Accelerare l’acquisizione di ordini e contratti con la firma digitale

Chi si ricorda il libro firma? Io sì e ricordo anche tutto il cerimoniale collegato: i documenti da firmare venivano raccolti in un libro in ordine di importanza- prima ordini, contratti e assegni (perché erano uscite anziché entrate) – e poi “portati alla firma”.

Solitamente dal Responsabile amministrativo al Titolare, Amministratore delegato o Direttore generale, che aspettava il momento più opportuno per firmarli a penna, magari stilografica.n
I documenti firmati dovevano poi essere inviati ai destinatari con la richiesta di controfirmarli per accettazione e rimandarli al mittente. Descritto così si potrebbe pensare a un processo in uso nel secolo scorso mentre in realtà vale ancora oggi per molte aziende.

Un’operazione di questo tipo coinvolge molte persone, con tempi lunghi e dispendio di energie, tenuto conto del paradosso che consiste nell’emettere un documento dal gestionale, stamparlo, firmarlo manualmente, spedirlo anticipatamente via mail con una scansione e poi riceverlo controfirmato, cartaceo e magari per posta normale.

Perchè la digital transformation abbia un senso tutti i documenti che nascono digitali devono avere la possibilità di restare e circolare in questo formato.

E’ venuto quindi il momento di parlare di TeamSystem Digital Signature, il servizio per apporre la firma elettronica a tutti i documenti prodotti dal gestionale e che la richiedono.

Come firmare un ordine con TeamSystem Digital Signature

I passaggi per la firma sono tre:

• L’ordine, anticamente inserito nel libro firma, si trasforma in uno dei file della dashboard del gestionale TeamSystem dove sono visualizzati tutti i documenti da firmare.
• Una volta selezionato il documento e chi deve firmarlo, il gestionale lo trasforma in un PDF e tramite TeamSystem Digital Signature lo invia all’indirizzo e-mail del firmatario.
• Il firmatario lo visualizza anche in mobilità con il suo smartphone, effettua una chiamata, inserisce il PIN richiesto e lo firma negli appositi spazi indicati nell’ordine, che torna al mittente sigillato e pronto per essere trasformato in un ddt.

All’interno della e-mail sono contenute le istruzioni per firmare il documento ricevuto con un’ulteriore semplificazione: il numero da chiamare è componibile visualizzando con lo smartphone il QR Code presente nella mail.
Il firmatario può anche visualizzare il documento da firmare in anteprima.

Lo stato di tutti i documenti può essere controllato da un’apposita console di TeamSystem Digital Signature, direttamente integrata nel gestionale aziendale.
Con TeamSystem Digital Signature il processo di firma viene drasticamente ridimensionato e accelerato, perché si annullano le operazioni manuali e si riducono i costi di materiali per stampa, scansione, invio.
Abbiamo sempre in mano una penna, cioè uno smartphone per firmare i documenti e possiamo farlo in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
E il libro firma? Lo buttiamo, però nel contenitore della carta da riciclare.