Come semplificare la gestione dei contratti in azienda e in Studio

Nell’era digitale, dove l’ottimizzazione del tempo e delle risorse è fondamentale, la gestione dei contratti rappresenta ancora un’incognita per molte aziende e studi professionali.

Processi manuali, archiviazione disorganizzata, scadenze perse e difficoltà di accesso alle informazioni sono solo alcuni dei problemi che possono insorgere quando i contratti non vengono gestiti in modo efficiente.

Non solo, la mole di documenti da archiviare, monitorare e revisionare è in continua crescita e richiede strumenti adeguati per ottimizzare il lavoro e ridurre i rischi. Fortunatamente, esistono diverse soluzioni per semplificare questo processo e rendere la gestione dei contratti più snella, efficiente e sicura.

Gestione dei contratti: il ciclo di vita di un documento

Per comprendere a pieno la difficoltà odierna nella gestione dei contratti è importante capire quali sono le fasi del normale ciclo di vita documentale.

Questo inizia, solitamente, con la stesura e la compilazione del contratto. Spesso tale step può essere affidato a diverse persone all’interno dell’ufficio legale, che devono lavorare in modo coordinato per garantire che il documento sia completo e coerente. La fase successiva riguarda la revisione del documento stesso, necessaria per evitare la presenza di errori, e l’approvazione da parte del responsabile. Successivamente si passa alla sottoscrizione da parte del cliente e alla conseguente archiviazione.

Perché semplificare la gestione dei contratti

Come già accennato, in un’era digitalizzata come quella attuale la gestione dei contratti non può più essere un processo manuale e laborioso.

I vantaggi di una gestione digitale dei contratti sono molteplici:

• Riduzione del tempo e dei costi: automatizzare i processi ripetitivi, come la creazione, la revisione e la firma dei contratti, permette di risparmiare tempo prezioso e di ridurre i costi associati alla gestione manuale.
• Migliore organizzazione e controllo: un sistema centralizzato per la memorizzazione e l’archiviazione dei contratti facilita la ricerca e l’accesso alle informazioni, garantendo un controllo completo su tutti i documenti.
• Maggiore sicurezza e conformità: la gestione digitale dei contratti offre maggiore sicurezza contro la perdita o il danneggiamento dei documenti e facilita la conformità alle normative vigenti.
• Migliore collaborazione interna e con i clienti: un sistema di gestione dei contratti facilita la collaborazione tra i diversi team aziendali e con i clienti, garantendo una comunicazione più efficace e un processo di negoziazione più rapido.

Ma come gestire i contratti in azienda? Le pratiche e gli strumenti a disposizione sono molteplici, e passano soprattutto per l’integrazione e l’impiego di software specifici.

Semplificare la gestione dei contratti: strategie e strumenti utili

Esistono diverse soluzioni per semplificare la gestione dei contratti in azienda e in studio. Focalizziamoci su quelle fondamentali per ogni azienda, sia essa una PMI, una grande realtà o una piccola impresa.

1. Automatizzare i processi ripetitivi

La digitalizzazione è il primo passo per semplificare la gestione dei contratti. Esistono software che permettono di automatizzare diverse attività, come la creazione di modelli di contratto, la revisione delle clausole, l’invio e la firma dei documenti. Automatizzare questi processi ripetitivi permette di risparmiare tempo prezioso, che può essere dedicato ad attività più strategiche.

2. Centralizzare l’archiviazione dei contratti

Un archivio centralizzato e digitale è fondamentale per avere sempre a disposizione tutti i contratti aziendali o dello studio. Un software per la gestione dei contratti permette di caricare, archiviare e organizzare i documenti in modo sicuro e facilmente accessibile. Inoltre, è possibile impostare un sistema di ricerca avanzata per trovare rapidamente il contratto desiderato.

3. Monitorare le scadenze e gli obblighi contrattuali

Per evitare di perdere scadenze importanti o di dimenticare obblighi contrattuali, è fondamentale utilizzare un sistema di alert e notifiche. Un software per la gestione dei contratti può inviare promemoria automatici via email o notifiche push per avvisare dell’approssimarsi di scadenze, date di rinnovo o altri eventi importanti.

4. Gestire le firme dei contratti in modo digitale

La firma digitale rappresenta una soluzione efficiente e sicura per sottoscrivere i contratti senza la necessità di stampare, spedire e firmare manualmente i documenti. Esistono diverse tecnologie di firma digitale, come la firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata remota (FEQ remota), che garantiscono l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati. Grazie alla firma elettronica è possibile far sottoscrivere ai clienti i contratti in modo sicuro e veloce, anche da remoto e senza la necessità di incontrarsi di persona, e soprattutto garantire la validità legale del contratto sottoscritto.

5. Migliorare la collaborazione interna e la comunicazione

Un software per la gestione dei contratti può facilitare la collaborazione tra diversi dipartimenti o team all’interno dell’azienda o dello studio. La piattaforma centralizzata permette di condividere i documenti, assegnare compiti e monitorare l’avanzamento delle attività. Inoltre, è possibile comunicare direttamente all’interno del software per discutere i contratti e apportare modifiche.

6. Aumentare la sicurezza e la conformità

Un software per la gestione dei contratti offre un elevato livello di sicurezza per i documenti. I dati sono conservati in server sicuri e l’accesso è controllato da permessi granulari. Inoltre, il software può aiutare a garantire la conformità alle normative vigenti in materia di archiviazione e conservazione dei documenti.

Contract Management: il software per la gestione dei contratti di TeamSystem

In questo contesto si rivela quindi ottimale affidarsi a un software di Contract Management, una piattaforma in grado di supportare l’imprenditore nella standardizzazione dei contratti aziendali.

Il sistema di Contract Management di TeamSystem è un software di gestione contratti pensato per garantire all’ufficio legale delle aziende la possibilità di gestire in modo rapido e centralizzato la creazione di contratti e documenti, dalla stesura fino alla sottoscrizione. La piattaforma, intuitiva e facile da utilizzare, permette di gestire gli accordi, monitorare le attività e accelerare tutti i flussi di lavoro dell’impresa.

Il software Contract Management aiuta le aziende a strutturare un processo solido di gestione contrattuale, sostenendo le tre fasi principali: pianificazione delle analisi delle proposte, assegnazione del contratto al giusto concorrente (o sé stessi, in qualità di venditori) e gestione ottimale della consegna/fornitura.