Ambiti in cui si concretizzano i benefici delle firme digitali nei processi HR

Negli ultimi anni la firma elettronica è diventata uno strumento centrale nella gestione dei processi aziendali, soprattutto per nell’ambito della gestione delle risorse umane.

Tra i principali ambiti che favoriscono l’adozione e i relativi benefici di questo strumento nelle aziende,  ne abbiamo individuati in particolare 7.

La digitalizzazione dei documenti cartacei

Ormai da diversi anni le aziende hanno avviato processi per dematerializzare i propri archivi fisici, spesso intasati di documenti del personale. Oggi, quindi, si trovano nella migliore delle condizioni possibili per implementare processi di gestione digitale di questa documentazione, incluso il ricorso a strumenti di firma elettronica.
La digitalizzazione dei documenti e l’implementazione di strumenti per la firma elettronica contribuiscono a ridurre l’uso di carta, favorendo le policy aziendali in materia di sostenibilità, e consentono un notevole risparmio di tempi e costi di gestione legati al cartaceo, come la spedizione, la sigla o firma autografa e la scansione dei documenti cartacei.

La crescita esponenziale del lavoro da remoto e dello smart working

Un maggior ricorso alle pratiche del lavoro da remoto ha reso più complicato – e ormai quasi anacronistico – incontrare un candidato o un dipendente in sede esclusivamente per fargli firmare alcune pratiche. Il ricorso alla firma elettronica (assicurandosi di scegliere la tipologia più appropriata alle finalità da raggiungere) risolve in pochi attimi il problema della distanza.

La cultura del fai-da-te e della trasparenza

Tanti aspetti, un tempo di competenza dei dipartimenti di risorse umane, sono oggi gestiti direttamente dai lavoratori: i dipendenti, infatti, visualizzano e aggiornano in autonomia le proprie informazioni, richiedono permessi, comunicano ferie, giustificano spese e frequentano corsi. In questo contesto, è normale che anche la firma di un documento non possa essere un’operazione che richieda stampe e processi differenti. Inoltre, la firma elettronica può consentire ai lavoratori anche di catalogare meglio e più facilmente i propri documenti contrattuali.

La semplificazione dei processi

Anche i dipartimenti HR hanno la necessità di conservare a norma i documenti archiviati e di avere un accesso agile e tempestivo ai dati conservati. La firma elettronica è il punto di partenza per la raccolta e la digitalizzazione di informazioni che possono fornire indicazioni sull’andamento dell’azienda e permettono quindi di supportare decisioni di tipo data-driven. Inoltre, la possibilità di firmare elettronicamente i documenti, consente di aggiungere o rimuovere eventuali firmatari necessari senza dover divulgare impropriamente i documenti.

L’immediatezza dell’onboarding

Come abbiamo visto, la firma elettronica agevola le pratiche di assunzione di nuovi dipendenti, velocizzando la raccolta delle firme necessarie alle pratiche da sottoscrivere. Tra queste, non vanno dimenticate la modulistica privacy e la raccolta di eventuali consensi; informazioni che, se digitalizzate, consentono di risparmiare risorse per la gestione e la condivisione dei documenti, senza comprometterne la sicurezza e la riservatezza.

Sicurezza e tracciabilità

Le firme elettroniche sono tendenzialmente più sicure di quelle “manuali/analogiche”. Infatti, sono uniche e specifiche per ogni firmatario e la loro autenticità, in processi predefiniti che portano al riconoscimento del firmatario o all’uso di strumenti di firma forte (firme digitali o qualificate), può essere facilmente verificata. Inoltre, ogni documento firmato elettronicamente è dotato di un time stamp; può quindi essere tracciato e registrato, il che è utile per mantenere una cronologia precisa e affidabile delle comunicazioni e delle transazioni.

Conservazione Digitale

Infine, è opportuno che ogni documento informatico, compresi quelli del mondo HR, venga portato in conservazione digitale. Si tratta di un passaggio essenziale per preservarne l’integrità, l’autenticità e la validità legale nel tempo. Le soluzioni di archiviazione digitale richiedono l’utilizzo delle firme elettroniche, anche avanzate in processi adeguatamente strutturati, – e, almeno per ora, dell’apposizione di marche temporali – per creare una traccia immutabile nel tempo, di facile accesso e capace di fornire una base affidabile per audit e controlli.

Sicuramente l’adozione della firma elettronica comporta vantaggi nella gestione di processi aziendali critici, come quelli relativi alle Risorse Umane; tuttavia bisogna considerare anche che il successo di queste iniziative richiede di approcciare la progettazione dei processi digitali in modo corretto e consapevole. Per fare questo è necessario sia definire correttamente i processi sia accompagnare efficacemente la gestione del cambiamento, con strumenti e formazioni adeguate.

Questi passaggi risultano ancora più rilevanti al crescere del grado di strutturazione delle organizzazioni, tipicamente – ma non necessariamente – correlato alle loro stesse dimensioni.