Cos’è il libro firma digitale e perché serve alle aziende

La dematerializzazione è oramai una realtà consolidata. Le aziende e le organizzazioni producono, approvano e firmano documenti in formato elettronico, riducendo il ricorso alla carta ed eliminando quasi definitivamente gli archivi fisici. In questo contesto acquista sempre maggiore importanza l’implementazione di un applicativo libro firma digitale nei processi aziendali, uno strumento in grado di aiutare imprenditori a ottimizzare i flussi documentali, migliorando l’efficienza e riducendo al minimo gli errori.

Firma digitale: la spinta necessaria all’innovazione

Senza dubbio la firma digitale è un vero e proprio acceleratore alla digitalizzazione. Se provassimo a immaginare un mondo digitalizzato dove, per firmare un contratto, fosse ancora necessario stampare, firmare, scannerizzare e archiviare il documento, saremmo senz’altro in presenza di un bug all’interno del sistema. Eppure, oggi ancora molte organizzazioni non hanno fatto un passo deciso verso la firma digitale, preferendo gestire questi processi in modalità manuale.

La firma digitale è oramai una garanzia a livello di sicurezza e validità legale, ma soprattutto è un metodo che permette alle aziende di velocizzare in modo incredibile i processi autorizzativi. Un workflow digitale che non contempli la firma digitale è senz’altro inefficiente. Anche e soprattutto in relazione a sistemi, come il libro firma digitale, che permettono di automatizzare e migliorare ulteriormente tutti i processi di gestione documentale.

Per facilitare questo passaggio verso la digitalizzazione, è fondamentale scegliere un software per firma digitale affidabile e sicuro. Questo tipo di strumento può semplificare il processo di firma e approvazione dei documenti, rendendolo più rapido e sicuro.

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Libro firma digitale: cos’è

In ambito aziendale, oggi, l’automazione è diventata un’esigenza impellente. Automatizzare significa standardizzare i processi interni nel segno di una migliore efficienza operativa e di nuove opportunità di business. Come qualsiasi altro processo, anche quello autorizzativo e documentale necessita di un’automazione. Se da un lato la firma digitale aiuta le aziende a velocizzare i flussi contrattuali, dall’altra il libro firma digitale si presenta come la soluzione ideale per gestire l’intero workflow documentale.

Il libro firma digitale è un applicativo nato per comportarsi come un software gestionale dei processi documentali. Nello specifico si tratta di uno strumento in grado di garantire una visione a 360° dei flussi documentali e approvativi. Grazie al libro firma digitale è possibile analizzare il percorso di ogni documento, visualizzare eventuali errori nei processi, calendarizzare le vidimazioni dei documenti e impostare le approvazioni a seconda della struttura gerarchica dell’azienda.

I vantaggi del libro firma digitale

Il libro firma digitale rientra a pieno titolo nell’ambito del document management, una modalità di gestione e archiviazione volta a garantire la massima efficienza nella gestione documentale. Nell’epoca della digitalizzazione seguire questa filosofia è senz’altro la strada per ottenere vantaggi tangibili e immediati all’interno di un’organizzazione aziendale.

Tra questi spiccano, da una parte la componente ambientale legata alla dematerializzazione, con una sensibile diminuzione di carta, toner e spazi di archiviazione, dall’altra una maggiore efficienza nella gestione documentale che, se automatizzata, può liberare molto tempo per attività commerciali con più valore aggiunto. Senza dimenticare, infine, come l’adozione di un libro firma digitale possa facilitare tutte le organizzazioni che oramai operano stabilmente in smart working.