Manuale della conservazione digitale: cos’è e quando è obbligatorio
Cos’è il manuale della conservazione digitale e quando è obbligatorio per le imprese? Le indicazioni da seguire alla luce delle Linee guida dell’AgID.
I processi di conservazione a norma di documenti fiscalmente rilevanti prevedono il rispetto di determinate regole.
Le imprese devono infatti seguire precisi processi che sono dettagliati all’interno delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale.
Il documento, aggiornato al mese di maggio 2021, affronta diversi aspetti: dalle disposizioni da applicare alla formazione dei documenti informatici, passando per la gestione documentale e la conservazione.
In quest’ultimo aspetto rientra il manuale della conservazione digitale. Ma cos’è e quando è obbligatorio per le imprese?
Cos’è il manuale della conservazione digitale
Il manuale per la conservazione digitale è affrontato al punto 4.6 delle citate Linee guida dell’AgID: “documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”..
Si tratta di un documento informatico con diverse informazioni sul sistema di conservazione che viene adottato dall’impresa o dall’ente.
Sono diversi gli elementi che devono caratterizzare il manuale per la conservazione digitale: dai dettagli sull’organizzazione, ai soggetti coinvolti e ai ruoli svolti.
Nel documento deve essere anche indicati il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate.
Inoltre devono essere dettagliate le misure di sicurezza adottate e le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Chi deve adottare il manuale della conservazione digitale
L’obbligo di adozione del manuale di conservazione digitale riguarda sia soggetti pubblici che privati ed è strettamente correlato con gli obblighi di conservazione a norma della documentazione.
Nello specifico, le Pubbliche Amministrazioni devono adottare il manuale di conservazione tramite provvedimento formale, che deve essere pubblicato sul proprio sito istituzionale.
L’obbligo riguarda, però, anche anche soggetti privati, quando è necessario rispettare le norme sulla conservazione.
La redazione del manuale di conservazione e i relativi aggiornamenti ai mutamenti della normativa spettano al responsabile della conservazione.
Il documento dovrà essere aggiornato anche nel caso di modifiche organizzative, procedurali o tecnologiche.
Il contenuto del manuale della conservazione digitale
A specificare il contenuto del manuale della conservazione digitale sono ancora una volta le Linee Guida dell’AgID.
Nel dettaglio, il documento deve contenere informazioni sui seguenti punti:
- responsabili del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
- struttura organizzativa con funzioni, responsabilità e obblighi dei diversi soggetti che partecipano al processo;
- tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, indicando i formati gestiti e i metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni;
- modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, con dettagli anche sulla predisposizione del rapporto di versamento;
- processo di conservazione e trattamento dei pacchetti di archiviazione;
- modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
- sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
- procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi specificando anche soluzioni adottate in caso di anomalie;
- procedure per la produzione di duplicati o copie;
- tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate;
- modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
- normative di riferimento.
La possibilità di affidare la conservazione digitale a soggetti terzi
Il servizio di conservazione può essere anche affidato a un conservatore esterno.
Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni deve essere indicato in modo dettagliato nel manuale anche le attività del processo di conservazione affidate al conservatore.
In tale manuale si può anche inserire un rinvio al manuale del conservatore esterno per le parti di competenza.
La scelta di esternalizzare la responsabilità sui processi di conservazione è una decisione aziendale. La formazione specialistica di un professionista esterno permette di evitare di impiegare risorse interne in tale processo.
Fornisce inoltre maggiori garanzie in relazione alla compliance alla normativa, necessaria per la validità legale della documentazione oggetto della conservazione.
Di contro mantenere internamente il servizio porta con sé i costi della formazione per la preparazione di una risorsa interna e deve tenere conto dei tempi necessari per formare il personale.
