Firma elettronica, cos’è e come farla

La firma elettronica è un potente strumento che consente di scambiare documenti con validità legale in formato digitale. Proprio come una firma tradizionale su carta e penna, la firma elettronica rappresenta una dimostrazione legalmente vincolante dell’accordo di un cliente con il contenuto di un contratto, modulo o documento.

Tuttavia, le somiglianze si fermano qui. A differenza delle firme tradizionali, la firma elettronica non richiede la preparazione di moduli cartacei o la firma fisica di una persona. Invece, funziona attraverso un sistema di firma digitale basato su un’infrastruttura a chiave pubblica (PKI).

Cos’è la Firma Elettronica

La firma elettronica è un insieme di dati elettronici associati a un documento informatico che consente di identificare il firmatario e di garantire l’integrità del documento stesso.

In parole semplici, è come una firma digitale che attesta la tua identità e che il documento non sia stato alterato; o, per semplificare ancora, un meccanismo crittografico che garantisce l’autenticità, l’integrità e la non ripudiabilità dei documenti digitali. Vediamo i principali aspetti:

1. Autenticità: La firma elettronica assicura l’identità della persona o dell’impresa che firma un documento. In altre parole, è come mostrare un documento di identità digitale.
2. Integrità: La firma elettronica garantisce che il documento non sia stato modificato dopo la firma. L’hash crittografico del documento serve come impronta digitale unica.
3. Non Ripudio: Un documento firmato tramite firma elettronica non può essere “disconosciuto” da chi l’ha firmato. Questo è fondamentale per evitare controversie legali.

La firma elettronica offre diversi vantaggi rispetto alla firma cartacea tradizionale:

• Sicurezza: La crittografia garantisce che il documento non possa essere modificato o falsificato dopo la firma.
• Efficienza: Elimina la necessità di stampare, firmare e scansionare i documenti, velocizzando i processi aziendali.
• Comodità: Può essere utilizzata da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con un semplice dispositivo elettronico.
• Valore legale: In Italia e in molti altri paesi, la firma elettronica ha lo stesso valore legale della firma autografa.

Come vedremo poco più avanti in questa guida, esistono diversi tipi di firma elettronica, che si differenziano per il livello di sicurezza e per le modalità di utilizzo.

Come fare la Firma Elettronica

Per ottenere una firma elettronica, è necessario rivolgersi a un Ente Certificatore accreditato dal Ministero dell’Interno. L’Ente Certificatore rilascerà un certificato qualificato di firma, un documento elettronico che collega in modo univoco una persona identificata allo strumento che utilizzerà per firmare. In Italia, solo i QTSP (qualified trust service provider) accreditati presso AgID, possono emettere questi certificati. Prima di rilasciarli, devono identificare accuratamente il richiedente, seguendo le modalità approvate da AgID.

Il certificato contiene dettagli come il nome, il codice fiscale del titolare, le informazioni sul QTSP emittente, e gli eventuali limiti d’uso che circoscrivono l’utilizzo del certificato, ad esempio per transazioni di valore inferiore a un certo limite. La validità massima del certificato, solitamente di tre anni, è stabilita per legge.

Per firmare un documento elettronico, è necessario utilizzare un software di firma elettronica. Il software apporrà la tua firma al documento utilizzando la tua chiave privata. Il documento firmato sarà quindi valido a tutti gli effetti di legge.

Più in particolare, il funzionamento della firma elettronica si basa sulla PKI (Public Key Infrastructure). Ecco come avviene il processo:

1. Coppia di Chiavi: Viene creata una coppia di chiavi, una chiave privata (nota solo al firmatario) e una chiave pubblica (condivisa con chi deve convalidare la firma).
2. Hash Crittografico: Quando un firmatario fornisce una firma elettronica, viene creato un hash crittografico per il documento. Questo hash funge da firma digitale univoca.
3. Autorità di Certificazione: L’autorità di certificazione (CA) è responsabile per mantenere l’integrità della sicurezza della chiave. La CA emette certificati che attestano l’autenticità della firma.

Una volta ottenuto il certificato, è necessario installarlo su un dispositivo sicuro, come un computer o uno smartphone, e dotarsi di un software per la gestione della firma elettronica. Il software permette di apporre la firma elettronica ai documenti digitali, di verificarne l’integrità e di visualizzare le informazioni relative al certificato.

Firma Elettronica e Firma Digitale, le differenze

Spesso i termini “firma elettronica” e “firma digitale” vengono usati in modo intercambiabile, ma in realtà si tratta di due concetti distinti. La firma digitale è un tipo specifico di firma elettronica che offre un livello di sicurezza ancora maggiore. La firma digitale si basa su un sistema di crittografia a chiave pubblica/privata, che garantisce un’autenticazione e un’integrità del documento ancora più robuste.

In Italia, la firma digitale è obbligatoria per una serie di atti, come la firma di contratti, fatture e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione. La firma elettronica semplice, invece, può essere utilizzata per una varietà di altri scopi, come la firma di email, documenti interni e moduli online.

