KYC e identificazione digitale in concessionaria

I rapporti commerciali con i clienti sono profondamente cambiati a favore di relazioni digitali sempre più fluide e semplici, che vedono gli utenti desiderare l’utilizzo di strumenti digitali per gestire pratiche di qualsiasi tipo e migliorare così la propria qualità di vita. Anche le concessionarie auto e tutto il settore automotive stanno vivendo questo cambiamento. Scopriamone di più in questo articolo.

Automotive e digital transformation

La vendita e la gestione di un servizio/prodotto mediante documenti cartacei, come nel caso della procedura di acquisto di auto nuova da concessionario o del finanziamento dell’auto, costringe le controparti ad essere in presenza, quando se ne potrebbe fare a meno. Questa modalità è ormai vista come un approccio di business arcaico e retrogrado, per nulla attento a dare un contributo reale alla sostenibilità ambientale.

Le organizzazioni che, invece, investono nella digitalizzazione dei processi con la propria clientela, ad esempio attraverso sistemi di identificazione digitale KYC (Know Your Customer), generano innovazione, efficientamento, miglioramento della propria immagine e contribuiscono alla green economy.

Qualsiasi organizzazione, impresa, concessionaria auto che vuol digitalizzare le pratiche verso i propri clienti deve essere consapevole che esistono da tempo soluzioni e servizi digitali consolidati di gestione dei documenti informatici e delle sottoscrizioni elettroniche – oltre a specifici software per automotive – sia in modalità remota che in presenza.

Know Your Customer: l’importanza dell’identificazione del cliente

Nella digitalizzazione delle pratiche dei clienti è fondamentale rispettare i requisiti della normativa vigente che impone di garantire le caratteristiche di sicurezza, integrità, immodificabilità e autenticità in tutte le fasi di vita del documento stesso, dalla sua generazione fino alla sua conservazione.

Digitalizzare non è solo scegliere soluzioni software di gestione documentale e conservazione digitale, soluzioni di sottoscrizione elettronica utilizzabili sia come applicazioni mobile che da PC; digitalizzare è anche comprendere e applicare i requisiti normativi. Uno dei requisiti fondamentali per una digitalizzazione conforme è l’identificazione del cliente.

La validità giuridica e l’efficacia probatoria dei documenti che costituiscono la pratica sono tanto più robusti quanto certa è l’identificazione del cliente.

Per questo motivo si stanno sempre più diffondendo piattaforme e processi di verifica identità “kyc onboarding” in cui la customer identification è assicurata da una procedura a norma. Si è prima diffusa la modalità a distanza di video riconoscimento e/o di sistemi di Selfie-ID e video chat guidata, anche in modalità self service, con acquisizione e verifica dei documenti di riconoscimento in corso di validità, ma ulteriori e nuove modalità innovative ed automatizzate, già applicabili dal 2020 grazie alle recenti novità normative, sono l’identificazione tramite verifica delle identità digitali di livello almeno significativo o dei certificati di firma digitale.

Antiriciclaggio e identificazione a distanza in ambito finanziario e bancario

L’ identificazione a distanza per antiriciclaggio, come nel caso del riconoscimento dei clienti Know Your Customer (kyc), è necessaria da parte dei soggetti che svolgono attività finanziaria e che pertanto sono obbligati all’adeguata verifica (customer due diligence), in recepimento delle successive normative nazionali e comunitarie:

• Direttiva del Parlamento Europeo 2005/60/CE “AML” e successive modifiche ed integrazioni;
• Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 c.d. Decreto Antiriciclaggio.

In ambito bancario e dei servizi finanziari è sicuramente rilevante il Provvedimento di Banca D’Italia del 30 luglio 2019 recante Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (GU n.189 del 13-8-2019) in attuazione alle disposizioni di cui agli artt. 17- 30 del Decreto Antiriciclaggio n. 231/2007, che trovano applicazione anche nel caso del finanziamento auto in concessionaria.

