I vantaggi del processo di firma elettronica: velocità, controllo e mobilità

Chi ha un’azienda da oltre 10 o 15 anni ha vissuto la transizione al digitale con i suoi pregi ed i suoi difetti. Parlando con diversi colleghi imprenditori di diverse fasce d’età l’idea è sempre quella del ‘era meglio prima che si faceva tutto con i registri cartacei’

Sono sicuramente discorsi più nostalgici o legati alla sensazione di aver perso il controllo delle varie fasi aziendali: questo è vero se non si prende seriamente in considerazione di utilizzare software capaci di gestire tutte le fasi aziendali.

Ma oggigiorno è possibile controllare ed agire addirittura tramite il tablet o il cellulare. L’idea è quella di ottimizzare, velocizzare e centralizzare e l’atteggiamento non deve essere quello di ‘subire’ l’evoluzione ma di cavalcarla per ottenere il massimo da essa. Vi ricordate le file alla posta per mandare una raccomandata oppure le lunghe interazioni per mandare contratti controfirmati?

Si sta andando, per fortuna, verso l’archiviazione di quelle pratiche all’interno di meravigliosi musei della civiltà umana!

Una delle tante nuove grandi rivoluzioni: la firma digitale

Fermo restando che poi alla fine stampiamo tutto, la cosa importante è che con le email, le pec ed i vari sistemi di invio di materiali in formato elettronico, non poteva mancare anche il poter firmare, in modo certo, tali documenti.

Quindi è nata la firma elettronica. Ce ne sono diversi tipi (semplice, avanzata, digitale o qualificata) ma il concetto è sempre quello che ormai sappiamo tutti: eliminare la carta ma soprattutto velocizzare la trasmissione di documenti fra aziende e fra azienda e Pubblica Amministrazione.

Forse qualche meccanismo deve essere ancora ben oliato, ma man mano che passano i mesi sempre più aziende e pubbliche amministrazioni iniziano ad adeguarsi, sia tecnicamente che nei processi e nella forma mentis.

Ci sono diverse offerte di firma elettronica sul mercato, quale scegliere?

Eh… qui si apre un mondo: tante software house hanno prodotto sistemi e processi per erogare le firme elettroniche; ognuna funziona, ovviamente, nel modo corretto.

La differenza non è tanto nel risultato – che è regolamentato dalle normative – ma nella facilità di utilizzo a regime e dalla sua curva di apprendimento nonché su quali e quanti servizi utili possono essere inclusi.

Personalmente ho scelto un servizio (spoiler alert: il TS Digital Signature di TeamSystem) che mi permette di essere mobile, ovvero firmare da qualsiasi postazione di lavoro in qualsiasi sede della mia azienda, nonché di avere le segretarie che firmano per me senza che mi debba preoccupare di errori o di dovermi muovere per firmare fogli e fogli.

Tale servizio ha anche la possibilità di far firmare i contratti ai miei clienti: ho scoperto questa cosa meravigliosa della firma grafometrica che facilita tutto e mi protegge da ogni contestazione pretestuosa. Mi sento davvero tutelato.

Quindi, come dicevo sopra, ho scelto il servizio di Team System: tutto il loro ecosistema nasce già nell’era moderna ovvero nel web. Non sono e non voglio essere legato a server fisici dentro gli uffici con complicate VPN che spesso non funzionano: quando poi chiamo gli ‘specialisti’ IT della mia azienda vengo sempre trattato come l’ultimo imbranato. Questa cosa non si verifica più.

Vantaggi della firma elettronica

Abbiamo già parlato di quanto sia vantaggioso avere una firma senza inchiostro da ogni parte del mondo a disposizione. Aggiungiamo però altre caratteristiche positive, con esplicito riferimento a TS Digital Signature:

• Si può apporre la firma su tantissimi documenti (ed il loro numero cresce giorno per giorno)
• Si elimina la carta: pensiamoci un po’ anche alla natura….
• Velocizzazione di ogni processo formale
• Aderire alle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate: fatture, bilanci, atti pubblici ed altro
• Avere un documento ufficiale (in entrata ed in uscita) valido perfettamente in ambito legale: risponde al concetto di “Certezza di autenticità e integrità”
• Possibilità di far firmare anche ai clienti con il sistema di firma grafometrica
• Completamento tramite Marca Temporale
• Conservazione a norma

Questi due ultimi punti, poi, hanno una efficacia pratica molto importante: ogni documento non solo è firmato in modo inequivocabile, ma viene anche completato da una data altrettanto inequivocabile e viene conservato in appositi archivi certificati ed inattaccabili.

È lo strumento adatto per migliorare il proprio business?

Sicuramente sì – oltre ad essere obbligatorio in sempre più ambiti – soprattutto comprando il software giusto che permette di avere tutti i vantaggi sopra citati. Ovviamente ci sono dei tempi di messa a regime durante il quale tutta l’azienda deve aderire, come mentalità, a questi meccanismi digitali.

Ma quando è tutto funzionante viene fuori la cosa più importante, ovvero lo sveltire le procedure ed avere più tempo per fare quello che un’azienda deve fare, ovvero meno burocrazia e più business.