Tipi di Firma Elettronica

Come accennato, esistono diversi tipi di firma elettronica, che si differenziano per il livello di sicurezza e per le modalità di utilizzo. Nello specifico, si tratta della Firma elettronica semplice (FES), della Firma elettronica avanzata (FEA) e della cosiddetta Firma elettronica qualificata (FEQ). Scopriamone nel dettaglio le caratteristiche peculiari.

Firma elettronica semplice (FES)

La firma elettronica semplice è il tipo di firma elettronica più elementare. Si basa su un metodo di firma che consente di identificare il firmatario, ma non garantisce l’integrità del documento.

In sintesi:

• Il metodo di firma elettronica più semplice e diffuso.
• Si basa sull’utilizzo di un codice identificativo univoco, come una username e una password, oppure un OTP (One Time Password) inviato via SMS o email.
• Garantisce un livello di sicurezza base, sufficiente per firmare documenti non particolarmente sensibili, come email o moduli online.
• Non ha valore legale ai sensi dell’art. 1350 del Codice Civile, a meno che non sia apposta con software certificato da un ente terzo accreditato.

Quando conviene usare la FES

La FES è tipicamente utilizzata per firmare email e documenti di bassa importanza.

Firma elettronica avanzata (FEA)

La firma elettronica avanzata offre un livello di sicurezza maggiore rispetto alla FES. Oltre a identificare il firmatario, la FEA garantisce anche l’integrità del documento, ovvero che il documento non sia stato modificato dopo la firma

In sintesi:

• Offre un livello di sicurezza maggiore rispetto alla FES.
• Garantisce l’integrità del documento firmato e l’associazione univoca alla persona che lo ha sottoscritto.

Quando conviene usare la FEA

La FEA è tipicamente utilizzata per firmare documenti digitali di media importanza, come contratti e accordi commerciali.

Valore e Regole della Firma Elettronica Avanzata (FEA) in Italia

Il valore legale di un documento sottoscritto con Firma Elettronica Avanzata (FEA) è riconosciuto se, dopo la firma, si dimostra che la FEA è conforme alle regole tecniche stabilite dal DPCM 22.02.2013. Queste regole definiscono i criteri di identificazione del firmatario, la connessione univoca della firma con il firmatario, il controllo esclusivo dei dati di firma da parte del firmatario, e la verifica dell’integrità del documento firmato.

Limitazioni e Uso della FEA

Una limitazione significativa imposta dal legislatore (Art.60 del DPCM 22.02.2013) è che la FEA può essere usata solo nei rapporti diretti tra il firmatario e l’ente che eroga la firma (soggetto erogatore). Di conseguenza, documenti che coinvolgono terze parti non rientrano nell’ambito di applicazione della FEA.

Ruoli e Responsabilità nell’erogazione della FEA

Il soggetto erogatore, tipicamente un’azienda o uno studio professionale, e il soggetto realizzatore, come TeamSystem, hanno ruoli definiti: il primo fornisce la soluzione di FEA e il secondo produce tali soluzioni. Gli obblighi del soggetto erogatore includono l’identificazione accurata dell’utente, l’informazione chiara sulle condizioni di utilizzo, la conservazione delle evidenze di identificazione per 20 anni, e l’assicurazione per coprire eventuali responsabilità civili fino a un minimo di 500.000 €.

Procedura operativa per l’erogatore

Per garantire il corretto uso della FEA, il soggetto erogatore deve identificare il firmatario (anche da remoto), conservare la documentazione per 20 anni, e fornire copertura assicurativa adeguata. Questi requisiti sono essenziali per assicurare che la firma Elettronica Avanzata sia utilizzata in modo conforme e sicuro, rispettando tutte le normative vigenti.

Firma elettronica qualificata (FEQ)

La firma elettronica qualificata è il tipo di firma elettronica più sicuro. Offre lo stesso livello di sicurezza della firma autografa e garantisce l’identificazione univoca del firmatario, l’integrità del documento e la non riproducibilità della firma. La FEQ è obbligatoria per firmare atti che hanno valore legale, come contratti pubblici, fatture elettroniche e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione.

In sintesi:

• Il tipo di firma elettronica con il più alto livello di sicurezza.
• Rilasciata da un’Autorità Certificata e basata su un certificato digitale qualificato.
• Richiede l’utilizzo di un dispositivo di firma sicuro, come una smart card o un token USB, e l’inserimento di un PIN segreto.
• Offre la massima garanzia di integrità, autenticità e non ripudio del documento firmato.
• Equivalente all’autografa ai sensi dell’art. 2702 del Codice Civile e ha valore legale per qualsiasi tipo di documento.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) specifica che, in Italia, la firma digitale è considerata un particolare tipo di firma elettronica qualificata. Questa definizione è sancita all’articolo 1, lettera s, del CAD, che definisce la firma digitale come un sistema crittografico basato su due chiavi, una pubblica e una privata. Quindi, in ambito nazionale, la firma digitale è una forma specifica di firma elettronica qualificata, non neutra dal punto di vista tecnologico, poiché si basa sulla crittografia asimmetrica.

