PEC: benefici e vantaggi di una gestione centralizzata e consapevole

Nelle imprese o dai professionisti, la Posta Elettronica Certificata è stata spesso percepita come un “onere aggiuntivo”; qualcosa da detenere perché imposta dalla Legge, necessaria per risultare regolarmente iscritti al Registro delle Imprese e una cosa in più da dover controllare.

Col passare del tempo, però – e a maggior ragione da quando rappresenta a tutti gli effetti il domicilio digitale – la PEC è divenuta d’uso sempre più comune, entrando nel quotidiano come canale per la gestione delle relazioni con i clienti, i fornitori e ogni altro soggetto con cui si interagisce per motivi “di business”.

PEC: scenari operativi e rischi connessi

Oggi a tutti gli effetti la PEC si è assicurata un ruolo di rilievo tra gli strumenti di comunicazione formale a nostra disposizione; pertanto è opportuno comprendere benefici e rischi di una “corretta” o “distratta” impostazione gestionale della Posta Elettronica Certificata.

Gli scenari a cui porre attenzione sono verosimilmente separabili tra messaggi ricevuti e messaggi trasmessi.

Nel primo caso, è di fondamentale importanza il monitoraggio della casella di posta certificata (il “domicilio” digitale), perché una mancata reazione nei tempi di legge comporta delle conseguenze – a puro titolo esemplificativo e non esaustivo si pensi all’impatto di ricevere un atto di citazione, un avviso di accertamento o una cartella esattoriale. La gestione tempestiva, evidentemente, diventa sempre più complessa con l’aumentare del numero delle PEC e degli utenti abilitati a prenderne visione.

Per esempio, è possibile immaginare almeno quattro scenari operativi:

• C’è una sola casella PEC e un solo utente abilitato alla lettura/gestione;
• C’è una casella PEC, ma più utenti sono abilitati alla lettura/gestione;
• Ci sono più caselle PEC, ma un solo utente è abilitato alla lettura/gestione;
• Ci sono più caselle PEC e più utenti sono abilitati alla lettura/gestione.

Ognuno di questi scenari comporta vantaggi e svantaggi.

Nel caso della mono-utenza, una persona sola può dimenticarsi di controllare la casella di posta, non ritenere importante un messaggio ricevuto, non inoltrare il messaggio ricevuto al destinatario interessato oppure inviarlo a un destinatario non corretto. Nel caso della multi-utenza, più persone possono ricordarsi di controllare le comunicazioni ricevute, ma introducono nuove esigenze di coordinamento; per esempio, è frequente “dare per gestito” (leggasi “evaso”) un messaggio ricevuto per il semplice fatto di vederlo “già letto” da qualcun altro.

Questi rischi possono poi subire una naturale proliferazione nei casi 3 e 4, in cui le caselle PEC da gestire diventano molte.

PEC: gestione e organizzazione efficace delle caselle di posta

Nasce quindi l’esigenza di poter organizzare in modo efficiente ed efficace le utenze e le PEC; ma come fare? La soluzione può essere trovata nell’utilizzo di una “piattaforma” in grado di:

• monitorare e gestire più caselle PEC e assegnare i messaggi ricevuti alle utenze verosimilmente più corrette;
• allertare l’utente (o alcuni utenti) della presenza di messaggi ancora non letti decorsi “n” giorni dalla ricezione;
• applicare regole e filtri (peraltro sempre più “intelligenti”) per fare ordine quando i messaggi ricevuti sono molto numerosi.

Non solo, un sistema di questo tipo è spesso in grado anche di rispettare attivamente privacy e gerarchie, riconoscendo (con apposite regole, come per esempio la presenza di alcune parole nell’oggetto o nel testo) eventuali messaggi riservati, distinguerli dagli altri e renderli visibili (anche attivando notifiche) solo a determinati utenti.

Nel caso invece della trasmissione delle PEC, dato che un messaggio di Posta Elettronica Certificata trasmesso e in grado di “impegnare” l’impresa per quanto vi è contenuto, occorre porre significativa attenzione a chi accede al sistema. Sarebbe dunque importante disporre di strumenti in grado di monitorare gli accessi alla casella per identificare e tracciare “chi fa che cosa”.

PEC: perché adottare una piattaforma di gestione centralizzata

L’adozione di una piattaforma per centralizzare le utenze e governare diverse caselle PEC – siano esse di un’impresa oppure di più imprese, affidate alla sapiente cura di un professionista discreto e inappuntabile – consente di superare i rischi di una gestione approssimativa o saltuaria. Di conseguenza, è possibile cominciare a pensare alle PEC come ad un alleato nei processi gestionali quotidiani, capace, per esempio, di far partire automaticamente solleciti di pagamento per una o più fatture insolute, catalogando gli invii in maniera ordinata con tag predefiniti per facilitarne la successiva ricerca e consultazione. Peraltro, si tratta ormai di piattaforme in cloud, preventivamente configurabili e che non richiedono installazioni sul proprio computer, con notevoli risparmi di tempo in fase di adozione e per l’assistenza su eventuali malfunzionamenti.

I vantaggi complessivi che derivano sono dunque rilevanti. E lo sono ancora di più se il contesto di riferimento non è più la singola impresa ma quello di uno Studio professionale, che può, con gli strumenti giusti, fornire un elevato livello di servizio alla propria clientela, portando valore e introducendo dinamiche di efficienza, sicurezza e automazione nelle comunicazioni (che possono, a vario titolo, riguardare: la proprietà o l’ufficio legale, ma anche gli acquisti, il customer service, l’amministrazione, le risorse umane, etc.).