La gestione delle dichiarazioni e delle comunicazioni fiscali: tutto digitale!

Sono anni ormai che la normativa di riferimento rende possibile digitalizzare in tutto il loro ciclo di vita le dichiarazioni e le comunicazioni fiscali e questa trasformazione digitale del processo è un miglioramento per tutti gli attori coinvolti, ma soprattutto per i soggetti intermediari fiscali di cui all’art. 3 comma 3 del D.P.R. n. 322/98 (come gli studi professionali) che governano questo processo e possono trarre nel tempo i maggiori benefici.

Il tempo speso e l’inefficienza prodotta per ottenere e gestire le firme autografe su carta sia dell’impegno alla trasmissione che dei dichiarativi fiscali, oltre che il dover gestire e ricercare nel tempo i documenti dall’archivio cartaceo, sono elementi di spreco che ormai tutti gli studi professionali hanno compreso, soprattutto durante l’emergenza pandemica del Covid-19, e stiamo assistendo al cambiamento culturale tanto atteso in cui il processo di gestione viene trasformato in chiave digitale.

Questo cambiamento è governato dallo studio professionale al fine di poter offrire servizi a valore aggiunto alla propria clientela e migliorare la propria immagine grazie all’utilizzo di soluzioni innovative ed ecosostenibili.

Il professionista in questi nuovi scenari può essere al centro del cambiamento solo se riuscirà ad avere un ruolo strategico di guida e consulenza normativa sui servizi digitali e gli adempimenti, sull’utilizzo di nuovi strumenti di validazione come le firme elettroniche e la conservazione digitale a norma e la condivisione telematica di documenti e dati con la propria clientela.

La normativa di riferimento a supporto della digitalizzazione

La normativa che permette di rendere digitali i documenti di rilevanza tributaria come le dichiarazioni e le comunicazioni fiscali è ormai consolidata da quasi venti anni, dall’inziale D.M. 23 gennaio 2004 poi abrogato dal D.M. 17 giugno 2014, attualmente vigente e che disciplina gli obblighi fiscali in materia di documenti informatici rilevanti ai fini tributari; inoltre, è prezioso segnalare la pubblicazione di altri utili documenti di prassi dell’Agenzia delle Entrate che hanno chiarito nel tempo alcuni dubbi di processo, in ultimo la Risposta all’interpello n. 619 del 23 dicembre 2020.

Inoltre, la fase di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici e gli strumenti di validazione come le firme elettroniche e la conservazione digitale a norma dei documenti da utilizzare per la digitalizzazione sono disciplinati dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 cosiddetto Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle regole tecniche attuative del CAD stesso, ma oramai sono processi consolidati in uso da molti anni.

Cambiamento della mentalità, del metodo di lavoro interno e con i clienti e investimento in nuove piattaforme web collaborative che permettono anche la gestione della sottoscrizione online dei documenti e la conservazione digitale secondo norma sono la chiave di lettura per una gestione nuova e completamente digitale dei dichiarativi e delle comunicazioni fiscali.

Le fasi del processo e l’applicazione concreta della digitalizzazione

Il processo di gestione digitale di dichiarazioni e comunicazioni fiscali prevede le seguenti fasi:

• predisposizione e firma elettronica dell’impegno alla trasmissione all’intermediario, che può essere anche cumulativo nel caso in cui l’incarico sia per la predisposizione di più dichiarazioni o comunicazioni;
• sottoscrizione e invio telematico dei dichiarativi e delle comunicazioni da parte dell’intermediario, con file firmato digitalmente nell’ambiente Entratel dall’intermediario soggetto responsabile della trasmissione;
• consegna e condivisione dei dichiarativi e delle comunicazioni al cliente (contribuente o sostituto d’imposta) in un’area web o attraverso altre modalità telematiche;
• firma elettronica del dichiarativo o comunicazione da parte del cliente, per presa visione entro 30 giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica;
• conservazione digitale della dichiarazione firmata elettronicamente per tutto il periodo di conservazione decennale previsto dall’art. 2220 del Codice Civile.

Come soluzioni per la sottoscrizione elettronica dei dichiarativi e delle comunicazioni da parte dei clienti (contribuenti o sostituti d’imposta) piacciono molto agli studi professionali le soluzioni di firma elettronica con OTP, perché permettono all’utente firmatario di avere un’esperienza da remoto e in mobilità semplice e rapida, molto simile ai processi digitali che l’utente già usa da tempo per fruire dei propri servizi bancari e in altre applicazioni che oramai utilizzano codici usa e getta per l’autenticazione o la conferma dispositiva di azioni da parte dell’utente.

Una volta che i documenti sono firmati elettronicamente attraverso dei workflow automatici e tramite semplici notifiche via mail, che portano il firmatario direttamente a prendere visione veloce del documento su un portale e ad apporre la sua firma con OTP in pochi secondi, i documenti vengono trasferiti automaticamente nel servizio di conservazione digitale a norma, dove lì rimangono sicuri, integri e a disposizione per le ricerche, le consultazioni e per l’esibizione legislativa.

La conservazione dei dichiarativi e delle comunicazioni fiscali va conclusa entro massimo tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento. Nel caso d’uso di conservazione dei modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento, con la Risoluzione n. 9/E del 29 gennaio 2018 l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che ai fini del calcolo del termine di scadenza della conservazione, per l’individuazione del periodo d’imposta occorre fare riferimento all’anno di produzione e trasmissione del documento. Quindi, per proporre un esempio pratico e concreto, le Certificazioni Uniche o le Dichiarazioni annuali IVA prodotte e trasmesse telematicamente nel 2021 all’Agenzia dovranno essere conservate digitalmente entro il mese di febbraio 2023.