Quando conviene usare la FAQ

La FEQ è obbligatoria per firmare atti che hanno valore legale, come contratti pubblici, fatture elettroniche e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione.

Sigillo Elettronico Qualificato

Oltre alle firme, esiste anche il sigillo elettronico qualificato. Si tratta di un tipo particolare di firma elettronica riservata alle persone giuridiche, come aziende ed enti. Il sigillo elettronico qualificato ha la stessa valenza giuridica della firma elettronica qualificata e permette alle aziende di firmare digitalmente documenti come fatture elettroniche, bilanci e contratti.

Per funzionare, il sigillo elettronico qualificato si basa su due elementi:

• Un dispositivo per la creazione del sigillo elettronico qualificato: può essere una chiavetta USB, una smart card o un altro dispositivo sicuro.
• Un certificato qualificato per sigilli elettronici: rilasciato da un’autorità di certificazione accreditata.

Il dispositivo contiene un software che genera il sigillo elettronico, utilizzando la crittografia a chiave pubblica. Il certificato qualificato, invece, lega il sigillo all’identità dell’azienda e garantisce la sua validità.

La differenza principale tra sigillo elettronico qualificato e firma elettronica qualificata è dunque che il sigillo elettronico qualificato si riferisce a un’azienda, mentre la firma elettronica qualificata si riferisce a una persona fisica. In altre parole, il sigillo elettronico qualificato viene utilizzato per firmare documenti a nome di un’azienda, mentre la firma elettronica qualificata viene utilizzata per firmare documenti a nome di una persona fisica. Entrambi i tipi di firma hanno lo stesso valore legale e garantiscono la stessa sicurezza.

Quale firma scegliere?

La scelta del tipo di firma elettronica da utilizzare dipende dalle proprie esigenze e dal livello di sicurezza richiesto. In generale, si consiglia di utilizzare la firma elettronica semplice per documenti di bassa importanza, la firma elettronica avanzata per documenti di media importanza e la firma elettronica qualificata per documenti di alta importanza.

Se sei un privato cittadino, la firma elettronica semplice o la firma elettronica avanzata possono essere sufficienti per le tue esigenze. Se sei un professionista o un’impresa, invece, è consigliabile utilizzare la firma elettronica qualificata per garantire la massima sicurezza dei tuoi documenti digitali.

In ogni caso, è sempre importante rivolgersi a un Ente Certificatore accreditato per ottenere una firma elettronica sicura e affidabile.

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Il quadro legislativo in cui si inserisce la Firma Elettronica

Il quadro legislativo della firma elettronica è composto da normative europee e nazionali. A livello europeo, il Regolamento 910/2014, noto come eIDAS, fornisce il quadro di riferimento per i vari tipi di firma, e stabilisce l’equivalenza legale tra la firma elettronica qualificata e quella autografa. A livello nazionale, il Decreto Legislativo 82/2005 (CAD) integra le norme europee, definisce il valore legale dei documenti firmati elettronicamente e stabilisce i requisiti tecnici per i processi di firma.

Quando si parla di firma elettronica, ci si riferisce a una famiglia di strumenti che include la firma elettronica semplice, avanzata e qualificata, tutte definite a livello europeo dal regolamento eIDAS.

TeamSystem Signature: il software di firma digitale per migliorare l’efficienza aziendale

La tendenza alla digitalizzazione completa dei documenti ha favorito la nascita e la diffusione di specifici software gestionali, come TeamSystem Signature, creati proprio con l’obiettivo di rendere più semplice, veloce e sicuro l’intero processo di sottoscrizione digitale dei documenti.

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Gli step di firma con TeamSystem Signature

Firma Elettronica Semplice (FES)

Remota: Il firmatario può sottoscrivere i documenti utilizzando il proprio cellulare, una telefonata a un numero verde, o un codice numerico ricevuto via SMS. Il documento viene inviato al firmatario tramite email.

Grafometrica: Permette al firmatario di firmare digitalmente con la propria firma autografa attraverso un dispositivo di input come un tablet o un mouse.

Firma Elettronica Avanzata (FEA)

Remota: Simile alla FES remota, consente di firmare tramite cellulare, telefonata o codice SMS. Il documento è recapitato tramite email.

Grafometrica: Si avvale di specifiche tavolette grafiche prodotte da Wacom per la firma autografa collegata al PC.

Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

Remota: Permette la firma tramite cellulare, telefonata, o codice SMS. A differenza della FES/FEA remota, il firmatario deve inserire un codice PIN dopo l’autenticazione via telefono o SMS.

Automatica: Limitata a casi specifici, viene principalmente utilizzata per controfirmare automaticamente i documenti sottoscritti con FES e FEA.

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