Ufficio paperless: efficienza e risparmio
Un ufficio paperless rientra di dovere tra le principali sfide che le aziende moderne devono affrontare. Le motivazioni per andare verso questa direzione sono diverse: rinnovata organizzazione interna, riduzione dei costi, sostenibilità ambientale.
In un classico ufficio aziendale la carta è senz’altro l’elemento fisico più presente: contratti, preventivi, fatture, documentazione da firmare o da vistare. La dematerializzazione di tutti questi documenti può rivelarsi per le imprese una soluzione molto vantaggiosa, favorendo un nuovo modo di organizzarsi e quindi la possibilità di dedicare più tempo ad attività che portano valore aggiunto.
Ufficio paperless: i vantaggi
Il principio fondante di un ufficio paperless è quindi la dematerializzazione, che si traduce nella possibilità di liberarsi da tutta la carta in eccesso, ingombrante e che spesso appesantisce i processi gestionali. Ecco un elenco dei principali vantaggi di un ufficio paperless:
- Semplicità e controllo: grazie a un ufficio dematerializzato è possibile gestire con più semplicità i documenti; l’archiviazione diventa più facile e immediata e il controllo documentale più efficiente.
- Maggiore accessibilità: responsabili e dipendenti di un ufficio aziendale paperless possono accedere con facilità alla documentazione, anche da remoto.
- Più tempo per le attività di valore: la gestione dematerializzata consente ai dipendenti di concentrarsi maggiormente sullo sviluppo di tutte quelle attività che portano valore aggiunto, come il supporto ai clienti.
- Effetto ambientale: come è ovvio, una minor produzione di documenti cartacei incide con decisione sullo spreco di carta e quindi sulla diminuzione della deforestazione, contribuendo così alla salvaguardia dell’ambiente.
Firma digitale: perché inserirla in un ufficio paperless
Uno dei principali strumenti che agevolano la dematerializzazione, e quindi la diffusione di uffici paperless, è sicuramente la firma digitale. Se in passato ogni documento necessitava di una firma autografa e, di conseguenza, di una presenza fisica sia del firmatario che del documento stesso, oggi, grazie alla firma digitale i documenti possono essere firmati anche da remoto e conservati digitalmente.
- Non è più necessario, quindi, stampare la documentazione
La soluzione di TeamSystem per un ufficio paperless
TeamSystem Digital Signature è la soluzione per la firma elettronica dedicata ad aziende che vogliono affrontare una rivoluzione paperless ottenendo numerosi benefici: economici, operativi e relazionali.
Dal punto di vista economico grazie alla firma elettronica è possibile:
- eliminare i costi e il tempo perso legati alla gestione del cartaceo;
- facilitare e velocizzare il processo di autorizzazioni interne con la possibilità di firmare da remoto (per esempio, dal responsabile che è in esterna a un incontro con dei clienti).
Non solo, l’intera gestione documentale è più facile e immediata: possibilità di visualizzare i documenti in sottoscrizione e monitorarne l’andamento, conservazione a norma di legge, possibilità di caricare documenti da sottoscrivere. In ultima battuta, grazie alla firma elettronica ne beneficia anche il rapporto con la clientela: contratti e preventivi firmati più rapidamente, senza dover attendere la presenza fisica del firmatario, e tempi di attesa ridotti al minimo.
TeamSystem Digital Signature consente di gestire tutte le tipologie di firma elettronica previste dalla normativa: semplice, avanzata e qualificata (digitale); sia in modalità remota che grafometrica.
TeamSystem è da sempre al fianco delle aziende e degli studi nei processi di innovazione digitale. Tutte le nostre soluzioni sono finanziabili e attraverso una partnership con SIDA Group, società di consulenza finanziaria, supportiamo i nostri clienti nei processi di richiesta di questi contributi.
