PEC: Posta Elettronica Certificata

Introdotta nel 2010, la PEC, o Posta Elettronica Certificata, è una posta elettronica a tutti gli effetti, quindi un indirizzo e-mail. Ma ha una caratteristica: è una posta “certificata”, ha cioè un valore legale.

La PEC è un tipo particolare di posta elettronica che permette di attribuire ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendo così la prova dell’invio e della consegna.

La validità legale è senza dubbio un aspetto fondamentale per le aziende, che in questo modo possono “certificare” le loro comunicazioni più importanti. Per questo motivo, sempre più organizzazioni si stanno adoperando per implementare un sistema di gestione mail PEC in grado di coordinare in modo centralizzato tutte le caselle mail in proprio possesso, sia aziendali che certificate.

Che cosa vuol dire “posta certificata”? Significa che è possibile sapere con certezza che è stata spedita al soggetto corretto e che è stata regolarmente ricevuta.

Come è possibile sapere se il messaggio inviato è stato effettivamente ricevuto? Quando l’utente invia il messaggio, ottiene in risposta una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale, data e ora. Questa ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, viene inviata al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna.
La PEC però non certifica anche la lettura del messaggio da parte del destinatario. È infatti relativa ai soli eventi di invio del messaggio e di consegna dello stesso.

Quali sono i principali vantaggi della PEC?

• La Posta Elettronica Certificata è semplice, non prevede l’uso della carta;
• È istantanea e quindi non ammette ritardi, dà certezza che una pratica è andata a buon fine;
• È facile da archiviare e quindi anche da ritrovare;
• Qualsiasi formato digitale può essere inviato tramite Posta Elettronica Certificata;
• I messaggi possono essere consultati da qualsiasi dispositivo, computer o smartphone e tablet;
• L’avvenuta consegna della mail viene garantita; e nel caso in cui non sia possibile recapitare il messaggio al destinatario, il mittente viene informato;
• Le ricevute di consegna hanno piena validità legale, anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario;
• Esiste una funzionalità che permette, a chi invia, di chiedere una ricevuta di consegna “completa” (cioè che contiene anche una copia esatta, firmata digitalmente dal proprio gestore di posta, del messaggio spedito);
• Tracciabilità della casella mittente;
• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
• Elevati requisiti di qualità e continuità del servizio.