Guida completa alla Conservazione Digitale dei documenti
La conservazione digitale dei documenti informatici è un processo basato su norme e procedure tecnologiche a cui sono legati diversi vantaggi per le aziende e le start-up, per gli studi commercialisti e per gli studi legali.
In questa guida scopriremo in maniera più dettagliata di cosa si tratta, qual è la differenza tra conservazione digitale e archiviazione documentale, quali documenti è possibile conservare in questo formato, quali sono i vantaggi specifici garantiti dalla digitalizzazione di questo processo e come scegliere il miglior software di conservazione digitale.
Cos’è la conservazione digitale
La conservazione digitale a norma è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo nel tempo la validità legale dei documenti e attestandone autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità. Questo processo consente di distruggere l’originale documento cartaceo oppure di non procedere alla sua stampa nel caso in cui il documento sia già digitale.
Il processo di conservazione digitale comprende l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sugli indici dei pacchetti conservati: la prima serve a garantire l’originalità del documento, mentre la seconda ne attesta data e ora certa.
La conservazione digitale si distingue dall’archiviazione documentale in quanto quest’ultima riguarda la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo, mentre la prima fa riferimento ad un processo normato che assicura al documento informatico (sia esso analogico o nativo digitale) la piena validità legale e la fruibilità nel tempo.
Per quanto riguarda la normativa sulla conservazione digitale è bene ricordare che le regole tecniche sono stabilite dalle Linee Guida AgID ai sensi dell’Art.71 del CAD.
Quali sono i formati standard della conservazione digitale
L’Allegato 2 delle Linee Guida AgID fornisce le indicazioni sui formati dei file con cui devono essere rappresentati i documenti informatici oggetto di conservazione.
Al fine di assicurare una corretta gestione degli oggetti conservati, i formati idonei devono garantire le seguenti caratteristiche:
- apertura;
- sicurezza;
- portabilità o interoperabilità;
- funzionalità;
- supporto allo sviluppo;
- diffusione.
Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare
Non esiste da parte della normativa un’elencazione di documenti che è possibile conservare; in generale si può affermare che sono conservabili tutti i documenti di natura fiscale-tributaria e tutti i documenti che hanno valenza civilistica o che comunque si vogliono rendere opponibili ai terzi.
Di seguito alcuni esempi:
I vantaggi della conservazione digitale
La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e tempo. Nello specifico, si riducono i costi della carta e di tutto il materiale necessario con conseguente risparmio economico e di tempo nel ricercare i documenti, senza dimenticare il recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione cartacea e la salvaguardia dell’ambiente.
Lo sviluppo della tecnologia consente oggigiorno di conservare ed esibire a norma di legge i documenti in digitale anche attraverso software online in cloud.
Tra i vantaggi legati all’uso di un software di conservazione digitale in cloud spicca la possibilità di rendere più veloce la consultazione e l’esibizione dei documenti conservati a norma senza inutili perdite di tempo.
I documenti così conservati, inoltre, sono sempre accessibili in qualsiasi momento, all’interno di un ambiente che garantisce la massima affidabilità, protezione e sicurezza.
TeamSystem Archive: conservazione digitale a norma
TeamSystem Archive è il servizio in Cloud che permette di archiviare e conservare i documenti informatici secondo le norme previste dalla legge. Il Servizio rispetta le indicazioni della Conservazione Digitale a norma, ossia l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo nel tempo la validità legale dei documenti e attestandone autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità.
Digital Archive è un servizio dotato delle certificazioni ISO/IEC 27001:2022; ISO/IEC 27017:2015, ISO/IEC 27018:2019 e ISO 9001.
Digital Archive ha inoltre ricevuto la qualifica di Servizio Cloud “QC1” come Servizio Saas da parte dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.
