Smart Working e la firma elettronica ovunque tu sia

Oggi si sente sempre più spesso parlare di smart working, trasformazione digitale e dematerializzazione dei processi. Ma questi come impattano sui rapporti tra i dipendenti e l’azienda? Come fare per dematerializzare tutti i processi cartacei in modo da mantenere il controllo e l’efficacia del lavoro anche se svolto da remoto?

In questo scenario di continua evoluzione verso il mondo digitale, la delocalizzazione del lavoro o smart working, ossia la tendenza del mondo del lavoro a puntare sulla mobilità e sulle tecnologie che consentono la comunicazione e la collaborazione a distanza, è in continuo aumento. Secondo uno studio della School of Management del Politecnico di Milano sono più di 250mila gli smart worker in Italia, ma che cosa significa questo in termini raggiungibilità delle persone?

Lo smart working è una modalità flessibile di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che mira a incrementarne la produttività, agevolando la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro svincolando i lavoratori dalla fisicità del proprio posto di lavoro. Oggi una “azienda liquida” come definita da Fabrizio Capobianco, CEO di TOK.tv, è quella i cui dipendenti lavorano ciascuno da remoto. Ciò significa:

• Possibilità di accesso al talento indipendentemente dai confini geografici e temporali;
• Minore impatto ambientale degli uffici e quindi costi relativamente più bassi.

Ma se è vero che da un lato le aziende e i professionisti beneficiano di questa flessibilità in termini geografici e temporali, dall’altro lato hanno la necessità di mantenere il controllo sui processi che si delocalizzano, dotando i propri collaboratori di strumenti che gli consentano di offrire gli stessi servizi ed effettuare le stesse operazioni che si effettuerebbero nei locali aziendali, tra cui l’esempio più lampante è la firma dei documenti.

La firma, vista come atto conclusivo del processo di vendita o di acquisto o di un processo decisionale, oggi può essere effettuata completamente in mobilità e in differenti modalità. Esistono soluzioni sul mercato che consentono ad un’azienda di condividere i documenti da firmare con i propri collaboratori, clienti, dipendenti ovunque essi siano, tramite app o email, implementando diverse modalità di firma (elettronica, elettronica avanzata e qualificata) nel rispetto dei requisiti definiti dalle normative di riferimento.

Esistono diverse modalità di firma:

• Firma con il telefono cellulare, ossia attraverso l’utilizzo del telefono cellulare che viene utilizzato come mezzo e metodo identificativo del firmatario.
• Firma grafometrica, intesa come la raccolta della firma autografa del firmatario attraverso appositi tablet (o Pad di firma). In questo caso il firmatario appone la propria firma ma invece che scrivere su carta, firma su un tablet.
• Firma biometrica, è la modalità di firma che utilizza dati biometrici come ad esempio l’impronta digitale o il sistema dei vasi sanguigni come strumento per identificare il firmatario.

Firmare non è mai stato, così semplice, a misura di uomo e collaborativo.

In un’azienda liquida, oltre a lavorare per obiettivi, comunicare, creare clima di fiducia e rispetto, creare cultura aziendale condivisa, lasciare spazio a tutti, vi è la necessità di dotare di strumenti che supportano e aiutano le aziende a raggiugere i propri collaboratori e i nuovi clienti abbattendo le barriere fisiche dei propri uffici.

Un device, un documentale, un mezzo di comunicazione (video o chat) e la firma elettronica mobile, ed ogni luogo può diventare il tuo luogo di lavoro, agevolando la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

Le testimonianze in questo ambito non mancano, tra cui molto significativa è quella di Leon Barnard, sviluppatore e designer per Balsamiq il quale afferma:

Il nostro CEO, Peldi Guilizzoni, dimostra una grande fiducia nei nostri confronti. Sono convinti che noi tutti lavoriamo in modo più efficace di quanto abbiamo mai fatto nei lavori precedenti dove la cosa più importante era “dimostrarsi occupato” per il capo … .

La possibilità di poter lavorare non solo da casa ma anche in altri ambienti come aeroporti, spazi di co-working, bar e sale di attesa stazioni ecc. “genera delle implicazioni positive sulla mobilità urbana oltre che sull’inquinamento”?(Osservatorio sullo Smart Working 2015), non bisogna più “dimostrarsi occupato”, ma essere occupato e produttivo.

La firma elettronica diventa strumento forte per la creazione di un clima lavorativo smart e in complete mobilità per una dematerializzazione dei processi cartacei a 360 gradi.