Novità digitali e gli effetti sulla tua attività

Come sai la bella stagione ha dato il via ad alcune importanti novità in ambito normativo. Il 25 maggio, infatti, è entrato in vigore il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), mentre entro settembre verranno attuate alcune anticipazioni sugli obblighi di fatturazione elettronica, in attesa della definitiva digitalizzazione delle fatture per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche.

Non voglio annoiarti con argomentazioni su queste novità, ma preferisco farti riflettere sull’onda lunga generata per fornirti alcuni suggerimenti su come gestirla.

Per quanto riguarda gli aspetti legati alla protezione dei dati il provvedimento ha inizialmente creato un po’ di scompiglio tra le imprese e i professionisti. In realtà il GDPR ha inciso sul tuo lavoro più per la parte di conoscenza della norma e analisi sulla nuova figura professionale che si creerà, il DPO (Data Protection Officer, Responsabile della protezione dei dati) che per gli aspetti tecnici perché fortunatamente i partner tecnologici delle aziende hanno adeguato i software gestionali in modo che l’operatività tua e dei tuoi clienti non venisse sospesa e che l’interruzione per l’adeguamento fosse minima.

La fatturazione elettronica invece ha generato una serie di considerazioni legate al trattamento dei documenti elettronici che necessita di una riflessione più ampia perché si devono tenere in considerazione alcuni effetti collaterali che si ripercuotono sulle modifiche dell’attività quotidiana in base a questi punti:

• Firma del documento: quando la fattura veniva stampata su carta era tutto più semplice, apparentemente, perché bastava far firmare i documenti al tuo cliente. A volte però per ottenere questa firma dovevi convocarlo in studio o rincorrerlo con la penna in mano, facendo sempre attenzione alle scadenze da rispettare.
• Esito del documento: trasformazione delle fatture in PDF e invio per posta elettronica oppure stampa, imbustatura e affrancatura e spedizione per posta normale. Infine, l’attesa di una risposta da parte del cliente sull’avvenuta ricezione della posta. Queste erano attività che richiedevano tempo e attenzione da parte tua o dei tuoi collaboratori ma che avevano scarso valore dal punto di vista del servizio.
• Conservazione del documento: il tuo studio nel tempo ha aumentato le dimensioni più per contenere l’archivio cartaceo che per un reale incremento del business, visto che le fatture devono essere conservate per dieci anni.
• Esibizione del documento: e che dire quando venivano effettuate verifiche sui documenti da parte di enti governativi? La ricerca in archivio diventava quasi un’avventura da archeologi.

La trasformazione digitale però ha risolto anche questi problemi perché c’è una risposta tecnologica per mettere la parola “fine” a ognuno dei punti che ti ho elencato prima:

• Firma digitale: in commercio sono già presenti diverse soluzioni che permettono di apporre firme a documenti direttamente con una chiamata dallo smartphone al quale è arrivato un messaggio di richiesta di firma. Fine delle rincorse ai clienti.
• Invio in rete del documento: con la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) è stato attivato il Sistema Di Interscambio (SDI) che si occupa dello scambio di documenti tra la PA e le Aziende o i Professionisti come te che forniscono questo servizio ai loro clienti. I gestionali sono facilmente integrabili con il SDI e quindi l’estensione di questo servizio anche per la fatturazione tra privati permetterà di risparmiare un sacco di tempo per reinvestirlo concentrandoti sulla tua attività di consulente. Fine degli scambi epistolari e le attese del postino, fisico o elettronico.
• Conservazione sostitutiva a norma: in realtà questo strumento esiste da un po’ di tempo ma molti l’hanno preso poco in considerazione. Oggi però diventa indispensabile per la mole di documenti elettronici che si genereranno con la fatturazione elettronica. Sul mercato ci sono ottime soluzioni di conservazione sul “Cloud”, la famosa nuvola, che non necessitano di acquisti di software ma solo di sottoscrizioni di abbonamenti al servizio. Riconversione degli spazi aziendali. Fine degli archivi cartacei.
• Esibizione dei lotti di archiviazione: la conservazione sostitutiva porta in dote un vantaggio perché chi fornisce questo servizio ha anche strumenti per l’esibizione dei documenti conservati in caso di verifiche. Fine delle spedizioni archeologiche in archivio.

Cos’hanno in comune tutte queste novità tecnologiche? Il web, ormai paragonabile alla corrente elettrica come commodity. Una solida struttura web è alla base di una solida struttura di business.

Adesso sta a te dotarti di questi strumenti per non farti sommergere dall’onda lunga delle novità digitali.