La Firma Elettronica Avanzata nei documenti fiscali: quali tipologie e quali benefici

L’innovazione, la digitalizzazione e la dematerializzazione delle procedure e dei documenti ha avuto un’accelerazione grazie alle problematiche relative al distanziamento sociale legate alla pandemia.

Negli Studi Professionali, in particolare, la transizione è facilitata e consolidata tramite la Firma Elettronica Avanzata che permette di gestire il processo di sottoscrizione digitale dei documenti per il proprio studio e per i propri clienti, in maniera semplice, sicura ed efficace.

Il rapporto con i clienti cambia radicalmente: l’utilizzo di file invece di faldoni comporta non solo un contributo vero alla tutela ambientale ma anche la possibilità di velocizzare le procedure grazie a tecnologie basate sulla grafometria o sull’uso di un telefono cellulare, il tutto disciplinato dalla normativa vigente.

Tipologie e caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata

È una firma con la quale è possibile sottoscrivere un documento digitale con validità analoga ad una firma scritta sullo stesso documento in formato cartaceo: documenti di tipo fiscale (Dichiarazioni dei Redditi, 730, IRAP, ecc.).

Dopo la firma del (o dei firmatari), il documento viene “sigillato” in maniera automatica con un certificato di firma del Commercialista che quindi garantisce la veridicità delle firme apposte.

Esistono due modalità:

• Firma elettronica avanzata remota (FEA remota)
  Si basa sull’utilizzo del telefono cellulare del firmatario come strumento di strong authentication; in questo scenario il firmatario, dopo aver ricevuto per mail il link di accesso alla sessione di firma, è in grado di sottoscrivere i documenti effettuando una semplice telefonata attraverso il proprio numero di cellulare.
• Firma elettronica avanzata grafometrica (FEA grafometrica)
  In questa modalità il cliente sottoscrive il documento direttamente presso lo studio professionale utilizzando non la classica penna ad inchiostro, bensì un tablet capace di acquisire i dati biometrici (velocità, pressione, accelerazione ecc.) della firma autografa apposta su di esso.

Vantaggi per lo Studio Professionale

Indubbiamente il passaggio al digitale comporta un cambio di mentalità prima dello studio professionale e poi di ogni suo cliente che, come sempre restio al cambiamento, si opporrà in base a miti di insicurezza del mondo elettronico.

Questa concezione poteva valere qualche anno fa: ad oggi tutti i cicli di firma tramite software sono altamente sicuri grazie ad un sottosistema di verifica e di crittografia che da fuori non si vede (e non deve vedersi!) ma che sono normati ed organizzati per dare garanzie certe.

Ma se nemmeno questo basta, allora analizziamo i benefici tangibili della Firma Elettronica Avanzata.

Velocità e Praticità

Non sarà più necessario che il cliente per firmare si rechi presso lo studio, così facendo si faciliteranno sia gli spostamenti che l’organizzazione dei tempi di implementazione degli adempimenti. Con pochi click la documentazione viene depositata nell’arco di minuti invece che di giorni.

Inoltre, non di poco conto, si potrà evitare l’accumulo di documenti in grandi faldoni che occupano librerie intere.

Risparmio

Sommando il risparmio in termini di risme di carta, acquisto di toner e raccoglitori alle ore lavorative perse sia dal commercialista che dall’Imprenditori, il vantaggio economico è assolutamente evidente.

Certezza

La firma elettronica avanzata garantisce la validità giuridica dei documenti fiscali. Gli stessi documenti poi vengono archiviati e conservati a norma assumendo così caratteristiche di integrità e reperibilità.

Assicurazione obbligatoria per lo studio professionale inclusa in TS Digital Signature di Teamsystem

Un elemento importante da tenere in considerazione è legato alle disposizioni del DPCM del 22 febbraio 2013 – Nuove regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali – ed in particolare l’Articolo 57 Comma 2, in cui viene stabilito che gli Studi Professionali (definiti come erogatori di soluzioni per la firma elettronica avanzata) devono dotarsi di una copertura assicurativa nel campo dei rischi industriali.

Questa disposizione ha lo scopo di tutelare i titolari della firma elettronica (ed i terzi) da eventuali danni in caso di problematiche tecniche.

Parliamo quindi di eventi altamente improbabili ma è giusto che lo studio possa rassicurare i propri clienti su questa ulteriore tutela nei loro confronti.

Attivare una polizza è sicuramente un ulteriore passaggio burocratico che ostacola la transizione ma per fortuna il software TS Digital Signature di Teamsystem include fin da subito l’assicurazione così da tutelare e facilitare lo studio.

Tutto questo non serve solo a snellire le pratiche burocratiche ma anche per permette a tutti gli attori coinvolti di impiegare il proprio tempo in modo più produttivo, ovvero nello sviluppo della propria attività lavorativa.