Sigillo elettronico e Firma Elettronica Qualificata: cosa cambia?

Nell’era della digitalizzazione, strumenti come la firma elettronica qualificata e il sigillo elettronico sono diventati indispensabili per aziende e professionisti. Entrambi questi strumenti garantiscono sicurezza, validità legale e praticità nella gestione dei documenti digitali, ma presentano differenze significative in termini di funzione e ambiti di utilizzo. In questo articolo esploriamo cosa li distingue e come scegliere quello più adatto alle proprie esigenze.

Cos’è un sigillo elettronico?

Il sigillo elettronico è un sistema digitale che certifica l’autenticità e l’integrità di un documento elettronico. Associato a una persona giuridica, questo strumento non rappresenta la volontà di una persona fisica, ma garantisce che un documento provenga da una specifica organizzazione o azienda.

Caratteristiche principali del sigillo elettronico

Vediamo le caratteristiche principali del sigillo elettronico:

• identificazione dell’azienda che certifica che il documento è stato emesso da una determinata organizzazione;
• protezione del contenuto che impedisce modifiche non autorizzate al documento dopo l’applicazione del sigillo;
• automazione nei processi aziendali ideale per invio di fatture elettroniche, documenti fiscali e report ufficiali.

Un esempio concreto è l’utilizzo del sigillo elettronico per garantire che una fattura digitale inviata da un’azienda non sia stata alterata durante la trasmissione.

Cos’è una firma elettronica qualificata?

La firma elettronica qualificata (FEQ) ha lo stesso valore legale di una firma autografa e rappresenta la volontà di una persona fisica. È certificata tramite dispositivi qualificati, come smart card o token USB, e un certificato digitale rilasciato da un ente accreditato.

Caratteristiche principali della firma elettronica qualificata

• validità legale universale: riconosciuta in tutta l’Unione Europea grazie al regolamento eIDAS;
• identificazione del firmatario: garantisce che il firmatario sia stato verificato con certezza;
• ampia applicazione: usata per contratti, atti notarili e deleghe.

Un esempio comune è la firma di un contratto di lavoro, che richiede la sottoscrizione personale del firmatario per essere valido legalmente.

Differenze principali tra sigillo elettronico e firma elettronica

Sebbene entrambi gli strumenti siano fondamentali nella gestione documentale digitale, il sigillo elettronico e la firma elettronica qualificata si differenziano significativamente in termini di funzione e ambiti di utilizzo.

Funzione del sigillo elettronico vs firma elettronica

La principale differenza tra sigillo elettronico e firma elettronica qualificata risiede nella loro funzione.

• Sigillo elettronico: certifica l’autenticità e l’integrità di un documento emesso da un’azienda o organizzazione.
• Firma elettronica qualificata: rappresenta la volontà di una persona fisica di sottoscrivere un documento, dandogli valore legale.

Il sigillo è dunque perfetto per processi aziendali automatizzati, mentre la firma è necessaria quando si richiede l’intervento diretto di una persona.

Ambiti di utilizzo e obblighi legali associati

Gli ambiti di applicazione variano a seconda del tipo di validazione richiesta:

• sigillo elettronico, ideale per documenti aziendali standardizzati, come fatture elettroniche, dichiarazioni fiscali e certificati aziendali;
• firma elettronica qualificata, utilizzata per contratti, deleghe e documenti con valore legale che richiedono la sottoscrizione personale.

Dal punto di vista normativo, la firma elettronica qualificata è riconosciuta in tutta l’Unione Europea come equivalente alla firma autografa, mentre il sigillo elettronico certifica principalmente l’origine e l’integrità del documento.

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