Le società finanziarie delle concessionarie auto e/o di noleggio auto devono rispettare anch’esse gli obblighi del riconoscimento KYC e a tal riguardo il Decreto Antiriciclaggio n. 231/2007, modificato di recente dal Decreto Legislativo n. 125 del 4 ottobre 2019 e dal Decreto Semplificazioni 2020, ha introdotto e favorito l’identificazione mediante strumenti digitali nuovi, come di seguito spiegato.

Soluzioni per l’identificazione digitale

Sugli strumenti disponibili per l’identificazione a distanza, digitale ed automatica, nel settore delle concessionari auto, il mercato mette a disposizione software gestionali automotive e procedure di identificazione del cliente da remoto attraverso selfie e video chat guidata oppure mediante verifica del certificato qualificato di firma digitale oppure verifica dell’identità digitale SPID di livello almeno significativo (livello 2). Assieme alla procedura di identificazione digitale si raccomanda di adottare una soluzione di sottoscrizione elettronica che garantisce la sottoscrizione da parte del cliente dei documenti della pratica, permettendo la gestione della procedura in full digital.

Del resto la normativa vigente, quale ad esempio la disposizione di cui all’art. 18 del Decreto Legislativo n. 231/2007 “Contenuto degli obblighi di adeguata verifica”, stabilisce che gli obblighi di adeguata verifica della clientela si attuano attraverso procedure che prevedono la possibilità di identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente, compresi, se disponibili, mezzi di identificazione elettronica e servizi fiduciari pertinenti, conformi al regolamento (UE) n. 910/2014 “eIDAS”, come le firme digitali e le identità digitali SPID di livello almeno 2 significativo e CIE.

La trasformazione digitale delle pratiche nel settore dell’automotive

Il settore automotive è tra quelli più in fermento per la trasformazione digitale delle pratiche e della relazione con il cliente, puntando a gestire le numerose operazioni da remoto, tra cui l’intero processo di acquisto del mezzo (auto, furgone, moto, ect.), i contratti per finanziamento auto e i vari processi di gestione ordinaria dei mezzi. Ma non solo, è possibile digitalizzare tutti i documenti delle pratiche automotive, quali preventivi, contratti e documenti allegati alla vendita, ma anche gli ordini di lavoro per l’officina, le richieste di ricambi del magazzino, ecc..

Il business delle concessionarie d’auto genera giornalmente una relazione con un gran numero di clienti e una moltitudine di pratiche e quindi di documenti da sottoscrivere.

Nella digitalizzazione dei documenti in tutto il loro ciclo di vita non si devono dimenticare gli obblighi di conservazione digitale a norma sia dell’evidenza probatoria dell’identificazione certa eseguita e sia dei documenti sottoscritti elettronicamente, pertanto è fondamentale selezionare una soluzione del mercato che garantisca anche la conservazione digitale a norma con certificazioni ISO 27001 e ISO 9001.

Identificazione digitale e KYC Onboarding: i benefici

Per una concessionaria scegliere di adottare strumenti di KYC onboarding del cliente per l’identificazione certa e soluzioni di firma digitale automotive elettronica avanzata (o qualificata) per la digitalizzazione remotizzata dei contratti e relativi finanziamenti, rappresenta una scelta di ottimizzazione ed efficientamento davvero rilevante.

Nel caso di documenti che non sono pratiche di finanziamento o contratti di acquisto, sarebbe possibile utilizzare anche soluzioni di firma elettronica semplice sia online, ma anche in presenza mediante l’ausilio di tavolette (pad) che raccolgono la firma del cliente, attivando comunque un processo documentale digitale e generando un reale vantaggio competitivo per la concessionaria.

Le organizzazioni del settore automotive credendo fortemente nell’identificazione certa digitale della clientela, nelle sottoscrizioni elettroniche con FEA o FEQ e nella conservazione digitale dei documenti delle pratiche potranno beneficiare di snellimento ed ottimizzazione dei processi operativi, riduzione di costi e tempi del trattamento carta, integrità, sicurezza e valore legale, accesso condiviso e centralizzato alle informazioni e maggior interazione fra i soggetti, riduzione di errori umani tipici, reindirizzamento e coinvolgimento del personale, adeguamento alla spinta normativa ed alla trasparenza, tutela dell’ambiente e miglioramento dell’immagine aziendale.