Consigli per scegliere il software giusto per la conservazione digitale a norma

Nell’era digitale, la conservazione dei documenti informatici assume un’importanza fondamentale per le aziende e le pubbliche amministrazioni.

La necessità di garantire l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo ha portato alla diffusione di software per la conservazione digitale a norma.

Ma come scegliere il miglior servizio di conservazione digitale a norma? Quali soni i fattori da considerare per individuare il software più adatto alle proprie esigenze? Scopriamolo in questa guida completa di TeamSystem.

Che cos’è la conservazione digitale a norma?

La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato da precise normative (LINEE GUIDA AGID IN MATERIA DI FORMAZIONE GESTIONE CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI del 10 settembre 2020) che consente di attribuire ai documenti informatici la stessa validità legale dei documenti cartacei. La gestione efficiente e sicura dei documenti digitali è fondamentale per:

• Garantire la validità legale dei documenti nel tempo, equiparandoli a quelli cartacei.
• Assicurare l’integrità e l’autenticità dei dati, prevenendo contraffazioni o manomissioni.
• Rispettare le normative vigenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID.
• Ottimizzare l’archiviazione dei documenti, liberando spazio fisico e semplificando la ricerca.

In questo contesto, la scelta di un software di conservazione digitale a norma diventa un passo fondamentale.

Come scegliere il miglior servizio di conservazione digitale a norma

La scelta del software di conservazione digitale a norma dei documenti informatici è, come già detto, un passaggio di fondamentale importanza per la gestione efficiente e sicura dei documenti informatici. Ecco alcuni fattori da considerare:

Sicurezza:

• Il software deve garantire la sicurezza dei documenti conservati mediante l’utilizzo di tecnologie di crittografia e di sistemi di autenticazione avanzati.
• Deve essere conforme alle normative in materia di sicurezza informatica.

Affidabilità:

• Il software deve essere affidabile e garantito da un fornitore solido e con esperienza nel settore.
• Deve essere in grado di gestire grandi volumi di dati e di garantire la continuità del servizio.

Conformità:

• Il software deve essere conforme alle normative vigenti in materia di conservazione digitale a norma.
• Deve essere in grado di gestire correttamente i metadati associati ai documenti.

Funzionalità:

• Il software deve essere dotato di tutte le funzionalità necessarie per la gestione completa della conservazione dei documenti, dal loro versamento, alla loro archiviazione, consultazione ed esibizione.
• Deve essere facile da usare e integrabile con altri sistemi aziendali.

Costi:

• Il costo del software è un fattore importante da considerare, ma non deve essere l’unico.
• È importante valutare il rapporto qualità-prezzo e scegliere un software che offra le funzionalità necessarie a un prezzo competitivo.

In tal senso, TeamSystem offre un software di conservazione digitale a norma, TeamSystem Archive, che garantisce:

• Conformità alle normative: TeamSystem Archive è conforme al CAD e alle Linee Guida AgID.
• Sicurezza e affidabilità: I dati sono conservati in data center certificati e protetti da sistemi di crittografia avanzati.
• Funzionalità e usabilità: Il software è facile da usare e offre diverse modalità di ricerca e consultazione dei documenti.
• Integrazione: TeamSystem Archive si integra con altri sistemi gestionali TeamSystem.
• Scalabilità e costi: Il software è scalabile e i costi sono flessibili, in base alle esigenze aziendali.

Contatta TeamSystem per una consulenza gratuita e scopri come TeamSystem Archive può aiutarti a gestire i tuoi documenti digitali in modo sicuro, efficiente e in compliance con la normativa. I nostri clienti sono già ampiamente soddisfatti: leggi subito le loro opinioni!