La sottoscrizione elettronica dei contratti nelle aziende

Negli ultimi anni è cresciuto l’interesse per le aziende di investire in soluzioni per la digitalizzazione dei contratti di relazione con i propri clienti, fornitori, dipendenti e in generale con i vari utenti del proprio contesto business.

Il modo di relazionarsi, di fruire dei servizi, di concludere gli accordi, di accettare le condizioni contrattuali è ormai da tempo cambiato: gli utenti iniziano loro stessi a richiedere alle aziende soluzioni digitali, rapide e semplici perché sono oramai abituati nell’utilizzo personale di piattaforme, applicazioni ecc. a usare modalità di accettazione con strumenti smart come il point & click, mail con link autologganti, codici usa e getta OTP che una volta ricevuti dobbiamo inserirli nel portale o nella app per confermare la volontà di accettazione e la conservazione digitale dei documenti.

Questo forte interesse e investimento sull’adozione di soluzioni per dematerializzare i contratti è letteralmente esploso in questo anno di emergenza pandemica Covid-19 diventando un fattore critico di sopravvivenza e spesso l’unico modo per continuare ad avere una relazione commerciale o una relazione tra datore di lavoro e dipendenti.

Le aziende che non adotteranno un modello di relazione semplice e digitale per la conclusione dei contratti rimarranno indietro e non saranno più competitive con il livello minimo richiesto dal mercato.

La trasformazione digitale con conformità normativa è diventata la prioritaria

Le misure di isolamento e distanziamento sociale adottate dallo Stato in questo anno di pandemia hanno fatto sì che automatizzare e semplificare le interazioni commerciali e in generale le relazioni con i vari utenti sia diventata la priorità delle imprese italiane, tuttavia molti non sanno che soluzioni di firma elettronica remota che possono permettere la conclusione di accordi a distanza e in mobilità esistono da anni e oltre a garantire una user experience di qualità sono implementate per assicurare una conformità alla normativa in materia di documento informatico e in materia di protezione dei dati personali.

Sempre più i gestionali aziendali si integrano a soluzioni di firma elettronica per ottimizzare flussi e processi aziendali grazie ai workflow integrati, per ridurre i costi operativi, per innovare ed efficientare in risposta alla crisi economica che si sta affrontando, ma il vero potenziale è la fidelizzazione di clienti, fornitori e utenti grazie all’esperienza di utilizzo di una soluzione per accettare contratti e altri documenti, che sia sicura, conforme alla normativa ma che non gli faccia perdere tempo e sia di facile gestione.

Tipi di firma elettronica remota che si stanno diffondendo per digitalizzare i contratti

Le soluzioni di firma elettronica negli anni si sono evolute, sia grazie alle tecnologie che alla user experience, e oggi costituiscono l’espressione della volontà di sottoscrivere il documento attraverso un processo informatico smart che permette di associare automaticamente i dati utili a identificare il sottoscrittore al documento informatico (ad es. il contratto).

Nell’ordinamento italiano i diversi tipi di firma elettronica consentono di raggiungere tale obiettivo in modo più o meno certo, fornendo contestualmente effetti giuridici più o meno rilevanti.

Una grande diffusione in questo ultimo anno di emergenza Covid-19, ma in generale già in precedenza stavano conquistando il mercato, è rappresentata dalle soluzioni di firma elettronica remote che quindi permettono la sottoscrizione di contratti e dei documenti in maniera rapida ed automatica, a distanza e in mobilità.

Normativamente, la validità e l’efficacia probatoria delle soluzioni di firma elettronica semplice (FES) ed avanzata (FEA) remote sono disciplinate dall’art. 20, comma 1-bis, del Codice dell’Amministrazione Digitale

Per quanto riguarda la soluzione di FES remota esistono per le aziende ottime soluzioni dal punto di vista delle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità e queste possono essere utilizzate per la sottoscrizione della maggior parte dei contratti aziendali, ad eccezione di quelli relativi all’art. 1350 comma 1 numeri 1-13 del Cod. Civ o quelli appartenenti ad ambiti settoriali disciplinati da norme speciali che impongono una specifica fattispecie di firma. L’idoneità del contratto informatico in PDF sottoscritto con FES a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio è liberamente valutabile in giudizio in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità della soluzione di firma elettronica adottata.

Mentre per un contratto informatico in PDF sottoscritto con una soluzione di FEA remota, conforme alle regole tecniche di cui al Titolo V artt. 55-61, del DPCM 22 febbraio 2013, è soddisfatto il requisito della forma scritta e ha la piena efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile, l’utilizzo conforme è praticamente su quasi tutti i documenti e scritture private ad eccezione di quelli relativi all’art. 1350 comma 1 numeri 1-12 del Cod. Civ ed eventuali documenti settoriali soggetti a leggi speciali.

Una soluzione concreta di FES e FEA remote

Ad esempio, una soluzione tecnologica che può essere alla base sia di una soluzione di FES remota che di una soluzione di FEA remota, è quella che permette ai firmatari di utilizzare una rapida procedura combinata di “point and click” e di successiva conferma della transazione mediante inserimento di una OTP (one-time-password), tramite una chiamata a un numero verde dedicato attraverso un cellulare con SIM card, della quale il firmatario dichiara e garantisce di avere la piena ed esclusiva disponibilità, oppure tramite sms alla predetta Sim card del firmatario oppure tramite OTP generato da apposita applicazione installata sullo smartphone del firmatario.

In tale soluzione, la FEA in aggiunta alla FES richiede l’identificazione del firmatario, l’adesione volontaria del firmatario alla soluzione FEA, la garanzia di trasparenza informativa attraverso la messa a disposizione di un manuale descrittivo della soluzione e altri requisiti richiesti dalle regole tecniche, ma che possono essere gestiti tranquillamente dalle aziende.

La data certa elettronica e la conservazione digitale dei contratti

Non bisogna mai dimenticare che ai sensi dell’art. 43 comma 3 del CAD un documento informatico come un contratto sottoscritto con firme elettroniche va conservato digitalmente secondo le regole tecniche. La conservazione può essere anche affidata in esterno ad un servizio di conservazione di Conservatore, anche accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, delegando a quest’ultimo i compiti e le responsabilità previste dalla norma in capo al Responsabile della Conservazione.

Inoltre, il processo di conservazione del contratto informatico premette di associare ad esso anche una data e ora opponibile ai terzi in modo da garantire anche la disciplina civilistica sulle prove documentali di cui agli artt. 2702 e 2704 Cod. Civ.