Vantaggi della Firma Digitale per Commercialisti

La firma digitale rappresenta una delle soluzioni più innovative a disposizione degli Studi Professionali, perché permette di fornire valore legale ai documenti in modo affidabile e veloce.

Anche per i dottori Commercialisti, la firma digitale è uno strumento indispensabile non solo per rispondere agli specifici adempimenti normativi, ma anche per favorire il passaggio verso un nuovo modo di lavorare; e verso una digitalizzazione che si fa sempre più necessaria.

I vantaggi per i commercialisti che la utilizzano sono molti: scopriamo ora quali sono in questo articolo dedicato alla firma digitale per Commercialisti.

Firma Digitale: cos’è e a cosa serve

Il metodo matematico alla base della firma digitale, come già anticipato, è finalizzato a dimostrare l’autenticità di un testo digitale. Attraverso un sistema di chiavi crittografiche, questa modalità di firma ne garantisce, nello specifico:

• l’autenticazione (si assicura che il mittente è chi dichiara di essere);
• il non ripudio (il mittente non può negare di aver inviato il testo);
• l’integrità (il testo firmato non ha subito alterazioni nel percorso comunicativo tra chi lo ha inviato e il destinatario).

La firma digitale per commercialisti di tipo “tradizionale” necessita di supporti fisici come una business key (una USB) o una smart card (una card simile alla carta di credito), mentre la firma digitale remota, al contrario, non ha bisogno né di business key né di smart card, ma solo di un computer collegato alla rete Internet, di un software di firma e di una One Time Password generata da applicazione o token.

Come funziona la Firma Digitale

La firma digitale è il risultato di un procedimento informatico che consente ai professionisti (Commercialisti compresi) di firmare dei documenti e conferirgli valore legale, tramite l’impiego di strumenti crittografici.

Ciò significa che, nel sistema di firma digitale, ad ogni titolare viene assegnata una coppia di chiavi, vale a dire due numeri binari di lunghezza pari almeno a 2.048 bit. Il certificatore, che in Italia è l’Agenzia per l’Italia Digitale, emette poi un certificato digitale che associa uno dei due numeri binari all’identità del titolare, generando così una chiave pubblica.

Allo stesso tempo, viene generata una seconda chiave di tipo privato della stessa lunghezza, a controllo esclusivo del titolare. Questa chiave viene installata in un ambiente sicuro, e può essere utilizzata solo inserendo il PIN di sblocco corretto. A questo punto, il dispositivo di firma può eseguire la cifratura dell’impronta del documento con la chiave privata, fornendo proprio la firma digitale del documento.

Come implementare la Firma Digitale in Studio

La firma digitale per i Commercialisti contribuisce a creare una mentalità completamente digitale all’interno dello Studio Professionale, grazie a dati perfettamente catalogati e gestiti in modo più veloce ed efficiente.

Questa particolare tipologia di firma elettronica permette ai Commercialisti di abbracciare una vera digitalizzazione documentale, migliorando la gestione, il flusso e la comunicazione dei documenti nei confronti della clientela.

L’implementazione della firma digitale presuppone naturalmente una nuova impostazione organizzativa dello scambio documentale. Se i clienti adopereranno i normali strumenti hardware già in uso (come smartphone e tablet), i professionisti potranno invece affidarsi ad un ambiente software specifico, utile ad apporre agevolmente le firme documentali e a monitorarne l’avanzamento, ma anche a rendicontare e sollecitare coloro che devono ancora apporre la propria firma elettronica entro una scadenza precisa.

In tal senso, TeamSystem Signature è il software di firma digitale pensato per aziende e studi professionali che vogliono ottimizzare la gestione dei processi di firma e migliorare l’efficienza aziendale.

TeamSystem Signature è inoltre pensato per velocizzare tutte le operazioni aziendali: da una parte si può utilizzare da remoto, da qualunque posizione e in qualsiasi momento, mentre dall’altra è facilmente integrabile con i principali software gestionali di TeamSystem, come gli ERP e TeamSystem Studio.

I vantaggi della Firma Digitale per Commercialisti

Facilità d’uso e velocità di trasmissione dei documenti sono due dei più grandi vantaggi che offre l’utilizzo della firma digitale ai Commercialisti.

Inoltre, evitare di stampare i documenti produce benefici, sia per la salvaguardia dell’ambiente che in termini di risparmio di spesa e di spazio fisico, giacché i testi vengono archiviati in digitale.

Poter gestire la firma digitale in Cloud grazie a software specifici ha ulteriori vantaggi, soprattutto in termini di affidabilità:

• si eliminano i rischi di sicurezza legati all’uso di smart card o business key;
• i documenti così sottoscritti sono conservati a norma di legge all’interno dell’archivio digitale, per il periodo che prevede la normativa.

Un altro vantaggio garantito dai software per la firma digitale in cloud è l’efficienza: nel caso specifico dei Commercialisti, questi professionisti possono infatti far firmare i documenti ai loro clienti ovunque essi si trovino, attraverso lo smartphone e con una semplice telefonata, mantenendo anche a distanza e in mobilità il controllo dell’intera operazione minuto per minuto.

La firma, pertanto, non è più legata alla presenza del cliente in Studio. In pochi passaggi, un Commercialista può aggiungere un nuovo firmatario ed abilitarlo alla firma, e caricare e inviare non solo i documenti generati dal software gestionale ma anche documenti generati da altri programmi. Il cliente, che automaticamente riceve una notifica di richiesta di firma, ha così modo di consultare il documento da sottoscrivere e firmarlo, come detto, con una semplice telefonata.

La possibilità di gestire la firma digitale per Commercialisti in Cloud, concludendo, permette quindi al professionista di governare l’intero processo di sottoscrizione dei documenti in maniera ordinata, sicura e senza perdite di tempo per stampare, fascicolare e sollecitare i clienti.