PEC B2B: 5 cose da sapere per sfruttarla al meglio

La PEC è uno strumento ormai indispensabile per imprese e professionisti. Una gestione ottimale di questo strumento di comunicazione mail certificato consente alle aziende di accelerare il proprio percorso di digitalizzazione, soprattutto se governate con il supporto di un software per gestione di pec multiple. Ecco quello che c’è da sapere per gestirla nel modo migliore.

Cosa è una PEC B2B e a chi serve

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento di comunicazione che consente di inviare mail che abbiano pieno valore legale, esattamente come una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Se il privato cittadino può scegliere se utilizzare o meno una PEC, per aziende e professionisti ormai l’uso di una mail certificata è indispensabile.

Infatti, gli articoli 16 D.L. n. 185/2008, 5 D.L. n. 179/2012 e 37 D.L. 76/2020 stabiliscono che possedere almeno una PEC è obbligatorio per:

• Imprese;
• Società;
• Liberi professionisti iscritti a un Albo professionale;
• Ditte individuali;
• Pubbliche amministrazioni.

Una volta creata la propria PEC deve essere comunicata telematicamente al Registro Imprese competente per il territorio.

Per chi non rispetta le norme sono previste pesanti sanzioni.

La PEC B2B è indispensabile nella digitalizzazione dell’impresa

Al di là dell’obbligatorietà posta su questi soggetti, il possesso e la buona gestione di mail certificate sono elementi indispensabili per i business che si muovono verso la digitalizzazione della propria impresa.

La PEC è indispensabile per comunicazioni ufficiali e può essere sfruttata per:

• Comunicare con Enti e Pubblica Amministrazione;
• Convocare assemblee e consigli;
• Effettuare comunicazioni ufficiali anche esterne alla propria impresa;
• Inviare gli stipendi ai dipendenti;
• Presentare la propria candidatura a gare d’appalto, concorsi e bandi;
• Inviare e ricevere fatture elettroniche;
• Trasmettere documenti riservati.

Un gestionale per PEC B2B può aumentare la produttività

La gestione delle mail PEC B2B per le aziende può risultare complessa, soprattutto per le attività che ne posseggono più d’una.

Data l’importanza delle comunicazioni che arrivano via PEC il buon controllo della posta certificata è fondamentale per la buona salute di un business.

La soluzione ideale è centralizzare in un’unica dashboard tutte le PEC e le mail in modo da avere tutto sotto controllo, verificando la posta da un unico software, in modo semplice e veloce.

Un buon gestionale, inoltre, permette di ridurre il tempo impiegato nella gestione delle mail perché ottimizza il flusso di ricezione e smistamento. In questo modo, oltre a non perdere nessuna comunicazione importante, si risparmia tempo prezioso da investire in altre attività.

Le PEC B2B sono estremamente sicure

La PEC è più sicura delle tradizionali mail perché è integrata con sistemi antivirus e antispam più sofisticati. In questo modo il contenuto delle mail risulta più protetto e l’invio di documenti a clienti e fornitori è più tutelato.

Proprio per via della grande sicurezza che riescono a garantire, le PEC sono le uniche mail che hanno un valore legale e che vengono utilizzate da istituzioni ed enti pubblici.

La PEC B2B ha lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno e garantisce prova di invio e consegna. Tali informazioni sono conservate dal gestore solo per 30 mesi, al termine del quale non saranno più disponibili.

Esiste un software che ti permette di gestire tutte le PEC B2B

PEC Manager è il software di TeamSystem che consente una gestione completa ed efficiente di tutte le PEC B2B. Il programma permette di gestire da un’unica schermata tutte le PEC e le mail di un’attività, permettendo così un notevole risparmio di tempo e migliorando le prestazioni.

Il software permette, inoltre, di sviluppare i workflow di assegnazione dei ruoli nei processi di elaborazione.

Per essere ancora più funzionale ed efficace PEC Manager è integrato con le soluzioni di firma digitale (TeamSystem Signature) e con le meccaniche di Intelligenza Artificiale.