Trasformazione digitale del settore immobiliare

La rivoluzione digitale e la gestione da remoto stanno coinvolgendo sempre più il settore immobiliare, con le relazioni e le negoziazioni immobiliari che diventano sempre più snelle ed efficaci. In determinati scenari però è necessario porre attenzione ai requisiti normativi di forma scritta, pena la nullità degli atti.

In questo contesto, un software per firma elettronica affidabile può rappresentare un alleato prezioso. Questo strumento può semplificare notevolmente il processo di sottoscrizione dei contratti e dei documenti, garantendo al contempo la conformità con le normative vigenti.

In questo articolo andiamo ad individuare i principali rapporti commerciali e tipologie documentali nell’ambito immobiliare, associando a ciascuna di esse le possibili soluzioni di firma elettronica in conformità con il quadro normativo italiano, disciplinato principalmente dalle norme del codice civile, della legge 39/89 e del codice dell’amministrazione digitale.

Attività negoziale dell’intermediario immobiliare

L’attività negoziale dell’intermediario riguarda sia l’attività che lo stesso svolge a favore del venditore che quella prestata per l’acquirente e si può sintetizzare, sia per le attività di vendita immobiliare che di locazione, nei seguenti termini:

• Intermediario – venditore (incarico di mediazione)
• Intermediario – acquirente (proposta di acquisto o proposta di locazione)

Scenari di sottoscrizione dei documenti nel settore immobiliare

Le attività che comportano la sottoscrizione di documenti tra l’intermediario e le parti coinvolte nel processo negoziale, sia nel caso di locazione che di vendita di immobili, sono le seguenti:

• sottoscrizione dei moduli privacy e dei moduli dichiarativi sulla presa visione delle informative di legge circa il rispetto delle norme regolamentari che disciplinano l’attività dell’intermediario immobiliare, per i quali è ammessa l’adozione di soluzione di firma elettronica semplice (FES) o di una firma elettronica avanzata (FEA) o di una firma elettronica qualificata (FEQ);
• sottoscrizione del mandato di vendita-locazione ossia l’incarico di mediazione, per il quale è ammessa l’adozione di una firma elettronica avanzata (FEA) o di una firma elettronica qualificata (FEQ). Si precisa, tuttavia, che tale mandato all’intermediario da parte dell’acquirente-conduttore, per prassi diffusa, viene inserito nella proposta di acquisto-locazione irrevocabile che il potenziale acquirente formula, per suo tramite, al venditore-locatore;
• sottoscrizione della proposta di acquisto o di locazione, per la quale è ammessa l’adozione di una soluzione di firma elettronica avanzata (FEA) o di una soluzione di firma elettronica qualificata (FEQ), nel caso in cui si tratti solo di promesse e non vi sia una disposizione di vendita o di trasferimento di diritti immobiliari;
• sottoscrizione dei verbali di visita dell’immobile predisposti dall’intermediario nella fase di esecuzione del contratto, per i quali è ammessa l’adozione di una firma elettronica avanzata (FEA) o di una firma elettronica qualificata (FEQ).

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Digitalizzazione dei contratti di compravendita o trasferimento di diritti immobiliari

Nel caso di compravendita o trasferimento di diritti immobiliari la normativa nazionale prevede ancora che, in fase di stipula formale, il contratto definitivo venga stipulato davanti al notaio, con l’apposizione quindi di una firma autenticata dal notaio stesso.

Tuttavia, nella fase preliminare è già possibile utilizzare soluzioni digitali per l’identificazione e la firma dei documenti.

Per i contratti preliminari di compravendita immobiliare e di locazione di periodo superiore a 9 anni, redatti come documenti informatici, è obbligatoria la sottoscrizione con firma elettronica qualificata (FEQ), nota anche come firma digitale – in coerenza con le disposizioni di cui all’art. 1350, primo comma, n. 1-12 del Codice Civile – pena la nullità.

A tale scopo possono tornare utili soluzioni di firma digitale One-Shot – ossia soluzioni basate sull’emissione di certificati qualificati One-Shot, che hanno un costo ridotto ma anche un breve periodo di validità (non superiore a 60 minuti) – che permettono di sottoscrivere i documenti con FEQ. Il processo di emissione di una firma digitale One-Shot a favore di un firmatario può essere reso automatico e veloce mediante piattaforme e processi di verifica a distanza dell’identità del richiedente, assicurata da una procedura a norma o mediante verifica dell’identità digitale SPID di livello 2 (almeno significativo).

Per le locazioni inferiori a 9 anni, oltre che per i documenti citati nel precedente paragrafo, invece, sono ammesse anche soluzioni di firma elettronica diverse dalla firma elettronica qualificata (FEQ).

Servizi accessori nell’attività dell’intermediario immobiliare

L’attività dell’intermediario può prevedere, inoltre, l’effettuazione di servizi accessori a quelli tipici sopra indicati, che possono essere svolti a favore di una delle due parti o di entrambe e che possono prevedere il coinvolgimento di professionisti terzi. Tali attività, ad esempio, impongono la sottoscrizione dei seguenti documenti:

• sottoscrizione dell’incarico ai periti per la perizia di stima degli immobili, per i quali è ammessa l’adozione di una soluzione di firma elettronica semplice (FES) o di una firma elettronica avanzata (FEA) o di una firma elettronica qualificata (FEQ);
• sottoscrizione dell’incarico all’intermediario per la registrazione telematica del contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate, per il quale è ammessa l’adozione di una soluzione di firma elettronica semplice (FES) o di una firma elettronica avanzata (FEA) o di una firma elettronica qualificata (FEQ).

Registrazione telematica dei contratti immobiliari e imposta di bollo

I contratti di compravendita e di locazione devono essere poi sottoposti ad una procedura di registrazione telematica con il versamento della relativa imposta di registro, disciplinata da Provvedimenti direttoriali dell’Agenzia delle Entrate a cui si rimanda.

Come chiarito dalla Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate del 23/E dell’8 aprile 2021, questa procedura necessita di un contratto da registrare in formato PDF/A che deve essere sottoscritto mediante FEQ con formato standard di firma CAdES .p7m.

Ricordiamo, inoltre, che le scritture private per compravendita e la locazione di immobili di cui si effettua la registrazione sono soggette sin dall’origine ad imposta di bollo (art.2 D.P.R. n.642/1972 e parte I dell’allegata tariffa).

Diffusione dei processi di digitalizzazione e conservazione obbligatoria

L’analisi condotta in questo articolo ha dimostrato come sia possibile digitalizzare praticamente tutti i processi negoziali relativi al settore immobiliare. L’emergenza pandemica e quindi la necessità di gestire da remoto le relazioni di compravendita e di locazione hanno sicuramente dato ulteriore impulso alla digitalizzazione di questo settore, contribuendo a una sempre maggiore diffusione di progetti di identificazione e sottoscrizione elettronica dei documenti.

Approfittiamo, infine, per ricordare che, al fine di preservarne la validità giuridica e l’efficacia probatoria, è necessario garantire la conservazione digitale a norma secondo le Linee Guida AgID dei documenti sottoscritti elettronicamente per tutto il periodo stabilito dall’art. 2220 del Cod. Civ. (ad esempio affidando contrattualmente l’attività di conservazione di tali documenti ad un Conservatore certificato nella sicurezza ISO 27001 e nella qualità ISO 9001).