta per l’Avvocato l’onere di comunicare all’Ordine tale modifica: solo l’indirizzo PEC comunicato al consiglio dell’Ordine di appartenenza sarà quello validamente utilizzato per le comunicazioni ed i depositi telematici a valore legale.
8) Posso scegliere una PEC di studio per più avvocati da comunicare a nome di più soggetti come riferimento ex legge 2/2009?
L’art. 16 comma 7 della legge 2/2009 recita testualmente: “I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (…)”. L’indirizzo pertanto deve essere personale. Fonte: sito dell’Ordine degli Avvocati di Milano
