Gli obblighi di conservazione e firma dei DDT

Anche i documenti di trasporto, DDT, devono essere conservati a norma. Le aziende che scelgono la conservazione digitale devono provvedere al rispetto delle specifiche regole. Dal quadro normativo ai vantaggi per le imprese.

Il documento di trasporto, DDT, è fondamentale per qualsiasi azienda che necessita di gestire un magazzino.

Rientra tra i documenti rilevanti ai fini fiscali, e deve essere correttamente conservato per la durata prevista dalla normativa e in linea con le regole stabilite, al pari delle fatture.

La corretta conservazione permette infatti al documento di avere validità sia dal punto di vista fiscale che in caso di contenzioso.

I processi di conservazione digitale permettono inoltre di ottenere diversi vantaggi, tra i quali una maggiore facilità di accesso alle informazioni contenute nel documento di trasporto e l’ottimizzazione della relativa gestione.

Documento di trasporto: l’obbligo di conservazione e firma per le aziende

Il documento di trasporto è di fondamentale importanza per la gestione del magazzino delle aziende.

La produzione del DDT, sia in caso di stampa su carta che di generazione di documento informatico in formato PDF oppure XML, deve avvenire prima dell’inizio del trasporto o della consegna della merce1, mentre a norma dell’art.1, D.P.R. n. 472/96 dovrà riportare:

• la data di effettuazione dell’operazione (consegna o spedizione); generalità del cedente;
• generalità del cessionario e dell’eventuale incaricato del trasporto;
• descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti.

La generazione del DDT, sia in caso di stampa su carta che di produzione di documento informatico, potrà avvenire “in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)”, il che significa che potrà svolgersi producendo per esempio un documento in formato XML, oppure TXT, e adottando o meno tracciati conformi a standard internazionali;

I documenti di trasporto devono avere indicato anche un numero progressivo che li identifica e possono essere equiparato agli altri documenti, a condizione che vengano inserite le informazioni indicate in precedenza.

Mentre per la bolla di accompagnamento vi è un preciso obbligo normativo che richiede l’apposizione della sottoscrizione sia da parte del trasportatore che del destinatario5, per il DDT questo obbligo è stato superato, e quindi ad oggi la sottoscrizione da parte del destinatario sulla copia del DDT da riconsegnare al cedente, viene richiesta essenzialmente per comprovare l’avvenuta consegna dei beni nei termini stabiliti contrattualmente.

Così come per le fatture elettroniche, anche il DDT può essere trasmesso telematicamente via e-mail, PEC, web service, oppure essere messo a disposizione per il download in un portale B2B previa comunicazione inviata al cliente, rilevando che in tutti questi casi la trasmissione (o messa a disposizione) dovrà avvenire entro il giorno in cui è iniziato il trasporto della merce. Sarà necessario poi preservare le evidenze informatiche utili a comprovare il momento esatto della trasmissione (o messa a disposizione), e che potrà essere la Ricevuta di avvenuta consegna in caso di impiego della PEC, oppure la data del file Response del canale web service, oppure i file di log del portale B2B.

I DDT sono tra i documenti “rilevanti ai fini fiscali”. Devono essere conservati, al pari delle fatture, secondo quando indicato dall’articolo 39 del DPR 633/72, ovvero il decreto IVA.

 L’art. 2220 del Codice civile, che stabilisce le regole per la conservazione delle scritture contabili, prevede inoltre che i documenti debbano essere conservati per 10 anni.

Tali documenti devono essere conservati a norma, in via analogica o digitale. Se il DDT è cartaceo può essere conservato nella stessa forma del documento originario. Tuttavia si può scegliere di conservarlo digitalmente, trasformandolo in un documento informatico. Questa seconda strada ha diversi vantaggi per le aziende.

Documento di trasporto: regole della conservazione digitale

La conservazione è un obbligo di legge ed è quindi necessaria alla compliance normativa. Le modalità che si possono scegliere sono però diverse e ciascuna prevede il rispetto di specifiche regole.

Nel caso in cui si scelga la strada della conservazione digitale si deve tenere in considerazione le disposizioni relative ai processi di dematerializzazione e conservazione dei documenti, stabilite dal Codice dell’Amministrazione digitale, il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Dal momento che si tratta di documenti fiscalmente rilevanti, si deve rispettare anche la disciplina tributaria, ovvero le disposizioni di cui al decreto ministeriale 17 giugno 2014 relativo a “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Il documento informatico deve rispettare tre caratteristiche:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità.

Per avere la possibilità di sostituire il documento originale, la copia informatica deve rispettare le condizioni dell’articolo 22 del CAD. Tale articolo prevede che la copia informatica debba avere lo stesso contenuto e la stessa forma del documento analogico.

Devono inoltre essere rispettate le regole per i processi di conservazione. Al termine degli stessi ai documenti elettronici deve essere apposta la marca temporale o la firma elettronica qualificata o avanzata.

Per avere efficacia probatoria e opponibilità nei confronti dei terzi devono infatti essere rispettate le linee guida dell’AgID. Il rispetto dei requisiti è garantito:

• dall’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o di una firma elettronica avanzata;
• dalla memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;
• dal versamento a un sistema di conservazione.

Il processo permette di mantenere le caratteristiche oggettive del documento riferibili alla formazione, conservazione o trasmissione. Sono infatti garantite l’attendibilità, l’affidabilità e l’immutabilità.

Oltre ai diversi tipi di firme si possono scegliere anche le marche temporali, che consentono di collocare a temporalmente un documento informatico, associando data e ora certe e legalmente valide.

I processi di conservazione richiedono specifiche caratteristiche, sono affidati al Responsabile della conservazione e devono essere dettagliati nel manuale di conservazione. Si tratta di aspetti delicati per i quali può essere necessario affidarsi a professionisti del settore.

Diverse aziende scelgono di esternalizzare i processi, affidandoli a conservatori accreditati, soggetti pubblici o privati inseriti nell’apposito elenco presso l’AgID. Tali soggetti svolgono specificamente attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi, anche per conto di terzi. La formazione specialistica permette di evitare errori che possono incidere sulla validità della documentazione stessa in sede di contenzioso.

È inoltre necessario scegliere una soluzione software che risponda alle specifiche esigenze aziendali, in particolare per facilità d’uso e integrazione con altri strumenti aziendali.

Documento di trasporto: i vantaggi della conservazione digitale

Così come per altri documenti con valenza ai fini fiscali, anche per i documenti di trasporto la conservazione digitale ha diversi vantaggi, che si aggiungono alla compliance alla normativa tributaria.

La digitalizzazione nei processi di conservazione permette di semplificare l’accesso alle informazioni della documentazione, consentendo l’ottimizzazione delle relative procedure aziendali.

La facilità di accesso ai dati permette una maggiore efficienza nel controllo e nel monitoraggio dei processi legati al magazzino, soprattutto nel caso di utilizzo di software compatibili con l’intera documentazione utilizzata.

Il rispetto della normativa sulla conservazione digitale permette inoltre l’immutabilità dei dati, che non possono essere successivamente manipolati.

Un ultimo aspetto è la facilità di archiviazione, in quanto la digitalizzazione dei processi non necessita di alcuno spazio fisico, necessario invece nel caso dell’archiviazione cartacea.

Tale aspetto si traduce da un lato in una riduzione di costi per l’azienda e dall’altro in vantaggi di tipo ambientale.